Електронна товарно‑транспортна накладна: як працює та які нюанси врахувати в роботі

Нагадаємо, що обов’язкове застосування електронної товарно-транспортна накладна (далі – е-ТТН) планувалося з 1 серпня 2023 року. Але повномасштабне вторгнення росії до України відтермінувало впровадження електронної форми ТТН, щоправда не зупинило процеси щодо цього. Зокрема, Мінрозвитку проінформувало тоді: з 1 лютого 2023 року бізнес має час на поступовий перехід, тестування та адаптацію до використання е-ТТН. Для цього підприємству потрібно було укласти договір з одним із провайдерів ЕДО, що приєдналися до проекту, щоб 1 серпня вони були повністю готовою до цифровізації цього бізнес-процесу.

Станом на 30 січня 2026 року система е-ТТН перебуває у фазі підключення операторів електронного документообігу (ЕДО). За інформацією Мінорозвитку:

• повнофункціональний доступ до системи отримали платформи Вчасно.ТТН та M.E.Doc;
• на етапі фіналізації договірних процедур – EDIN та Signy;
• у тестовому середовищі перебувають Document.Online, Deals, Inn.Logist, СОТА, iFin EDI, Приват24 для бізнесу;
• низка платформ готує пакети документів для підключення (зокрема AP Group, Агроконтроль, ArgiChain, Comarch EDI).

Е-ТТН: нормативно-правова база застосування

Відповідно до ст. 48 Закону України «Про автомобільний транспорт» ТТН є одним з документів для здійснення внутрішніх перевезень вантажів. А згідно ст. 1 цього Закону реєстр ТТН – це спеціалізована електронна база даних, що містить інформацію про реєстрацію товарно-транспортних накладних в електронній та/або паперовій формі та використовується з метою здійснення державного контролю за перевезеннями вантажів транспортними засобами територією України.

У Правилах перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.1997 р. № 363 (далі – Правила № 363), зазначено, що ТТН  може складатися  у паперовій та/або електронній формі та має містити обов’язкові реквізити, передбачені Законом України «Про автомобільний транспорт» та Правилами № 363. У разі необхідності форма ТТН може бути доповнена іншими реквізитами, з урахуванням особливостей перевезень, зокрема умов та/або виду вантажу (п. 11.1 Правил № 363).

У разі використання е-ТТН, оформленої та зареєстрованої відповідно до Порядку № 1491, водій (експедитор) пред’являє особам, уповноваженим здійснювати контроль на автомобільному транспорті та у сфері безпеки дорожнього руху, е-ТТН у візуальній формі подання електронного документа відповідно до вимог ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Якщо неможливо оформити та зареєструвати е-ТТН відповідно до вищезазначеного, тоді замовник (вантажовідправник) друкує, підписує та надає водію (експедитору) в одному примірнику паперову копію е-ТТН для пред’явлення особам, уповноваженим здійснювати контроль на автомобільному транспорті та у сфері безпеки дорожнього руху.

На паперовій копії е-ТТН про прийняття вантажу для перевезення водій (експедитор перевізника) ставить свій підпис.

Порядок функціонування системи електронного документообігу електронна товарно-транспортна накладна затверджений наказом Мінрозвитку громад та територій України від 27.12.2024 р. № 1491 (далі – Порядок № 1491). Зокрема, відповідно до Порядку № 1491 система е-ТТН забезпечує:

• авторизацію та підключення платформ електронного документообігу (ЕДО) відповідно до цього Порядку;
• внесення відомостей до бази даних е-ТТН про е-ТТН, коригуючі та супровідні документи;
• доступ користувачів та уповноважених посадових осіб Укртрансбезпеки до е-ТТН, супровідних та коригуючих документів.

Інформацію та документи, що розміщуються та поширюються в Системі е-ТТН, створюють українською мовою.

Користувачі в системі е-ТТН використовують удосконалений електронний підпис або кваліфікований електронний підпис, автентифікація чи ідентифікація особи здійснюються відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Користувачі мають право, а не обов’язок використовувати у своїй діяльності печатки.

Виправлення помилок в е-ТТН

Податківці вважають ТТН первинним документом, який дає право для врахування вартості  транспортних та інших пов’язаних з перевезенням послуг при формуванні собівартості придбаних (виготовлених) та реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг (див. категорію 102.02 ЗІР). Виходячи з цього складати ТТН потрібно з урахуванням вимог законодавства до первинки, зокрема, Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88).

Так, відповідно до 4.9 Положення № 88 помилки в електронних первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку виправляються способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.

Виправлення помилок у цьому випадку способом сторно передбачає здійснення зворотного запису на величину помилки та одночасне зазначення правильної суми.

Завважимо, що в електронних первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему обліку е-ТТН, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Підписання і реєстрація е-ТТН

Функціонування та ведення бази даних е-ТТН, підписання і реєстрація е-ТТН та коригуючих документів до неї передбачені розд. ІІІ Порядку № 1491. Так, згідно п. 5 цього розділу функціональні можливості бази даних е-ТТН забезпечують, зокрема:

• обмін даними між платформами ЕДО та базою даних е-ТТН, зокрема можливість реєстрації і зміни статусу е-ТТН, реєстрації супровідних та коригуючих документів, що додаються до е-ТТН;
• можливість перевірити факт накладання удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису та печатки (за наявності) всіма учасниками вантажних перевезень, незалежно від платформи ЕДО.

Отже в базі даних е-ТТН здійснюють реєстрацію е-ТТН, а також фіксацію зміни її статусу.

Підписують е-ТТН шляхом накладення удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису та печатки (за наявності) учасником вантажного перевезення або його уповноваженою особою. За потреби, кожну е-ТТН можна підписувати більш ніж однією уповноваженою особою відповідного учасника вантажних перевезень на кожному етапі перевезення.

Також у процесі здійснення внутрішніх вантажних перевезень учасники вантажних перевезень можуть складати коригуючі документи. Наприклад (п. 9 розд. ІІІ Порядку № 1491):

• акт про відмову вантажити – в разі виявлення непридатності поданого перевізником транспортного засобу, причепа, напівпричепа чи контейнера для перевезення відповідного вантажу;
• акт перевантаження – в разі здійснення в процесі вантажного перевезення повного перевантаження вантажу за відповідною е-ТТН на інший транспортний засіб або зміни транспортного засобу та водія;
• акт про зміну пункту призначення вантажу – в разі, якщо вантажоодержувач не може прийняти вантаж у пункті розвантаження, вказаному в е-ТТН, або в процесі перевезення виникли інші обставини, що викликають потребу змінити адресу пункту розвантаження, в тому числі, якщо замовник (вантажовідправник) змінив вантажоодержувача, про що надав відповідну вказівку перевізнику;
• акт розбіжностей про вантаж складається між вантажоодержувачем та перевізником, скажімо, у разі відхилення за масою, кількістю вантажних місць або сумою фактично доставленого вантажу та відомостями про вантаж, які зазначено у е-ТТН;
• документ у разі порушення або відсутність пломб на кузові автомобіля або контейнері, недотримання температурного режиму, пошкодження упаковки (тари) тощо;
• документ за наявності інших розбіжностей між вантажоодержувачем і перевізником щодо обставин, які стосуються вантажу;
• акт коригування е-ТТН – в разі допущення помилки в реквізитах е-ТТН.

Коригуючі документи реєструють в базі даних е-ТТН.

Завважимо, що учасники вантажних перевезень у випадках, передбачених договором, законодавством, або виходячи з обставин, що склалися в процесі перевезення вантажу, можуть складати між собою будь-які супровідні документи.

Реєстрація користувачів бази даних е-ТТН

Порядок такої реєстрації встановлено розд. VIII Порядку № 1491. Так, для реєстрації користувачів та отримання ними доступу до особистих кабінетів користувачів юридичні особи, фізичні особи та ФОП:

• укладають відповідні договори з операторами платформ ЕДО;
• визначають зі своєї сторони особу, яка буде використовувати особистий кабінет користувача на визначеній договором платформі ЕДО.

Через особистий кабінет користувач має можливість:

• створювати, змінювати, скасовувати, завантажувати на платформу ЕДО, переглядати, підписувати та реєструвати е-ТТН, коригуючі та супровідні документи;
• відхиляти або скасовувати е-ТТН, коригуючі та супровідні документи;
• завантажувати супровідні документи, що передбачені законодавством для перевезення вантажів відповідного виду, зазначених в е-ТТН, у встановленому форматі та прикріплювати до е-ТТН або видаляти їх;
• відслідковувати актуальний статус е-ТТН та отримувати всі е-ТТН, що стосуються особи, від імені та в інтересах якої зареєстровано користувача;
• завантажувати та зберігати на власних засобах зберігання інформації усі е-ТТН, супровідні та коригуючі документи, а також переносити їх для обробки та зберігання на інших платформах ЕДО;
• отримувати консультації та технічну підтримку від оператора платформи ЕДО.

Новації щодо ТТН

Наказом від 12.12.2025 р. № 1727 Мінрозвитку оновило форму

товарно-транспортної накладної (ТТН) (додаток 7 до Правил № 363). Наказ набирає з 26 липня 2026 року. Отже і оновлена форма ТТН набуває чинності саме з цієї дати.

Так, форму ТТН доповнено реквізитом

«Місце де зберігається автомобіль_______________________________________________

(адреса місцезнаходження автомобільного перевізника, його структурного підрозділу або філії, де зберігається транспортний засіб)».

Ці відомості заповнюють у випадках передбачених Положенням про робочий час і час відпочинку водіїв колісних транспортних засобів, затвердженого наказом Міністерства транспорту та зв’язку України від 07.06.2010 р. № 340.

Додамо, що наказом № 1727 до вищезгаданого Положення внесені відповідні зміни, пов’язані із запровадженням змін до вимог до режиму роботи та відпочинку водіїв.

А запровадження обов’язкового використання е-ТТН передбачено з 1 січня 2027 року.