Кадрова документація на підприємстві та у ФОП: види, строки зберігання

Зауважимо, що в Кодексі законів про працю України (далі – КЗпП) немає якихось застережень щодо порядку ведення кадрового обліку роботодавцями (підприємствами та ФОП). Єдине, в ст. 49-5 КЗпП зазначено, що вимоги щодо ведення документації з кадрових питань, прийняття локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, в тому числі щодо режиму робочого часу та часу відпочинку, відпусток, а також інших документів з питань, що врегульовані трудовим договором, не поширюються на роботодавців, які застосовують спрощений режим.

Обов’язкові кадрові документи

За роз’ясненням Федерації професійних спілок України до обов’язкових кадрових документів належать:

Штатний розпис.  При цьому назви посад у штатному розписі зазначаються відповідно до  Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327;

• Правила внутрішнього трудового розпорядку;
• Табель обліку робочого часу;
• Накази з кадрових питань (по особовому складу).  Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого строку зберігання 75 років і більше та накази тимчасового строку зберігання до 5 років;
• Книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів  теж відбувається за терміном їх зберігання;
• Особові картки працівників за формою П-2. Особова картка передбачена наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25.12.2009 р. № 495/656;
• Трудові книжки працівників та Книга (журнал) обліку руху трудових книжок;
• Графік відпусток;
• Трудові угоди (контракти);
• Колективний договір (для юридичних осіб);
• Посадові (робочі) інструкції працівників;
• Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами;
• Положення про охорону праці;
• Дозвіл на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних;
• Зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації (угода).

На думку ФПСУ даний перелік не є вичерпний, законодавством можуть бути передбачені інші документи.

Відповідно до ч. 1 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

А в Управлінні інспекційної діяльності у Запорізькій області Південно-Східного міжрегіонального управління Державної служби з питань праці уточнюють: роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які будуть вестися на період воєнного стану. І далі підкреслюють: серед обов’язкових документів – штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, табель обліку робочого часу, накази з кадрових питань, особові картки працівників, їх трудові книжки та журнал  обліку руху трудових книжок, графік відпусток, трудові договори, посадові інструкції. Бажано, щоб кадрова служба створила цифрові копії згаданих документів, які доцільно розмістити на декількох носіях у різних регіонах (жорсткі диски комп’ютерів, флеш-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), зберегти в хмарних сховищах (google-диск, файлообмінники, тощо). Це убезпечить від втрати документів у разі фізичного знищення одного з носіїв.

Розглянемо окремі з обов’язкових кадрових документів.

Розпорядження (накази) за особовим складом

Мовиться про накази про прийняття на роботу, переведення, відпустки, відрядження, звільнення тощо.

Зверніть увагу, що типові форми  первинної  облікової  документації  підприємств з питань праці затверджені наказом  Державного комітету статистики України від 05.12.2008 р. № 489. Зокрема:

№ П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»;

№ П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;

№ П-4  «Наказ  (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)».

Це типові форми, які роботодавці за необхідністю доповнюють додатковими відомостями.  Також роботодавці можуть складати накази в довільній формі: з урахуванням реквізитів типових форм.

Книга наказів (журнал обліку наказів)

У листі Мінпраці від 19.10.2005 р. № 09-487 сказано, що книга реєстрації    наказів (форму якої також запропоновано у цьому листі)  повинна   бути   пронумерована, прошнурована,  скріплена підписом керівника та печаткою підприємства (за її наявності).

Трудовий договір

Його укладають у письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). За зразок на практиці беруть  форму трудового договору, затверджену наказом Мінпраці України від 08.06.2001 р. № 260.

Зверніть увагу, що при перевірках трудового законодавства перевіряють  наявність трудових договорів і повідомлень про прийняття працівників на роботу (за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413).

Про трудовий договір ми розповіли у статті «Трудовий договір: зразок й особливості укладання».

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Вони визначають трудовий розпорядок на підприємствах, в установах, організаціях, тобто регламентують додержання працівниками трудової дисципліни. Мінсоцполітики вважає, що такий організаційний документ повинен бути і в ФОП – роботодавців (див. листи Мінсоцполітики України від 28.12.2017 р. № 568/0/22-17/134 та від 21.06.2017 № 312/0/22-17/13). Докладніше про Правила внутрішнього трудового розпорядку див. у однойменній статті.

Штатний розпис

Це документ, який встановлює для підприємства структуру, штати й посадові оклади працівників. Штатний розпис обов’язково містить назви посад, чисельність персоналу та оклади за кожною посадою (див. лист Мінпраці України від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07).

До речі, ФОП не обов’язково складати штатний розпис, він може це зробити за власним бажанням (див. лист Мінсоцполітики України від 21.05.2019 р. № 34/0/23-19/133).

Докладніше про штатний розпис ми розповіли у статті «Штатний розпис: складаємо на 2023 рік».

Якщо вам важливі нюанси не лише на тему кадрового обліку, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Строки зберігання кадрових документів

Згідно з главою 6 розд. 2 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях, затверджених наказом Мінюсту України від 18.06.2016 р. № 1000/5, накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. При цьому не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання.

Відповідно до ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту України від 12.04.2012 р. № 578/5, до наказів з кадрових питань (особового складу) тривалого строку зберігання  (75 років) належать, зокрема, накази про:

• прийняття на роботу;
• переміщення за посадою;
• переведення на іншу роботу;
• сумісництво;
• звільнення;
• атестацію, підвищення кваліфікації, стажування;
• заохочення (нагородження, преміювання);
• оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги;
• всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;
• відпустки щодо догляду за дитиною;
• відпустки без збереження заробітної плати.

До наказів тимчасового строку зберігання (5 років) відносять, зокрема, накази про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням.

І ще важливо! Зверніть увагу на Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 р. № 7 (далі – Збірник № 7). Він містить уніфіковані форми найпоширеніших видів організаційно-розпорядчих документів, що створюються, зокрема, на підприємствах, в установах, організаціях, будь-яких інших юридичних особах незалежно від форм власності.  Також у Збірнику № 7 наведено пояснення щодо заповнення таких уніфікованих форм.

Зокрема, у Збірнику № 7 є такі документи, як Штатний розпис, Графік відпусток,  Посадові і робочі інструкції, Правила внутрішнього трудового розпорядку тощо. І буде не зайвим знати знати про зміст та мету кожного із цих та інших організаційно-розпорядчих документів.

Див. також статтю «Правила оформлення первинних, організаційно-розпорядчих документів підприємства».