Електронний цифровий підпис: види, сфери застосування, порядок отримання

Коли мовиться про електронний цифровий підпис (далі – ЕЦП), то безперечно це пов’язано з документацією в електронній формі,  перш за все, з податковою звітністю. Про статус ЕЦП, особливості його отримання та використання у повсякденній бухгалтерській практиці й поговоримо далі.

ЕЦП та його роль у електронному документообігу

Електронна форма ведення документації все далі набирає обертів, що не дивно у т. зв. епоху цифровізації, як бізнес-сфери, так і суспільства в цілому. Підприємство може застосовувати електронні документи (зокрема, у бухобліку, кадровій роботі) за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Ці вимоги встановлюють:

• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.03 р. № 851-IV (далі – Закон № 851);
• Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIIІ (далі – Закон № 2155);
• абз. 8 ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV;
• абз. 1 п. 2.3 гл. 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88).

Завважте, що ч. 1 ст. 5 Закону № 851 під електронним розуміє документ, інформація у якому зафіксована у вигляді електронних даних, уключаючи його обов’язкові реквізити. Себто обов’язкові  реквізити електронного документа тотожні обов’язковим реквізитам  документу на папері.

Рівночасно  ЕЦП не лише ідентифікує автора електронного документу, але й завершує його створення (чч. 1, 2 ст. 6 Закону № 851). До того ж, наявність накладеного на електронний документ КЕП платника податку є достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності (абз. 2  пп. 48.5.1 Податкового кодексу України).

Особливості використання ЕЦП

За загальними правилами ЕЦП використовують у випадках, установлених законом, або за письмовою згодою сторін (ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України). Якщо, наприклад,  мовиться про податкові взаємовідносини, то відповідно до абз. 1 п. 1 р. ІІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженому наказом Мінфіну України від 06.06.2017 р. № 557 (далі – Порядок № 557),  підприємство і податковий орган, як суб’єкти електронного документообігу укладають договір про визнання електронних документів. Примірну форму такого договору містить додаток 1 до Порядку № 557. Відповідно до ст. 42 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) загалом електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється без укладення належного договору.

Для втілення у життя норм щодо визнання е-документів підприємству потрібно надіслати Заяву про приєднання до договору про визнання електронних документів (далі – Заява про приєднання до Договору) (абз. 5 п. 2 розд. І Порядку № 557).  Заяву про приєднання до Договору можна направити через приватну частину Електронного кабінету.

І в господарській практиці контрагенти  також у більшості випадків укладають договори про електронний документообіг, зокрема, про порядок визнання е-документації.

Як зауважують Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5, ЕЦП має бути кваліфікованим(п. 11 гл. 7 р. 2).  Похожу тезу знаходимо й в абз. 4 п. 3 р. ІІ Порядку № 557.

КЕП: як отримати та використовувати

Кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП) має таку саму юридичну силу, що й власноручний підпис та має презумпцію відповідності йому (п. 4 ст. 18 Закону № 2155). КЕП –  удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу КЕП і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (пп. 23 п. 1 ст. 1 Закону № 2155).

Кожен працівник, який підписує електронні документи повинен мати КЕП, для отримання  якого звертаються до кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг.  З обраним надавачем підписують договір про надання кваліфікованих електронних довірчих послуг (абз. 1 п. 2 ст. 17 Закону № 2155).  Безоплатно ці послуги надає, зокрема,  ІДД ДПС України.

Платник має повідомити контролюючий орган про осіб, яким делеговано право підпису електронних документів шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису (далі – Повідомлення). Надсилають Повідомлення, до якого вносять інформацію про цих осіб  в електронному вигляді за формою з додатку  2 до Порядку № 557.  

Одним з перших на підприємств ЕЦП (у т. ч. КЕП) отримує головний бухгалтер (бухгалтер, якщо він єдиний).  І при зміні такої особи, скажімо, у зв’язку із звільненням, підприємству потрібно виконати певні дії, зокрема, подати акредитованому центру сертифікації ключів, який видав КЕП,  заяву про його скасування. Відповідно до ч. 1 ст. 25 Закону № 2155 КЕП скасовують протягом 2-х годин.

Відносини у сфері довірчих електронних послуг, регулюють, зокрема:

• Порядок використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затверджений постановою КМУ від 19.09.2018 р. № 749 (далі – Порядок № 749);
• Вимоги у сфері електронних довірчих послуг, затверджені постановою КМУ від 07.11.2018 р. № 992 (далі – Вимоги № 992).

КЕП видають виключно в акредитованих центрах сертифікації ключів (далі – АЦСК).  З повним їх переліком можна ознайомитися на сайті Міністерства цифрової трансформації України (https://czo.gov.ua/) у розділі «Довірчі послуги».

Про кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг та з правилами отримання електронних довірчих послуг, у тому числі для програмних РРО, можна ознайомитися на сторінці ІДД ДПС України.

Додамо, що для електронного документообігу ДПС рекомендує застосовувати програмне забезпечення саме від ІДД ДПС, «ІІТ Користувач ЦСК­1» (https://acskidd.gov.ua/korustyvach_csk).

КЕП:  використання у податковому обліку

Відповідно до ч. 2 ст. 17 Закону № 2155, п. 4 Порядку № 749 електронна звітність та інші документи, заяви тощо мають подаватися до ДПС України з використанням кваліфікованих електронних довірчих послуг. Себто із застосуванням КЕП.

Наприклад, при реєстрації податкових накладних у ЄРПН за наявності на підприємстві головного бухгалтера (бухгалтера) достатньо на таких податкових документах КЕП цих осіб. Якщо на  підприємстві відсутні бухгалтерські посади, на податкові накладні накладають ЕЦП керівника.

Податківці звертають увагу, що КЕП є електронним файлом, тож  для його зберігання потрібен фізичний носій, який Закон № 2155 іменує «засіб кваліфікованого електронного підпису чи печатки». Такий носій може бути:

• звичайним пристроєм, на якому створюється та зберігається КЕП (будь-який флеш-накопичувач, жорсткий диск комп’ютера тощо) – простий засіб КЕП (п. 17  ч. 1 ст. 1 Закону № 2155 );

• пристрій із вбудованими апаратно-програмними засобами, що забезпечують захист записаних на ньому даних від несанкціонованого доступу, копіювання чи ознайомлення з параметрами особистого ключа. Себто захищений носій особистих ключів (наприклад, токен), який відповідає умовам п. 2 Порядку № 749.

Також податківці акцентують, що згенерований особистий ключ користувача захищається паролем та записується на захищеному носії ключової інформації.  При цьому

користувач може зробити резервну копію шляхом копіювання КЕП з файлового носія на захищений носій ключової інформації, але такий КЕП не буде вважатися як згенерований на захищеному носії.

Щодо порядку оформлення юридичною особою створеної податкової е-звітності додамо:

• першим на неї накладають КЕП головного бухгалтера;
• другим – КЕП керівника;
•  третім – кваліфіковану електронну печатку (за її наявності).

За відсутності посади бухгалтера КЕП посадових осіб юридичної особи накладаються у такому порядку: першим – КЕП керівника, другим – печатка (за наявності).  Податківці нагадують, що при відсутності на підприємстві посади головного бухгалтера до контролюючого органу подається заява за формою №1-ОПП або за формою № 1-РПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» з відомостями про керівника підприємства.

Щодо ФОП або осіб, які провадять незалежну професійну діяльність діє наступне правило оформлення податкової звітності: першим накладають  КЕП платника податків – фізичної особи, другим – печатку (за наявності).

КЕП та ПРРО

Суб’єкти  господарювання вправі в ПРРО замість КЕП застосовувати  удосконалений електронний підпис та/або удосконалену електронну печатку:  для оформлення розрахункових документів та передачі їх до фіскального сервера ДПС. Це можливо завдяки змінами, внесеним до окремих постанов КМУ.