Довідка ОК-5 та довідка ОК-7: для чого потрібні, як отримати у 2026 році

Почнемо з того, що довідки ОК-5 та ОК-7 призначені для надання інформації з Реєстру застрахованих осіб, а саме містять індивідуальні відомості про кожну застраховану особу.

Відомості з Реєстру застрахованих осіб

Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування затверджено постановою правління Пенсійного фонду України від 18.06.2014 р. № 10-1 (далі – Положення № 10-1). Загалом у Реєстрі застрахованих осіб накопичується, зберігається, автоматично обробляється інформація про фізичних осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню відповідно до законодавства, та інформація, необхідна для обчислення і призначення страхових виплат за видами загальнообов’язкового державного соціального страхування. І одними з джерел такої інформації і є довідки ОК-5 та ОК-7.

Нагадаємо, що Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування створено відповідно до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105-XIV (далі – Закон № 1105).

Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування призначений для накопичення, зберігання та використання інформації про збір та ведення обліку ЄСВ, його платників та застрахованих осіб, що складається з Реєстру страхувальників (підприємств, організацій, установ, тощо) та Реєстру застрахованих осіб.

У Реєстрі застрахованих осіб накопичується, зберігається, автоматично оброблюється інформація про фізичних осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню.

Відомості про застрахованих осіб, зокрема, ПІБ, ідентифікаційний код, паспортні дані, відомості про заробітну плату (дохід), особливі умови праці та інші подають роботодавцями, підприємствами, установами та організаціями, які виплачують грошове забезпечення, допомогу, компенсацію відповідно до законодавства.

Інформація з Реєстру застрахованих осіб використовується, наприклад, під час визначення права на отримання того чи іншого виду пенсій або соціальних виплат, розрахунку суми оплати тимчасової непрацездатності, розрахунку розміру виплат на період безробіття та розміру суми субсидії.

Інформація з Реєстру застрахованих осіб надається безоплатно Пенсійним фондом та його територіальними органами в паперовій та/або електронній формі.

Інформація з Реєстру застрахованих осіб в паперовій формі

Її надають територіальні органи Пенсійного фонду:

• застрахованій особі особисто при пред’явленні паспорта (іншого документа, що посвідчує особу), документа, який підтверджує реєстраційний номер облікової картки платника податків або право здійснювати будь-які платежі за серією та/або номером паспорта, або свідоцтва про загальнообов’язкове соціальне страхування чи пенсійного посвідчення;  разі якщо застрахованою особою є неповнолітня або недієздатна особа чи особа, цивільна дієздатність якої обмежена, – батькам, опікуну, піклувальнику (законному представнику), представнику закладу, який здійснює опіку та піклування, при пред’явленні документів, що дають змогу територіальному органу Пенсійного фонду України ідентифікувати застраховану особу та її законного представника чи піклувальника або представника закладу, який здійснює опіку та піклування, а також документів, що підтверджують статус законного представника застрахованої особи чи її піклувальника або представника закладу, який здійснює опіку та піклування (відповідне посвідчення, свідоцтво про народження, рішення суду тощо);
• представнику застрахованої особи чи страхувальника – при пред’явленні документів, що посвідчують особу представника та її повноваження діяти від імені особи, яку він представляє, а також засвідчених копій документів, що дають змогу територіальному органу Пенсійного фонду України ідентифікувати застраховану особу, страхувальника.

Інформація з Реєстру застрахованих осіб в електронній формі

Надаєтьсяпісля ідентифікації особи у базі даних веб-порталу відповідно до Положення про організацію прийому та обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 30.07.2015 р. № 13-1. Також застраховані особи можуть отримати інформацію через термінали доступу, у тому числі автоматизовані, суб’єктів, підключених до інформаційних сервісів на вебпорталі електронних послуг ПФУ (п. 7 Положення № 10-1).

Зверніть увагу: на вебпорталі ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua/) в особистому кабінеті застрахованої особи користувачі мають можливість замовити та отримати дистанційно дані з Реєстру застрахованих осіб за формою ОК-5, ОК-7, довідки про розмір пенсії пенсіонера або для призначення субсидій, інші. Отримують послуги користувачі на вебпорталі ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису.

Зокрема, в меню Запит на отримання електронних документів можна отримати індивідуальні відомості про застраховану особу (довідка ОК-5). Для цього в полі Тип звернення необхідно обрати відповідний тип довідки. А скажімо, поля Прізвище, Ім’я, По батькові: заповнюються автоматично за даними з Реєстру застрахованих осіб (РЗО).

Отримана за допомогою сервісу ПФУ довідка є аналогом паперових документів, не потребують печаток та підписів. Вона має QR-код та перевірочний код, який може бути верифікований (перевірений) на сайті ПФУ.

Витяг з реєстру застрахованих осіб

Це сформовані індивідуальні відомості про застраховану особу, які можна отримати у паперовій формі, особисто звернувшись до найближчого територіального органу Пенсійного фонду (сервісного центру), або в електронній формі, за допомогою вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua).

Витяг з реєстру містить відомості про:

• статус застрахованої особи;
• набутий страховий стаж;
• інформацію про страхувальників, про період трудових відносин, нараховану заробітну плату (дохід);
• відомості про особливі умови праці;
• про суми добровільних внесків (передбачених договором про добровільну участь);
• дані пенсійної справи та відомості про інші види загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Щоб отримати послугу засобами вебпорталу потрібно:

• авторизуватися на вебпорталі електронних послуг за допомогою за кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
•  у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати пункт «Запит на отримання електронних документів»;
• заповнити поля запиту, обравши у полі «Тип звернення» – «Витяг з РЗО»;
• поставити позначку щодо згоди на обробку персональних даних, підписати запит КЕП та натиснути «Відправити до ПФУ».

За результатом, в розділі «Мої звернення», з’явиться завдання зі статусом «Виконано», сформований документ у PDF форматі можна зберегти на електронний пристрій або роздрукувати.

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему відомостей з Реєстру застрахованих осіб, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Довідка ОК-5: форма та призначення

Форму довідки ОК-5 знаходимо у додатку 4 до Положення № 10-1. Довідку ОК-5 формують за будь-який період, починаючи з 2000 року і вона містить дані щодо суми заробітку для нарахування пенсії, визначення страхового стажу, сплати страхових внесків. Довідку ОК-5 використовують, зокрема, для підтвердження та обчислення страхового стажу працівника. Отже ця довідка є джерелом інформації для застрахованої особи щодо набутого нею страхового та розміру заробітної плати, яка буде врахована при призначенні пенсії.

Нагадаємо, що страховий стаж – період (строк), протягом якого особа підлягала державному соціальному страхуванню, якою або за яку сплачувався збір на обов’язкове державне пенсійне страхування згідно із законодавством, що діяло раніше, та/або підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню згідно із Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV  (далі – Закон № 1058) і за який сплачено страхові внески.

Пенсійний фонд рекомендує роботодавцям обчислювати страховий стаж застрахованої особи на підставі довідок за формами ОК-5 чи ОК-7 (лист ПФУ від 12.04.2023 № 2800-030401-8/19784). І додає, що для підтвердження страхового стажу застрахованої особи за період з 01.01.2016 можна скористатися інформацією з Пенсійного фондуза формою «Дані про трудовий та страховий стаж» (додаток 9).

Зазвичай, довідка ОК-5 використовується для призначення (перерахунку) пенсії. На підставі цієї довідки застрахована особа може перевірити  свій страховий стаж та дізнатися про заробітну плату, яка впливатиме на призначення пенсії.

Рівночасно інформація про страховий стаж із довідки ОК-5 може стати у пригоді для оплати лікарняних. Зокрема, у листі від 27.04.2018 № 613/0/51-18/218 Мінсоцполітики запевнив, що роботодавець може користуватися довідкою ОК-5 для оплати лікарняних: «…страховий стаж за соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності за період до 2016 року може обчислюватися за даними форми ОК-7, страховий стаж за період починаючи з 2016 року може обчислюватися як за даними форми ОК-5, так і за даними форми ОК-7…».

Довідка ОК-7: форма та призначення

Довідка ОК-7 має значення для виплат по тимчасовій непрацездатності: вона містить відомості про суми заробітної плати, з якої сплачується єдиний соціальний внесок (у межах максимальної величини) та страховий стаж за період із 2011 року. Зазвичай, довідку ОК-7 використовують для визначення страхового стажу для розрахунку сум лікарняних, нарахування допомоги з безробіття тощо. Форму довідки ОК-7 наведено в додатку 5 до Положення № 10-1.

Зокрема, в листі ПФУ від 12.04.2023 р. № 2800-030401-8/19784 сказано, що при обчисленні страхового стажу застрахованій особі роботодавець використовує довідки Пенсійного фонду України за формами ОК-5 чи ОК-7 (додатки 4 та 5 до Положення). При цьому для підтвердження страхового стажу застрахованої особи за період з 01.01.2016 роботодавець може скористатися інформацією з Пенсійного фонду України за формою «Дані про трудовий стаж» (додаток 9 Положення), яка надається роботодавцю за його запитом.

Отримання довідок ОК-5 та ОК-7 у Пенсійному фонді через вебпортал

• Для цього потрібно зайти на вебпортал електронних послуг ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua ). Натиснути «Вхід» та авторизуватисяь у будь-який зручний для вас спосіб (за допомогою кваліфікованого електронного підпису або логіну та паролю, або системи ID.GOV.UA, або Дія.Підпис).
• У меню зліва у розділі «Комунікації з ПФУ» слід обрати пункт «Запит на отримання електронних документів».
• У полі «Тип звернення» обрати «Довідка ОК-5» або «Довідка ОК-7» (загальні дані вже будуть заповнені системою).
• Надати згоду на передачу та обробку своїх персональних даних та натиснути «Відправити до ПФУ».
• Перевірити наявність сформованої довідки можна в розділі «Мої звернення», до якого документ після формування надійде автоматично протягом кількох хвилин.
• За бажання можна завантажити довідку на зйомний носій чи на власний цифровий пристрій.

Отримання довідок ОК-5 та ОК-7 через портал Дія

На порталі Дія також можна  отримати довідки ОК-5 та ОК-7. Як це зробити дуже доступно розповіли фахівці цього сервісу. Зокрема, вони розписали такі кроки:

• Зареєструйтеся чи авторизуйтеся в кабінеті громадянина на diia.gov.ua за допомогою електронного підпису або BankID.
• Виберіть у меню «Послуги» на порталі Дія Послугу «Довідка ОК-5» або «Довідка ОК-7». Якщо відомості в реєстрі застрахованих осіб відсутні, послуга буде недоступна.
• Перевірте коректність своїх даних у профілі користувача, оновіть їх за необхідності, надішліть запит на довідку.

У результаті цих Дій  користувачу надійде відповідна інформація на пошту. А ось сама довідка відображатиметься в розділі «Послуги»‎ – «Отримані документи»‎.

Зокрема, довідку ОК-5 можна отримати за посиланням https://diia.gov.ua/services/dovidka-ok-5, а довідку ОК-7 – за посиланням https://diia.gov.ua/services/dovidka-ok-7 .

Ще одна довідка про страховий стаж: додаток 9

Зверніть увагу на додаток 9 «Індивідуальні відомості про застраховану особу (дані про трудовий та страховий стаж)» до Положення № 10-1. Через електронний сервіс ПФУ цей додаток можна отримати в електронному вигляді. Цей додаток відрізняється від довідок ОК-5 і ОК-7 тим, що містить лише інформацію про страховий стаж. Себто в ньому немає відомостей про суми нарахованих доходів застрахованих осіб та страхові внески з них.