Інвентаризація-2025: нотатки для бухгалтера

З початком жовтня розпочалися справжні «інвентаризаційні жнива». Тож до буденних функцій та щоденних обов’язків кожного з бухгалтерів додалася щорічна інвентаризація активів та зобов’язань.

Порядок проведення щорічної інвентаризації

Законодавчі вимоги

Нагадаємо, що основним нормативним актом, який регулює порядок організації та проведення інвентаризації Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну України від 02.09.2014 р. № 879 (далі – Положення № 879).

Щорічну інвентаризацію проводять для підтвердження річної звітності (ст. 10 Закону України від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», п. 5 розд. I Положення № 879). У ході її проведення перевіряються і документально підтверджуються наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінка активів та зобов’язань.

Строки інвентаризації

Про строки та обсяги проведення щорічної інвентаризації можна прочитати у статті «Порядок проведення інвентаризації-2023: пам’ятка», яка залишається актуальною й на сьогодні.

Окремі нюанси інвентаризації

Завважимо, що на ФОП вимога щодо проведення щорічної інвентаризації перед складанням фінансової звітності не поширюється. Але, наприклад, на вимогу контролюючих органів ФОП мають її проводити. При цьому ФОП під час проведення інвентаризації основних засобів, ТМЦ, коштів, зняття залишків ТМЦ, готівки може використовувати зразки форм первинних документів, які передбачені для використання юридичними особами (див., наприклад, лист ДФС від 24.05.2016 р. № 5371/К/99-99-13-04-02-14).

На практиці зчаста виникають запитання щодо необхідності проведення інвентаризації при звільненні/зміні головного бухгалтера. Тут згадаємо, що серед випадків обов’язкового проведення інвентаризації, встановлених п. 7 розд. І Положення № 879, відсутня вимога щодо такої інвентаризації. Втім єдиний  бухгалтер за договором про індивідуальну матеріальну відповідальність міг виконувати обов’язки касира. Тоді у разі зміни такої матеріально відповідальної особи (в обсягах товарно-матеріальних цінностей, які знаходяться на її відповідальному зберіганні) інвентаризація є обов’язковою (абз. 4 п. 7 розд. І Положення № 879).

Відповіді на окремі актуальні запитання щодо проведення щорічної інвентаризації можна знайти в статті «Інвентаризація-2021: окремі питання проведення та обліку результатів», яка є актуальною на сьогодні. Зокрема, в ній ми розповіли про:

визнання активів та зобов’язань як об’єктів інвентаризації. Так, на початку інвентаризаційного процесу підприємству слід заповнити певні інвентаризаційні відомості, до яких додають активи та зобов’язання, що пройшли оцінку на їх відповідність критеріям визнання такими об’єктами обліку. На практиці інвентаризаційна комісія, наприклад, надає свої висновки щодо відповідності об’єкту інвентаризації поняттю «актив». Також слід пам’ятати, що зобов’язання існує в разі одночасного виконання всіх певних критеріїв;

інвентаризацію каси. Зокрема, що комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всього, що зберігається в касі: готівки, цінних паперів, чекових книжок.  І при інвентаризації інвалютної каси підприємства можуть застосовувати порядок проведення та документування результатів цієї процедури, призначений для каси в гривнях.

інвентаризацію витрат майбутніх періодів. Так, підприємству слід перевірити відповідність витрат, віднесених до витрат майбутніх періодів протягом звітного року переліку таких витрат, зазначеному в наказі про облікову політику підприємства; підтвердити повноту і правильності відображення таких витрат на рахунку 39 та  перевірити правильність і повноту списання сум витрат майбутніх періодів за дебетом відповідних рахунків витрат поточного періоду та кредитом рахунку 39.

Заборгованості

Згідно п. 10 р. І Положення № 88 обов’язкову щорічну інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованостей проводять протягом 3 місяців до дати балансу.

У статті «Розрахунки з дебіторами та кредиторами: як звіритися та підтвердити заборгованість» ми розповіли про порядок перевірки стану розрахунків, види дебіторської та кредиторської заборгованості у взаємозв’язку з бухгалтерськими рахунками їх обліку, облік результатів та документальне оформлення такої інвентаризації.

Завважимо, що до таких заборгованостей також відносять заборгованість за податками, зборами та іншими платежами. Інвентаризація розрахунків з бюджетом – це складова річної інвентаризації активів та зобов’язань. Тобто у ході такої інвентаризації встановлюють відповідність між даними бухгалтерського обліку платника податків за рахунками 64 (податки, збори), 65 (ЄСВ) та даними системи обліку платежів податкових органів ДПС. У результаті інвентаризації суми сальдо заборгованості станом на певну дату мають бути достовірними. За інформацією про стан розрахунків платник податків має звернутися до ДПСУ. Отриману по запиту від податківців інформацію платник податків звіряє зі своїми обліковими даними підприємства і на підставі цього робить висновок про відповідність або невідповідність сальдо заборгованості в обліку станом, зокрема, на 31.12 звітного року.

Така звірка важлива, адже в її процесі складається акт інвентаризації розрахунків з бюджетом, який дозволяє вивести сальдо субрахунків 64 в розрізі кожного податку та/або збору.

Витяг з інформаційної системи органів ДПС щодо стану розрахунків з бюджетами та цільовими фондами, який готують на підставі даних ІКП платника податків можна отримати, зокрема, через Електронний кабінет.

Зверніть увагу, що наказом Мінфіну України від 20.08.2025 р. № 416 затверджено Порядок документального підтвердження стану розрахунків платника за податками, зборами, платежами та єдиним внеском на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі – Порядок № 416).

Докладно про цей ми розповіли у статті «Новий порядок підтвердження стану розрахунків платників податків». Також хочемо звернути увагу, що вищезазначений наказ набирає чинності через три місяці з дня його офіційного опублікування. З огляду на це, Порядок № 416 ще не буде чинним до закінчення щорічної інвентаризації. А значить, що до набрання чинності Порядком № 416 підприємства для підтвердження стану розрахунків з бюджетом мають застосовувати Порядок ведення податковими органами оперативного обліку податків, зборів, платежів та єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну України від 12.01.2021 р. № 5.

Докладніше про підготовку інформації про розрахунки з бюджетом можна прочитати у статті «Інвентаризація з податковим візерунком: як звірити розрахунки з бюджетом».

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему обліку щорічної інвентаризації, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Відповідальність за порушення порядку проведення інвентаризації

Відповідно до п. 4 розд. І Положення № 879 проведення інвентаризації забезпечується власником (власниками) або уповноваженим органом (посадовою особою), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів, який створює необхідні умови для її проведення, визначає об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим. У цих випадках визначені на підприємстві строки проведення інвентаризації не можуть перевищувати строків, визначених цим Положенням.

Зокрема, проведення інвентаризації є обов’язковим перед складанням річної фінансової звітності в обсязі, визначеному пунктом 6 цього розділу, з урахуванням особливостей проведення інвентаризації і в строки, визначені пунктом 10 цього розділу (п. 7 розд. І Положення № 879).

У п. 10 розд. І Положення № 879, зокрема, зазначено, що  інвентаризація необоротних активів перед складанням річної фінансової звітності проводиться до дати балансу в період трьох місяців.

Тобто при проведенні перед складанням річної фінансової звітності інвентаризації основних засобів пізніше вище встановлених строків наявне їх порушення. Але ніякі штрафні санкції за відносно підприємства не передбачено. Втім посадові особи підприємства можуть бути притягнуті за таке порушення до адміністративної та дисциплінарної відповідальності. Адміністративна відповідальність застосовується на підставі ст. 164-2 КУпАП, яка передбачає штраф за несвоєчасне та неякісне проведення інвентаризації коштів і матеріальних цінностей у розмірі від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 255 грн). Штраф за повторне порушення протягом року становитиме від 10 до 20 НМДГ (від 170 до 340 грн). Ці санкції застосовуються до керівника підприємства, оскільки згідно із законодавством саме він є посадовою особою, відповідальною за проведення інвентаризації.

Згідно зі ст. 234-1 КУпАП накладати такий штраф має право Державна аудиторська служба (див. постанови КМУ від 03.02.2016 р. № 43 і від 28.10.2015 р. № 868). Відповідно до цих норм оштрафувати можуть тільки підприємства, підконтрольні Державній аудиторській службі за переліком суб’єктів  зі ст. 2 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.1993 р. № 2939-XII. Зокрема, до цього переліку включені підприємства, які отримували в перевірюваному періоді кошти з бюджету.

Дисциплінарна відповідальність, зокрема, догана за порушення строків проведення інвентаризації, яку може  застосовувати роботодавець до працівників, винних у непроведенні інвентаризації або її проведенні з порушеннями передбачена ст. 147 КЗпП.

Отже за порушення, пов’язані із порушенням строків проведення інвентаризації, якщо підприємство підпадає під контроль  Державної аудиторської службу може бути накладений адмінштраф. Крім того, роботодавець може застосувати до винного у цьому працівника дисциплінарне стягнення у вигляді догани.