Електронні первинні документи в бухобліку: нюанси використання

Документообіг підприємства: загальні положення

За загальним визначенням документообіг – це рух документів із моменту їх створення або одержання до завершення виконання й передачі до архіву або відправлення (абз. 14 п. 2 розд. І Правил    організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту України 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі –Правила № 1000/5).

Відповідно, для цілей бухобліку під документообігом розуміють рух первинних документів на підприємстві. Нагадаємо, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі (ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV, далі – Закон про бухоблік).

Починається ж документообіг зі складання первинних документів і закінчується їх переданням на зберігання до архіву підприємства (п.п. 2.1-2.17, п.п. 6.1-6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р.  № 88, далі – Положення № 88).

Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці на наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічну ув’язку окремих показників. У разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства такі документи з письмовим обґрунтуванням передають керівнику підприємства (п. 2.15 Положення № 88). Такі документи не приймаються до виконання до окремого письмового рішення керівника (п. 2.16 Положення № 88). Все це – складові документообігу на підприємстві. При цьому документообіг електронної первинки має свої особливості.

Статус електронних первинних документів, порядок їх складання

Правовий статус електронних документів, порядок організації їх документообігу та використання встановлюють, зокрема: 

Цивільний кодекс України; 

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі – Закон № 851);

Закон України «Про електронну комерцію»від 03.09.2015 р. № 675-VIII; 

Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.

Згідно ч. 1 ст. 5 Закону № 851 електронний документ (е-документ) – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Первинні е-документи:

• повинні мати всі обов’язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік;
• їх застосовують у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (п. 2.2 Положення № 88). 

І відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148), паперовими або електронними можуть бути касові документи. Електронні касові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу (п. 23 розд. ІІІ Положення № 148). Також підприємства мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів (п. 41 розд. IV Положення № 148).

Детальніше про документообіг на підприємстві див. у статтях:

Первинні документи і організація документообігу на підприємстві

Организация электронного документооборота на предприятии

Далі розглянемо окремі практичні нюанси застосування первинних е-документів.

Дата відправки видаткової накладної в електронній формі не співпадає з датою її створення. Чи є порушення?

Нагадаємо, що у разі застосування електронних документів трапляються ситуації, коли документ складено однією датою, а електронний підпис накладено іншою датою – це не заборонено законодавством. Згідно ч. 2 ст. 6 Закону № 851-IV накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Рівночасно відповідно до пп. «б» п. 187.1 ПКУ для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону про бухоблік, незалежно від дати накладення електронного підпису.

Дата складання первинного документа є його обов’язковим реквізитом (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Завважимо, що на відображення господарської операції в бухгалтерському обліку впливає дата здійснення операції, а не дата складання первинного документа.

Тобто госпоперацію відображають не за датою складання первинного документа чи його отримання, а в тому періоді, коли операцію здійснили (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік).

Позаяк господарська операція – це дія чи подія, що викликає зміни у структурі активів і зобов’язань, власному капіталі підприємства (ст. 1 Закону про бухоблік). Тож дата такої дії чи події є датою здійснення госпоперації.

Видаткову накладну складають при відвантаженні товарів, вона по факту є первинним документом, вимоги її складання визначені ч. 2 ст. 9 Законом про бухоблік та п. 2.4 Положення № 88. У видаткові накладній зазначають, зокрема, дату складання.Зазвичай, при оформленні видаткової накладної, як і іншого первинного документу дата здійснення госпоперації та дата складання первинного документу збігаються.

Як ми вже сказали, за загальним правилом господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Тобто момент визнання витрат контрагентом не залежить пряму від періоду отримання первинних документів від постачальника (див., наприклад, лист Мінфіну від 22.04.2016 р. № 31-11410-06-5/11705). Тому якщо правилами документообігу підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у строки, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до облікових регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Отримана пізніше первинка підтверджує здійснення госпоперації саме у відповідному звітному періоді. Тож порушень немає.

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему обліку первинних е-документів, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Продавець товарів надсилає електронний варіант видаткової накладної в Медок. Чи обов’язково складати договір про електронний документообіг між покупцем та продавцем?

Нагадаємо, що відповідно до Закону № 851 та Положення № 88 первинні документи, зокрема, видаткова накладна можуть вважатися оригіналами при дотримання всіх вимог до первинки загалом і до електронного документу зокрема.

Засади електронного документообігу містить розділ ІІІ Закону № 851. Зокрема, мовиться про сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів. При цьому порядок електронного документообігу визначається підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Наприклад, ст. 11 Закону № 851 регламентує порядок одержання електронних документів. Так, електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

Поняття суб’єкти електронного документообігу визначено у ст. 1 Закону № 851: це автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу.

Тобто має бути відповідний договір щодо електронного документообігу, що підтверджує ст. 14 Закону № 851: електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу.

На практиці зчаста буває, що одне підприємство веде електронний документообіг, а інше – в паперовій формі. Тоді в умовах договору про організацію обміну документами (документообігу) контрагенти заздалегідь визначають форму первинних документів, які складають сторони на виконання такого договору. І, наприклад, контрагент, який використовує електронні документи надає іншій стороні первинний документ в електронній формі.  І ця інша сторона друкує на папері такий документ, який потім особисто підписується обома сторонами, як того вимагає Положення № 88.

Підприємство – суб’єкт ЗЕД має митні електронні декларації та інвойси. Заявки на купівлю валюти та її переказ також оформлюються в електронному вигляді. Як їх зберігати в бухгалтерії?

Як відомо, первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі. У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухобліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів  (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік).

Електронна митна декларація є первинним документом, який фіксує господарську операцію з взяття підприємством зобов’язання у сумі нарахованих митних платежів за умови наявності обов’язкових реквізитів (див., наприклад, лист Мінфіну 23.01.2013  № 31-08410-07-16/2073). Тобто митна е-декларація підтверджує витрати підприємства на митне оформлення.

Рахунок-фактура (інвойс) відповідно до ст. 53 та ст. 55 МКУ – це документ:

• що підтверджує митну вартість товарів;
• в якому зазначено суму належного за товар платежу відповідно ЗЕД-контракту. Крім того, рахунок-фактура може бути використаний як супровідний документ.

Паперові первинні документи мають бути в оригіналі, а у разі втрати, пошкодження тощо має бути дублікат оригіналу первинного документу.

Якщо мовиться про первинні е-документи, то свого часу у  листі ДФСУ від 09.09.2014 р. № 3154/6/99-99-19-02-01-15 податківці наголосили: платник податку, який отримав е-документи на підтвердження здійснення господарських операцій може пред’явити такі документи у візуальній формі відображення (у тому числі у паперовій копії) та засвідчити ці документи  підписом такого платника податків або його посадової особи та скріпити печаткою (за наявності).

Отже в бухгалтерії можуть зберігатися оригінали первинних е-документів у візуальній формі відображення. Або на вимогу певних осіб підприємство має виготовити за власний кошт копії е-первинки на паперових носіях.