Документальне оформлення прийняття працівника на роботу

Дата публікації
10 Сер 2021

На практиці замало лише взаємного бажання фізособи працевлаштуватися за вакансією, а роботодавцю, який має вільне робоче місце – погодитися на це. Трудові відносини мають бути оформлені належним чином. Далі – про обов’язкові етапи працевлаштування та їх документальне оформлення.

Порядок оформлення найманих працівників

Є декілька варіантів оформлення прийому фізосіб на роботу. Можна:

  • просто видати наказ про прийом на роботу на підставі заяви здобувача про прийняття його на роботу – на певну посаду і з конкретної дати. Цей варіант найбільш розповсюджений;
  • оформити окремий трудовий договір і до нього видати наказ про прийом на роботу;
  • підписати контракт та додати до нього наказ про прийом на роботу.

Зверніть увагу, що у ч. 1 ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) чітко зазначено, що додержання письмової форми трудового обов’язкове у разі:

  • організованого набору працівників;
  • укладення трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними й геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;
  • укладення контракту. Завважте, що контракт – це особлива форма трудового договору;
  • коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;
  • укладення трудового договору з неповнолітнім;
  • коли роботодавцем є фізособа;
  • в інших випадках, визначених законодавством.

Себто трудовий договір – це документ, у якому зазначають права та обов’язки сторін, що його уклали у рамках трудових відносин. Наприклад, фіксують режим роботи, умови праці, порядок визначення розміру оплати праці, можливі заохочення, премії, соціальні пільги тощо.

Для оформлення трудового договору між працівником та роботодавцем – фізособою застосовують типову форму, затверджену наказом Мінсоцполітики України від 08.06.2001 р. № 260.

Також візьміть до уваги: навіть за наявності підписаного трудового договору потрібно видати наказ про прийняття на роботу. На це прямо вказує ч. 3 ст. 24 КЗпП: працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу. Інформація з наказу вкрай потрібна для складання повідомлення до органів ДПС, позаяк у такому наказі як підставу для його складання зазначають підписаний трудовий договір.

Щодо контракту зазначимо наступне. Це особлива форма трудового договору, застосовувати яку коли заманеться не можна. Бо згідно ч. 3 ст. 21 КЗпП сфера застосування контракту визначається законами України. Контракт можна використовувати коли такий вид оформлення трудових відносин є дозволеним або обов’язковим.

Наприклад, контракт обов’язково укладають з виконавчим директором кооперативу (ч. 8 ст. 16 Закону України «Про кооперацію» від 10.07.2003 р. № 1087-IV), з керівниками навчальних закладів,що перебувають у загальнодержавній власності (чч. 2, 3 ст. 20 Закону України «Про освіту» від 05.09.2017 р. № 2145-VIII). Скажімо, з керівниками підприємств дозволено укладати контракт або трудовий договір (ч. 4 ст. 65 Господарського кодексу України). В такому договорі (контракті) визначаються строк найму, права, обов’язки і відповідальність керівника, умови його матеріального забезпечення, умови звільнення його з посади, інші умови найму за погодженням сторін.

Вимоги до змісту контракту встановлені Положенням про порядок укладання контрактів

при прийнятті (найманні) на роботу працівників, затвердженим постановою КМУ від 19.03.1994 р. № 170. Щодо тексту – можна скористатися типовою формою, затвердженою наказом Мінпраці України від 15.04.1994 р. № 23. У деяких сферах використовують спеціально розроблені типові форми: наприклад, для оформлення керівника держпідприємства застосовують типову форму, затверджену постановою № 597).

Інші особливості оформлення трудових відносин

Фізособа може обрати індивідуальний режим робіт – з неповним робочим днем або неповним робочим тижнем. Про це здобувач має вказати у заяві про прийняття на роботу.

Роботодавець на підставі заяви про прийняття на роботу видає наказ, з яким обов’язково під підпис ознайомлюють працівника.

Оформлювати наказ можна за типовою формою № П-1, яку затверджено наказом Держкомстату України 05.12.2008 р. № 489.

Наказ про прийом на роботу можна скласти у довільній формі. При цьому потрібно дотримуватися правил оформлення організаційно-розпорядчих документів. Вимоги до їх оформлювання затверджено нацстандартом «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», затвердженим наказом Держкомстандарту України від 07.04.2003 р. № 55.

Під час працевлаштування можна вимагати окремі документи, наприклад, довідку про проходження попереднього наркологічного огляду, довідку ДПС про ідентифікаційний номер. Якщо особа відмовилася від такого номера, що підтверджується відповідною відміткою в паспорт або особа має ID-паспорт (у вигляді картки), який містить номер платника податку, тоді додатково треба вимагати документ про ідентифікаційний номер не потрібно. Крім вищезазначених документів роботодавець вправі вимагати військовий квиток (для військовозобов’язаних), документ для підтвердження права працівника на користування трудовими, соціальними або податковими пільгами (наприклад, свідоцтва про народження дітей, посвідчення про інвалідність, посвідчення чорнобильця).

Зрозуміло, що подання документу, який посвідчує особу (зокрема, паспорт) є обов’язковим. Якщо мовиться про працевлаштування за основним місцем роботи фізособа обов’язково має подати трудову книжку. Якщо фізособа стає до роботи вперше, то трудову книжку оформлюють не пізніше 5 днів після прийняття на роботу (ч. 3 ст. 48 КЗпП). Зазвичай при працевлаштуванні подають й документи про освіту, щоб підтвердити отриману спеціальність або наявний рівень кваліфікації чи професійної підготовки.

Повідомлення про прийняття на роботу

Необхідність повідомлення органу податкової служби про прийняття працівника на роботу встановлена ч. 3 ст. 24 КЗпП. Згідно з нею працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням) та без повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу.

Форму Повідомлення затверджено постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413 (далі – Постанова № 413).

Декілька нюансів щодо подання такого документу:

  • повідомляти про прийняття працівників на роботу зобов’язані всі роботодавці (юридичні і фізичні особи, які використовують найману працю);
  • подають Повідомлення до територіальних органів Державної податкової служби за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ;
  • подають Повідомлення одним із таких способів:
  • засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
  • на паперових носіях разом з копією в електронній формі;

на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.

Поширені запитання
Які особливості оформлення трудового договору з працівником-сумісником
З працівником – сумісником обов’язково укладають трудовий договір (навіть якщо він уже працює у роботодавця за основним місцем роботи). Цей договір, у якому зазначають посаду та умови оплати праці працівника, оформлюють наказом про прийняття на роботу за сумісництвом. Але спочатку працівнику потрібно написати заяву з проханням прийняти його на роботу за сумісництвом.
Трудовий договір щодо сумісництва може бути укладено (ст. 23 КЗпП):
• на невизначений термін (безстроковий);
• на певний строк, встановлений за угодою сторін;
• на час виконання певної роботи.
Щодо сумісника також обов’язково потрібно подавати повідомлення про прийняття його на роботу
Як виправити помилку у повідомленні про прийняття на роботу
Для виправлення помилок оформлюють два Повідомлення: одне має тип документа «скасовуюче» з помилковими даними, друге – тип документа «початкове» з правильними відомостями. Ці Повідомлення подають до органів ДПС.
У листі Мінсоцполітики України від 22.06.2016 р. № 746/13/84-16 зазначено: якщо повідомлення подається з позначкою «скасовуюче», то жодного штрафу за це не застосовують. У випадку, коли помилку треба скасувати щодо одного працівника, а в повідомленні їх було більше, наприклад 6, то у скасовуючому повідомленні достатньо вказати цього одного працівника. Нумерація в усіх повідомленнях самостійна, тому він позначається номером «1»
Чи скасовувати повідомлення про прийняття, якщо новий працівник не став до роботи
Перш за все потрібно з’ясувати причину невиходу працівника на роботу. Якщо на це є поважні обставини, які згодом будуть документально підтверджені, наприклад працівник захворів і надав лікарняний лист, виписаний з його першого робочого дня скасовувати повідомлення підстав немає.
Якщо громадянин висловив небажання працювати у роботодавця, йому слід отримати від нього заяву на відкликання попередньої заяви – про прийняття на роботу. На підставі такої заяви:
• видають наказ про скасування наказу про прийом на роботу;
• складають та надсилають до органу ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу за типом «скасовуюча».
Може статися, що працівник не вийшов на роботу, але й не повідомив роботодавця про бажання відмовитися від роботи у нього. Такого працівника на практиці звільняють через прогул. Тоді трудові відносини не припиняють і повідомлення з типом «скасовуюче» не подають!
Проходить набір
Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

    Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

    Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
    20 Лип 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

      Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

      Світлана Шанайда
      Спікер Світлана Шанайда
      Статті по темі
      21 Жовтня 2021

      Довідка про доходи: коли потрібна та як отримати

      Автор статьи Любомир Антонюк
      18 Жовтня 2021

      Індексація та підвищення пенсій: порядок і строки проведення

      Автор статьи Любомир Антонюк
      14 Жовтня 2021

      Випробувальний строк: як встановити та оформити

      Автор статьи Любомир Антонюк
      31 Серпня 2021

      Яка пенсія та коли передбачена за відсутності страхового стажу

      Автор статьи Наталія Киріченко
      19 Серпня 2021

      Виплати для безробітних 2021: максимальні нарахування допомоги

      Автор статьи Зоряна Куриляк
      18 Серпня 2021

      Просто про страхові внески для ФОП та юросіб

      Автор статьи Галина Казначей
      13 Вересня 2021

      Календар ФОП: коли сплачувати єдиний податок та ЄСВ у 2021 році

      Автор статьи Олена Зиновій
      19 Квітня 2021

      ФОП-єдинники подаватимуть нову звітність з єдиного податку та ЄСВ

      Автор статьи Олена Зиновій
      Коментарі 0

        Отримайте PDF Чек-лист

        Експрес-аудит правильності Вашої бухгалтерії

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Найближчі курси
        Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

          Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

          Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
          20 Лип 2021
          Онлайн-курс “Бухгалтер-Експерт”

            Отримайте навички, якими повинен володіти єдиний / головний бухгалтер для ...

            Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
            25 Чер 2021
            Онлайн-курс з Перевірок

              Навчіться проходити перевірки Податкової впевнено і без штрафів усього за 5 ...

              Ігор Січеславський
              Спікер Ігор Січеславський
              16 Сер 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

                Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

                Світлана Шанайда
                Спікер Світлана Шанайда
                Онлайн-курс з Податку на Прибуток

                  Навчіться вести облік податку на прибуток без помилок, завдяки комплексному ...

                  Галина Морозовська
                  Спікер Галина Морозовська