Інвентаризація-2024: нюанси документального оформлення результатів

У статті «Інвентаризація-2024: проводимо вчасно та правильно» ми нагадали про загальні положення, вимоги до проведення річної інвентаризації та відповіли на актуальні питання щодо цього процесу. У цій консультації ми зупинимося на нюансах документального оформлення результатів інвентаризації.

Інвентаризація: загальні вимоги до документального оформлення

Почнемо з того, що довгий час підприємства могли на законних підставах використовувати  форми первинної облікової документації для підприємств та організацій, затверджені постановою Держкомстату СРСР від 28.12.1989 р. № 241 (далі – постанова № 241) (див. лист Держкомстату від 30.01.2003 р. № 03-04-05/18). Але відповідно до наказу Держстату від 23.08.2023 р. № 249 постанову № 241 було визнано такою, що більше не застосовується на території України.

Зверніть увагу, що п. 14 розд. ІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну України від 02.09.2014 р. № 879 (далі – Положення № 879) передбачено: інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, звіряльні відомості оформлюються відповідно до вимог, установлених Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88).  Тобто такі документи є первинними документами, при створенні яких мають застосовуватися всі обов’язкові реквізити та вимоги, встановлені Положенням № 88. При цьому матеріали інвентаризації можуть бути заповнені як рукописним способом, так і за допомогою електронних засобів обробки інформації.

Бюджетні установи відомості про результати проведених інвентаризацій оформляють за формами, визначеними наказом Мінфіну України «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 р. № 572 (далі – наказ № 572).

Також у п. 1 розд. ІV Положення № 879 зазначено, що висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов’язань і даними бухгалтерського обліку, які наводяться в звіряльних відомостях, та пропозиції щодо їх врегулювання відображаються інвентаризаційною комісією у протоколі. Його складають після закінчення інвентаризації і передають на розгляд та затвердження керівнику підприємства. У протоколі наводять: причини нестач, втрат, лишків, а також пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам. Підприємства можуть додавати до протоколів іншу інформацію, що є суттєвою для прийняття рішень щодо визнання і оцінки активів і зобов’язань та розкриття відповідної інформації у фінансовій звітності.

Тобто Положення № 879 самостійно не встановлює форми інвентаризаційних документів, але й не забороняє розробляти власні чи використовувати чинні типові форми.

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему інвентаризації, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Форми документування результатів інвентаризації

Наразі комерційні підприємства при інвентаризації можуть застосовувати типові форми з наказу № 572.

У п. 2 цього наказу зазначено, що затверджені ним типові форми для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації можуть застосовуватися іншими юрособами (незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності), а також представництвами іноземних суб’єктів господарської діяльності:

• Інвентаризаційний опис необоротних активів;
• Інвентаризаційний опис запасів;
• Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання;
• Звіряльну відомість результатів інвентаризації необоротних активів;
• Звіряльну відомість результатів інвентаризації запасів;
• Акт про результати інвентаризації грошових коштів;
• Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності;
• Акт інвентаризації наявності фінансових інвестицій;
• Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами;
• Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання;
• Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків;
• Протокол інвентаризаційної комісії.

Крім того, підприємства можуть застосовувати:

• для відображення результатів інвентаризації нематеріальних активів – типову форму НА-4 «Інвентаризаційний  опис  об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів», затверджену наказом Мінфіну України від 22.11.2004 р. № 732;
• для інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, розрахунків та незавершеного виробництва сільсько­господарських підприємств – типові форми, згадані в додатку до листа Міністерства аграрної політики України від 04.12.2003 р. № 37-27-12/14023.

Документування результатів інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості

Про порядок звірки і підтвердження дебіторської та кредиторської заборгованості ми розповідали у статті «Розрахунки з дебіторами та кредиторами: як звіритися та підтвердити заборгованість». Зокрема, навели  приклад Акту звірки розрахунків з дебіторами та кредиторами.

До викладеного у цій статті додамо, що пп. 7.2 розд. III Положення № 879 передбачено:  для підтвердження фактичної дебіторської заборгованості підприємствам – кредиторам належить передати всім дебіторам виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованості. А підприємствам – дебіторам слід підтвердити свою заборгованість або заявити свої заперечення щодо пред’явлених  кредиторами сум.

Щоб підтвердити наявні суми заборгованостей інвентаризаційній комісії слід подати дані про їх наявність, які оформляють актом звірки. Завважимо, що типової форми акту звірки немає, тому на практиці його складають у довільній формі.

Зверніть увагу, що акт звірки розрахунків не є первинним документом, адже він не пов’язаний з проведенням господарської операції, а лише підтверджує наявність  дебіторської і кредиторської заборгованості (див. судове рішення www.reyestr.court.gov.ua/Review/80268095).

Рівночасно акт звірки можна вважати доказом у справі, зокрема підтвердженням наявності заборгованості суб’єкта господарювання, її розміру, визнання боржником такої заборгованості тощо за певних умов. Зокрема, якщо інформація за актом засвідчена первинними документами і  підписами уповноважених на звірку осіб.

У акті звірки доцільно вказувати дати і номера договорів, розрахункових документів, суму заборгованості за даними кредитора і дебітора, суму розбіжностей за результатами звірки.

Ще радимо звернути увагу на додаток 1 до спільного наказу Мінекономіки, Мінфіну, Мінстату від 10.11.1998 р. № 148/234/383. У ньому наведено форму акту звіряння розрахунків, яку можна використовувати або брати за основу при розробці власного аналогічного документу.