Довідки ОК-5 та ОК-7: коли потрібні та як отримати

Довідки ОК-5 та ОК-7 містять індивідуальні відомості про застраховану особу з Реєстру застрахованих осіб. Далі – про призначення кожної з них та порядок отримання таких документів.

Довідка ОК-5

Форму довідки ОК-5 містить додаток 4 Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування,  затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 18.06.2014 р. № 10-1 (далі – Положення № 10-1).

Ця довідка формується за будь-який період, починаючи з 2000 року. Вона містить дані щодо суми заробітку для нарахування пенсії, визначення страхового стажу, сплати страхових внесків. Отже довідку ОК-5 використовують, зокрема, для підтвердження та обчислення страхового стажу працівника.

Страховий стаж – період (строк), протягом якого особа підлягала державному соціальному страхуванню, якою або за яку сплачувався збір на обов’язкове державне пенсійне страхування згідно із законодавством, що діяло раніше, та/або підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню згідно із Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від   09.07.2003 р. № 1058-IV  (далі – Закон № 1058) і за який сплачено страхові внески (ст. 1 Закону № 1058).

Зазвичай, довідка ОК-5 використовується для призначення (перерахунку) пенсії. На підставі цієї довідки застрахована особа може перевірити  свій страховий стаж та дізнатися про заробітну плату, яка впливатиме на призначення пенсії.

До цього ж моменту для застрахованої особи інформація про страховий стаж із довідки ОК-5 може стати вельми важливою для оплати лікарняних. Те, що роботодавець може користуватися довідкою ОК-5 для оплати лікарняних підтверджують:

лист Мінсоцполітики від 27.04.2018 № 613/0/51-18/218;

лист ФСС від 15.05.2018 № 2.4-15-1677.

Довідка ОК-7

Довідка ОК-7 важлива для виплат по тимчасовій непрацездатності: вона містить відомості про суми заробітної плати, з якої сплачується єдиний соціальний внесок (у межах максимальної величини) та страховий стаж за період із 2011 року. Зазвичай, довідку ОК-7 використовують для визначення страхового стажу для розрахунку сум лікарняних, нарахування допомоги з безробіття тощо. Форму довідки ОК-7 наведено в додатку 5 до Положення № 10-1. 

Отримати довідки ОК-5 та ОК-7 можна декількома способами.

Пенсійний фонд

Наданням громадянам виписок з облікових карток застрахованих осіб за формою ОК-5 та ОК-7 займаються сервісні центри Пенсійного фонду України (ПФУ). 

У паперовій формі інформація з Реєстру застрахованих осіб надається територіальними органами ПФУ:

• застрахованій особі особисто при пред’явленні паспорта (іншого документа, що посвідчує особу), документа, який підтверджує реєстраційний номер облікової картки платника податків або право здійснювати будь-які платежі за серією та/або номером паспорта, або свідоцтва про загальнообов’язкове соціальне страхування чи пенсійного посвідчення;

• якщо застрахованою особою є неповнолітня або недієздатна особа чи особа, цивільна дієздатність якої обмежена, –  батькам, опікуну, піклувальнику (законному представнику), представнику закладу, який здійснює опіку та піклування; 

• представнику застрахованої особи чи страхувальника – при пред’явленні документів, що посвідчують особу представника та її повноваження діяти від імені особи, яку він представляє, а також засвідчених копій певних документів.  

Окремі документи, що дають змогу територіальному органу ПФУ ідентифікувати застраховану особу, страхувальника зазначені у п. 8 Положення № 10-1.

Інформація з Реєстру застрахованих осіб надається в електронній формі після ідентифікації особи у базі даних веб-порталу відповідно до Положення про організацію прийому та обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 30.07.2015 р. № 13-1. Також застраховані особи можуть отримати інформацію через термінали доступу, у тому числі автоматизовані, суб’єктів, підключених до інформаційних сервісів на вебпорталі електронних послуг ПФУ (п. 7 Положення № 10-1).

Зверніть увагу: на вебпорталі ПФУ (portal.pfu.gov.ua) в особистому кабінеті застрахованої особи користувачі мають можливість замовити та отримати дистанційно дані з Реєстру застрахованих осіб за формою ОК-5, ОК-7, довідки про розмір пенсії пенсіонера або для призначення субсидій, інші. Отримують послуги користувачі на вебпорталі ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису.

Зокрема, в меню Запит на отримання електронних документів можна отримати індивідуальні відомості про застраховану особу (довідка ОК-5). Для цього в полі Тип звернення необхідно обрати відповідний тип довідки. А скажімо, поля Прізвище, Ім’я, По батькові: заповнюються автоматично за даними з Реєстру застрахованих осіб (РЗО).

Отримана за допомогою сервісу ПФК довідка є аналогом паперових документів, не потребують печаток та підписів. Вона має QR-код та перевірочний код, який може бути верифікований (перевірений) на сайті ПФУ.

Якщо вам важливі нюанси трудового законодавства не лише на тему довідок, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар

Портал Дія 

На порталі Дія також можна  отримати довідки ОК-5 та ОК-7. Як це зробити дуже доступно розповіли фахівці цього сервісу. Зокрема, вони розписали такі кроки:

1. Перейдіть на diia.gov.ua та авторизуйтеся.
2. Натисніть «Пенсії, пільги та допомога».‎
3. Виберіть потрібну довідку в списку.
4. Перевірте інформацію про вас і, якщо потрібно внести зміни, зробіть це в профілі.
5. Натисніть «Готово»‎.

У результаті цих Дій  користувачу надійде відповідна інформація на пошту. А ось сама довідка відображатиметься в розділі «Послуги»‎ – «Отримані документи»‎.

Зокрема, довідку ОК-5 можна отримати за посиланням https://diia.gov.ua/services/dovidka-ok-5, а довідку ОК-7 – за посиланням https://diia.gov.ua/services/dovidka-ok-7.

Ще одна довідка про страховий стаж: додаток 9

Зверніть увагу на додаток 9 «Індивідуальні відомості про застраховану особу (дані про трудовий та страховий стаж)» до Положення № 10-1. Через електронний сервіс ПФУ цей додаток можна отримати в електронному вигляді. Цей додаток відрізняється від довідок ОК-5 і ОК-7 тим, що містить лише інформацію про страховий стаж. Себто в ньому немає відомостей про суми нарахованих доходів застрахованих осіб та страхові внески з них. 

Про те, як швидко і зручно отримати довідки ОК-5, ОК-7 та додаток 9 онлайн ще раз нагадують фахівці ПФУ.