Добові на відрядження-2024

Добові на відрядження – це витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи під час відрядження. Добові витрати окремо не потрібно підтверджувати документально. Далі – докладніше про порядок визначення та виплати добових.

Визначення суми добових

Податковий кодекс України (далі – ПКУ) не встановлює порядок розрахунку та виплати добових, а визначає розмір добових, який не оподатковується з огляду на пп. 165.1.11 ПКУ, відповідно до якого до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ПКУ.

При цьому сума добових визначається в разі відрядження:

• у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Податківці у своїх численних роз’ясненнях про відрядження (див., наприклад, лист ДПАУ від 07.09.2011 р. № 10077/5/15-1216) зазначають, що небюджетні підприємства та організації також можуть використовувати Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція № 59), як допоміжний (довідковий) документ.

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом  про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

А згідно з пп. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59 добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах затверджених сум, зокрема:

за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, – за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника (за відсутності пересадок на інший транспортний засіб або зупинок у готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України або інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи).

Норми добових на відрядження

Госпрозрахункові підприємства (ті, що не фінансуються з бюджету) можуть установлювати довільний розмір добових у колективному договорі, положенні про відрядження, наказі (розпорядженні) чи в трудовому договорі з працівником.

Втім згідно з пп. 170.9.1 ПКУ до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день. Тобто ПКУ встановлює граничний розмір добових, з яких не утримують ПДФО та військовий збір.

Так, у 2024 році по Україні діють такі граничні добові – не вище ніж 710,00 грн у розрахунку за кожен календарний день відрядження (0,1 × 7100 грн).

Крім того, зверніть увагу на інше роз’яснення податківців (див. категорію 103.17 ЗІР). Зокрема, зазначено: разі відрядження до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), сума добових витрат не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу за умови наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні, відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів (транспортних квитків) рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні та виконання інших вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 ПКУ.

Як визначають суму добових

Суми добових визначають, виходячи з вимог пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ. У разі відрядження:

по Україні та до країн, з якими діє безвізовий режим, – суму добових визначають у наказі про відрядження;

до країн, в’їзд українців на територію яких вимагає наявності візи, – суму добових визначають не тільки в наказі про відрядження, але й на підставі документальних доказів перебування у тій чи іншій країні: відміток прикордонників про перетин кордону, проїзних квитків, рахунків на проживання тощо.

Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему обліку добових на відрядження, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Чи обов’язкова виплата добових

Відповідно до ч. 2 ст. 121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються, зокрема, добові за час перебування у відрядженні.

Згідно із ст. 9 КЗпП умови договорів про працю, які погіршують становище працівників порівняно з законодавством України про працю, є недійсними. Те, що підприємство не виплачує добові перед відрядженням є порушенням.

За невиплату добових на підприємство можуть накласти штраф на підставі абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП, як за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці – у двократному розмірі мінімальної заробітної плати (МЗП), встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення.

Але ці фінансові санкції застосовують до роботодавця, якщо на момент перевірки добові взагалі не були виплачені працівнику. Рівночасно,  абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП передбачений штрафу за порушення інших вимог законодавства про працю –  у розмірі однієї МЗП за кожне таке порушення.

Також у посадових осіб підприємства згідно ч. 1 ст. 41 КпАП є ризик адмінштрафу: від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1700 грн).

Зверніть увагу, що згідно ст. 221, 255 КпАП протоколи про адміністративні правопорушення за ч. 1 ст. 41 КпАП складають посадовими особами Держпраці, а самі адмінсправи розглядаються в судовому порядку. Строк давності за подібними адміністративними правопорушеннями згідно ст. 38 КпАП становить 3 місяці з дня вчинення правопорушення.

Перевищення норми добових

Якщо сума добових витрат, використаних працівником у відрядженні, перевищує встановлені граничні норми, для визначення бази оподаткування ПДФО застосовується підвищувальний коефіцієнт. Згідно з пп. 163.1.1 ПКУ об’єктом оподаткування ПДФО фізичної особи – резидента є, зокрема, загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.

Перелік доходів, які включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, визначено п. 164.2 ПКУ.

Відповідно до пп. 164.2.11 ПКУ сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ, включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.3 ПКУ строку, є особа, що видала таку суму – у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.

Відповідно до п. 164.5 ПКУ під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій формі базою оподаткування є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, правила визначення яких встановлені згідно з ПКУ, помножена на коефіцієнт, який обчислюється за такою формулою:

К = 100 : (100 – Сп),

де К – коефіцієнт;

Сп – ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

У такому самому порядку визначаються об’єкт оподаткування і база оподаткування для коштів, надміру витрачених платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки.

Згідно з п. 167.1 ПКУ ставка ПДФО становить 18% бази оподаткування щодо доходів, нарахованих (виплачених, наданих) платнику (крім випадків, визначених у пп. 167.2 – 167.5 ПКУ).

Отже, якщо розмір добових витрат на відрядження перевищує встановлені пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ норми, то сума такого перевищення є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб і визначається в порядку, встановленому п. 164.5 ПКУ, тобто із застосуванням коефіцієнта.

Див. також на тему відряджень:

Роз’їзний характер роботи чи відрядження: знаходимо відмінності

Відрядження: відповіді на актуальні питання

Кошти на відрядження та під звіт: видача авансу, відшкодування витрат, звітність