Довідка про доходи: коли потрібна та як отримати

Дата публікації
21 Жов 2021

Довідка про доходи може знадобитися фізособам у певних випадках. Зокрема, цей документ потрібен для оформлення житлових субсидій, для декларування доходів за минулий рік, для отримання податкової знижки за оплачене навчання, для отримання візи, кредиту тощо. Себто для кожного випадку передбачено різні види довідок про доходи (заробітну плату) – залежно від їх призначення. Розглянемо докладніше як вчасно і без зайвих клопотів обзавестися цим бажаним папірцем.

Довідка про роботу

Відповідно до ст. 49 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) власник або уповноважений ним орган (роботодавець) на вимогу працівника зобов’язаний видати довідку про його  роботу на даному підприємстві, в установі, організації. В цій довідці зазначають спеціальність, кваліфікацію, посаду, час роботи і розмір заробітної плати. Те, що у цій довідці може бути зазначена заробітна плата підтверджує й ст. 31 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР. В ній сказано, що відомості  про оплату праці працівника надаються будь-яким органам чи особам  у т. ч. за згодою чи на вимогу працівника.

У який строк видають довідку. КЗпП не встановлює термін видачі довідки про роботу. Тому тут слід орієнтуватися на ст. 20 Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 р. № 393/96-ВР (далі – Закон № 393). А значить, що звернення розглядають і вирішують у термін не більше 1 місяця від дня їх надходження. Ті ж, які не потребують додаткового вивчення, вирішують невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

Затягувати вищезазначені строки не варто, позаяк за це керівника підприємства можуть притягнути до адміністративної відповідальності. Нагадаємо, що ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачає санкції за порушення терміну надання, визначеного Законом № 393, працівникам, у тому числі колишнім, на їхню вимогу документів стосовно їх трудової діяльності у відповідного роботодавця, необхідних для призначення пенсії (про стаж, зарплату тощо). За таке порушення  або за видачу довідки із недостовірними даними посадових осіб роботодавця та фізосіб – підприємців вправі оштрафувати: від 510 до 1700 грн.

До речі, якщо підприємство з якихось причин не надає довідку про роботу  фізособа може звернутися за захистом свої прав та інтересів до відповідних контролюючих та правоохоронних органів, зокрема, до Держпраці, а також до суду.

Форма довідки про роботу

Єдиної  типової форми такої довідки не існує. Тут все залежить від напряму її використання.

Якщо працівнику потрібна довідка про його доходи (заробітну плату) для подання в органи праці та соцзахисту населення з метою підтвердження суми загального доходу при призначенні соціальної допомоги та житлових субсидій, роботодавець має видати йому довідку про доходи, форму якої затверджено наказом Мінпраці та соцполітики України від 27.08.2004 р. № 192 (далі – наказ № 192). І ще важливе зауваження:  у наказі № 192 немає вказівки видавати довідку лишень особам, які перебувають із роботодавцем у трудових  відносинах. Отже ті особи, які отримують доходи від  суб’єкта господарювання за цивільно-правовим договором (ЦПД) також можуть  отримати відповідну довідку про доходи. До речі,  у формі довідки  перелічено роботи за сумісництвом та інше. Останній варіант цілком підпадає під ЦПД.  

Якщо фізособа звернулася за довідкою  для отримання страхових виплат (зокрема, для призначення допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю та у зв’язку з вагітністю та пологами, на випадок безробіття), то слід видати довідку, передбачену додатком до  Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.

Працівник може звернутися за довідкою про роботу  та заробітну плату для її подання з метою призначення чи перерахунку пенсії. Зауважимо, що форму такого документу наведено:

Також  працівник може просити надати йому довідку про зарплату, щоб отримати кредит у банку (фінансовій установі). Для таких випадків підприємство може розробити довільну форму, адже на законодавчому рівні такої форми на встановлено.

Податкова знижка за навчання

Так звана податкова знижка дає платнику податку можливість повернути частину сплаченого ним податку на доходи фізичних осіб. Для цього також знадобиться довідка про доходи.

За визначенням, наведеним у пп. 14.1.170 Податкового кодексу України  (далі – ПКУ) податкову знижку призначено для фізичних осіб – резидентів, які не є суб’єктами господарювання. Це – документально підтверджена сума (вартість) витрат платника податку у зв’язку з придбанням товарів (робіт, послуг) у резидентів – фізичних або юридичних осіб протягом звітного року. На суму податкової знижки дозволяється зменшити загальний річний оподатковуваний дохід цього платника, одержаний ним за наслідками такого звітного року у вигляді заробітної плати.

Нагадаємо, що відповідно до пп. «в» п. 176.1 ПКУ платники податків зобов’язані подавати податкову декларацію про майновий стан і доходи за встановленою формою. На вимогу контролюючого органу та в межах його повноважень, визначених законодавством, платники податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) зобов’язані надавати документи і відомості, пов’язані з виникненням доходу або права на отримання податкової знижки, обчисленням і сплатою ПДФО, та підтверджувати необхідними документами достовірність відомостей, зазначених у податковій декларації з ПДФО.

При цьому особи, які відповідно до ПКУ мають статус податкових агентів, зобов’язані подавати на вимогу платника податку відомості про суму виплаченого на його користь доходу, суму застосованих соціальних податкових пільг та суму утриманого податку (пп. «в» п. 176.2 ПКУ).

Законодавчо затвердженої форми довідки про доходи, яку мають надавати податкові агенти на вимогу платника податків немає. Тож цю довідку можна оформити у довільній формі, але із зазначенням усіх даних, які дають змогу не лише ідентифікувати особу, а й дізнатися про всі необхідні суми. Себто у цій довідці крім П.І.Б, реєстраційного номеру облікової картки, періоду роботи особи, вказують також:

  • суму нарахованого оподатковуваного доходу (по кожному місяцю періоду та загальну суму доходу);
  • розмір та суму застосованої податкової соціальної пільги;
  • суму нарахованого та утриманого ПДФО.

Як ФОП отримати довідку про доходи

У певних випадках довідка про доходи може знадобитися й ФОП. У цьому випадку варто пам’ятати, що фізичні особи – підприємці (далі – ФОП) подають до контролюючого органу податкову декларацію за місцем своєї податкової адреси (п. 177.5 та п. 296.4 ПКУ).

Так, платники єдиного податку для отримання довідки про доходи вправі подати до контролюючого органу податкову декларацію за інший, ніж квартальний (річний) податковий (звітний) період. Але це не звільняє такого платника податку від обов’язку подання податкової декларації у строк, встановлений для квартального (річного) податкового (звітного) періоду (пп. 296.8 ПКУ). ФОП за письмовим зверненням може отримати в контролюючому органі за місцем своєї податкової адреси довідку про доходи на підставі поданої (-их) податкової (-их) декларації (-ій) за будь-який період здійснення підприємницької діяльності, зазначений у заяві.

І ФОП на загальній теж може  отримати довідку про доходи за будь-який інший, ніж річний податковий період. Себто в разі необхідності отримання довідки про доходи, отримані від здійснення підприємницької діяльності, за інший період, ніж календарний рік, ФОП на загальній системі оподаткування має право подати податкову декларацію про майновий стан і доходи за інший, ніж річний податковий звітний період, тобто квартальну податкову декларацію. Але така квартальна податкова декларація не звільняє ФОП від обов’язку подання податкової декларації за результатами календарного року та не є підставою для нарахування та/або сплати податкового зобов’язання.

Податковий орган повинен видати довідку про доходи, отримані від здійснення підприємницької діяльності, не пізніше 15 днів з дня отримання заяви від ФОПів.

І ще.  Відповідно до ст. 291 розд. І Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5, облікові справи платників податків і зборів (обов’язкових платежів) зберігаються протягом 5 років після припинення діяльності таких суб’єктів господарювання. Про це не слід забувати.

Пройдіть тест на 10 запитань

Як отримати довідку про доходи онлайн

Цю можливість надає Електронний кабінет платника податків, вхід до якого здійснюється за адресою: http://cabinet.tax.gov.ua, а також через офіційний вебпортал ДПС. Безумовно, для цього потрібен кваліфікований електронний підпис, отриманий у будь-якого Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг.

Зверніть увагу, що запит щодо отримання відомостей з Державного реєстру фізичних осіб – платників податків про суми виплачених доходів та утриманих податків у електронному вигляді може сформувати виключно фізична особа.

Разом з тим, за допомогою меню «Листування з ДПС» приватної частини Електронного кабінету ФОП також має можливість надіслати лист (запит тощо) до відповідного органу ДПС. Для цього  потрібно заповнити такі реквізити:

  • регіон в якому знаходиться орган ДПС;
  • орган ДПС, до якого відправляється лист;
  • тип документа;
  • тематика звернення;
  • короткий зміст листа;
  • сканований документ, який необхідно завантажити (файл повинен бути у форматі pdf із обмеженням розміру не більше 2 МБ).

Запит на отримання довідки про доходи (далі – Запит) складають у довільній формі і він повинен містити достатню інформацію про особу, яка звертається із Запитом, предмет Запиту.

Датою подання Запиту є дата його реєстрації в органі ДПС. Протягом одного робочого дня після надсилання такого Запиту до органу ДПС автора електронного Запиту повідомлять про вхідний реєстраційний номер та дату реєстрації.

А ось інформацію щодо отримання та реєстрації Запиту в органі ДПС можна переглянути у вкладці «Вхідні» меню «Вхідні/вихідні документи» приватної частини Електронного кабінету, відправлені листи – у вкладці «Вихідні документи» меню «Вхідні/вихідні документи».

Отже ФОП (на єдиному податку, загальній системі оподаткування) вправі надіслати Запит у довільній формі через меню «Листування з ДПС» приватної частини Електронного кабінету до контролюючого органу за місцем своєї податкової адреси.

Потім довідку про доходи сформують в довільній формі та надішлють платнику податків поштою у термін, передбачений ст. 20 Закону № 393.

Проходить набір
Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

    Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

    Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
    20 Лип 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

      Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

      Світлана Шанайда
      Спікер Світлана Шанайда
      Коментарі 0

        Отримайте PDF Чек-лист

        Експрес-аудит правильності Вашої бухгалтерії

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Найближчі курси
        Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

          Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

          Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
          20 Лип 2021
          Онлайн-курс “Бухгалтер-Експерт”

            Отримайте навички, якими повинен володіти єдиний / головний бухгалтер для ...

            Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
            25 Чер 2021
            Онлайн-курс з Перевірок

              Навчіться проходити перевірки Податкової впевнено і без штрафів усього за 5 ...

              Ігор Січеславський
              Спікер Ігор Січеславський
              16 Сер 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

                Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

                Світлана Шанайда
                Спікер Світлана Шанайда
                Онлайн-курс з Податку на Прибуток

                  Навчіться вести облік податку на прибуток без помилок, завдяки комплексному ...

                  Галина Морозовська
                  Спікер Галина Морозовська