Бухгалтерська довідка: пам’ятка

Складання бухдовідки: хто, коли, як

Про бухгалтерську довідку прямо згадують окремі нормативно-правові акти. Наприклад, на підставі бухгалтерської довідки відображають податковий кредит, визначений згідно з п. 36 підрозд. 2 розд. ХХ Податкового кодексу України (далі – ПКУ). А згідно з п. 4.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88), за допомогою бухгалтерської довідки виправляють помилки в бухгалтерському обліку за минулі періоди. 

Інші випадки використання бухгалтерської довідки прямо не пов’язані з вимогами законодавства, але в певних ситуаціях бухгалтери використовують також і цей документ. Зокрема, для:

• розрахунку сум амортизації необоротних активів; 

• розподілу сум транспортно-заготівельних витрат, якщо їх обліковують на окремому субрахунку рахунку 28;

• розрахунку середньозваженої вартості запасів, якщо підприємство використовує цей метод при вибутті запасів;

• розрахунку торгової націнки та ціни продажу, якщо облік вибуття запасів ведуть за ціною продажу;

• розрахунок резерву сумнівних боргів;

• визнання дебіторської чи кредиторської заборгованості безнадійною; 

• розподілу загальновиробничих витрат; 

• розрахунку дивідендів, що підлягають виплаті засновникам (учасникам);

• розрахунку роялті тощо.

На практиці ще бухгалтерську довідку складають при розрахунку курсових різниць, хоча це не є обов’язковим (див. ухвалу ВАСУ від 10.02.2016 р. К/9991/85369/11).

Отже, зазвичай, бухгалтерську довідку складають для оформлення господарської операції (виправлення помилок, здійснення розрахунків). Тому у цих випадках бухгалтерську довідку можна вважати первинним документом – за наявності всіх обов’язкових реквізитів, передбачених ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік). Підтверджує це й Мінфін України у листі від 13.12.2004 р. № 31-04200-30-10/22823, який зазначає, що при виявленні помилки в облікових регістрах передбачено складання бухгалтерської довідки, яка буде підставою (первинним документом) для виправного запису до відповідного регістру бухгалтерського обліку і Головної книги.

А ось бухгалтерські довідки, які, скажімо, складають для закриття рахунків обліку доходів і витрат періоду для визначення операційного фінансового результату не будуть первинними документами. Позаяк у цьому випадку мовиться не про господарську операції, а просто такою довідкою відображають інформацію про закриття рахунків.  

Також незалежно від того, що постачальника (продавця) на дату повернення ним авансу/йому неоплачених товарів анульовано як платника ПДВ, покупець зменшує податковий кредит за результатами податкового періоду, протягом якого був проведений такий перерахунок та відобразити суму зменшення в податковій декларації з ПДВ. Таке коригування відображається у рядку 14 розд. ІІ податкової декларації з ПДВ з обов’язковим поданням додатка 1 до декларації на підставі бухгалтерської довідки.

Ще один випадок застосування бухдовідки при коригуванні податкового кредиту, якщо податкова накладна за фактом попередньої оплати була складена до 01.07.2015 р. Нагадаємо, що у разі повернення суми попередньої оплати покупцю постачальник повинен скласти і зареєструвати в ЄРПН розрахунок коригування до відповідної податкової накладної. Розрахунок коригування не може бути зареєстрований в ЄРПН після сплину 1095 календарних днів з дати складання такої податкової накладної. При цьому  відсутність зареєстрованого в ЄРПН розрахунку коригування на суму попередньої оплати, яка повертається покупцю, не скасовує обов’язок покупця щодо коригування податкового кредиту, який був сформований на підставі податкової накладної, складеної на суму такої попередньої оплати. Тому якщо податкова накладна за фактом попередньої оплати була складена до 01.07.2015 р., то зменшення податкового кредиту здійснюється на підставі бухгалтерської довідки.

За якою формою складати бухдовідку

У Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від  29.12.2000 р. № 356, наведено типову форму бухгалтерської довідки. Рівночасно законодавство не забороняє підприємствам розробити власну форму бухгалтерської довідки, адже вищезгаданий норматив Мінфіну носить не обов’язковий, а рекомендаційний характер. Тож якщо підприємство буде зважати на бухгалтерську довідку, як первинний документ, то відповідно вона повинна мати всі реквізити, належні первинці (див. ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік,  п. 2.4 Положення № 88). Такої ж позиції притримується Мінфін України в листі від 05.08.2014 р. № 31-11410-08/23-2303/2333.

Завважимо, що типову форму довідки для суб’єктів державного сектору затверджено наказом Мінфіну України «Про затвердження типових форм меморіальних ордерів, інших облікових регістрів суб’єктів державного сектору та порядку їх складання» від 08.09.2017 р. № 755. 

Нагадаємо, що згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення № 88 первинні документи мають містити такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);

• дату складання;

• назву підприємства, від імені якого складено документ;

• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

При виправленні помилок поточного та минулих звітних періодів методом «червоного сторно», через додаткові проводки  у бухгалтерській довідці зазначають наступні відомості:

• облікові регістри та документи, помилка в яких підлягає виправленню;

• причину помилки;

• помилку (кореспонденцію рахунків і суму);

• спосіб виправлення помилки (метод «червоного сторно»,  додаткові проводки);

• кореспонденцію рахунків, які виправляють помилки;

• підпис працівника, який склав бухгалтерську довідку;

• підпис головного бухгалтера, який перевірив бухгалтерську довідку.

Отже  бухгалтерська довідка, зокрема, застосовується для виправлення помилок в регістрах бухгалтерського обліку за минулий звітний період способом «червоного сторно». Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком «мінус», а виправлення (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до регістру бухгалтерського обліку у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку. 

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему складання бухдовідки, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри бухгалтерського обліку, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки – головним бухгалтером.

Якщо бухгалтерську довідку складають для розрахунків, тоді в ній зазначають, зокрема:

• характеристики об’єкта (обсяг, вартість, строки користування / розрахунки тощо); 
• спосіб та алгоритм розрахунків; 
• кореспонденцію рахунків, якою відображають у бухгалтерському обліку відповідну операцію; 
• підпис працівника, який склав бухгалтерську довідку; 
• підпис головного бухгалтера, який перевірив бухгалтерську довідку.

Ще один із випадків застосування бухгалтерської довідки пов’язаний з відображенням господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа. Так, Мінфін України в листі від 21.03.2023 р. № 41010-07-5/7607 (далі – лист № 7607) зазначив, що підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

І обсяг такої операції зазначається шляхом коригування на суму різниці між її оцінкою за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.

Мінфін у листі № 7607 не заперечує, що правилами документообороту на підприємстві може бути визначено, що внутрішнім первинним документом для відображення господарської операції стосовно якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, може бути бухгалтерська довідка без складання іншого внутрішнього первинного документа (акта).  Тоді саме така довідка для цілей бухгалтерського обліку стане підставою для відображення відповідної господарської операції у бухгалтерському обліку. Звісно, за умови, що  вона містить усі обов’язкові реквізити, наведені у ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.3 Положення № 88.