Електронна трудова книжка: ключові моменти

Електронна трудова книжка – це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадження було спрямовано на удосконалення обліку трудової діяльності українців, зменшення паперового документообігу і пов’язаних з цим ризиків втрати чи пошкодження документів. Офіційний старт електронної трудової книжки в Україні розпочався з 10 червня 2021 року. 

Започаткував впровадження електронної трудової книжки Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 № 1084 (далі – Порядок № 1084).  Пізніше з’явився Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі від 05.02.2021 р. № 1217-IX (далі – Закон № 1217).

Трудова діяльність в електронній трудовій книжці

У Порядку № 1084, зокрема, зазначено:

• мета обліку трудової діяльності ведеться – накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій тощо;
• відомості про трудову діяльність працівника зберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб.

Відомості про трудову діяльність працівника включають:

відомості, що дають змогу ідентифікувати особу (унікальний номер персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб; прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи на момент подання відомостей до Пенсійного фонду України; дата народження тощо);

відомості про періоди трудової діяльності (зокрема, податковий номер юридичної особи та найменування страхувальника; рік, за який внесено відомості; період трудових відносин; професійна назва роботи; інформація про основне місце роботи; освіта).

Також Порядок № 1084 визначає особливості подання відомостей про трудову діяльність працівника до ПФУ. На виконання норм Порядку № 1084 постановою правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1 був затверджений Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі – Порядок № 11-1).

Не так давно до Порядку № 11-1 постановою правління Пенсійного фонду України  від 01.06.2022 р. № 8-3 було внесені зміни. Зокрема, відповідно до оновленого п. 4  Порядку № 1084 відомості про трудову діяльність працівника подають до територіального органу ПФУ працівником особисто або через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі. При цьому працівник, страхувальник або представник страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження обов’язково накладають на них електронний підпис, який  базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. 

Через вебпортал електронних послуг відомості про трудову діяльність працівника подаються в електронній формі у вигляді xml-файлу. Його структуру наведено в додатку до Порядку № 11-1. За періоди до набрання чинності Законом № 1217-IX відомості подають: 

у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;

в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Нагадаємо, що ключові  моменти, пов’язані з впровадженням електронної трудової книжки, неодноразово надавали і Державна служба України з питань праці (Держпраці), і Пенсійний фонд України (ПФУ). Скажімо, Держпраці зазначала, що відомості про трудову діяльність можуть вносити самі працівники та/або їхні роботодавці. Це можливо на підставі сканованих кольорових копій усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж. І ПФУ надав  відповіді на важливі питання щодо впровадження електронної трудової книжки. 

Отже, в електронній трудовій книжці відображається наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення. Закон № 1217-IX набрав чинності 10 червня 2021 року і наразі облік трудової діяльності наразі варто вести за електронними трудовими книжками, а не за паперовими трудовими. Для повного переходу на електронні трудові книжки відведено 5 років. У цей перехідний період Закон № 1217 не забороняє користуватися як паперовою, так і електронною формами книжок. За бажанням працівника паперова трудова книжка може вестися і після закінчення п’ятирічного терміну.

Скановані дані з паперової трудової книжки дані переводяться у цифровий формат. Як це зробити:

варіант 1 – оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника на підставі сканованих копій документів, здійснюється відповідальною особою органу ПФУ шляхом доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб інформацією, наявною в сканованих копіях документів;

варіант 2 – на вебпорталі електронних послуг ПФУ, в кабінеті роботодавця, надана можливість для оцифрування (внесення) трудової книжки відповідальною особою кадрової служби роботодавця.

Доступ до електронної трудової книжки

В особистому кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ застрахованій особі надано можливість переглядати інформацію, наявну в електронній трудовій книжці. Тут загалом можна переглянути наявну інформацію про себе, зокрема про страховий стаж, позаяк, для користувачів, які визначені в системах ПФУ як фізичні особи, при вході за КЕП (кваліфікованим електронним підписом) надаються всі дані, включаючи персоніфіковані (ПІБ, дата народження, стать, дані паспорта), дані про заробітну плату, страховий стаж, пенсію (для пенсіонерів), електронну трудову книжку, дані щодо періодів тимчасової втрати працездатності, документи особи, надіслані запити і звернення та інформація щодо їх опрацювання тощо.

Якщо вам важливі нюанси трудового законодавства не лише на тему електронної трудової книжки, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар