Касова книга: як вести та зберігати

Касова книга – це документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі. Їх форму наведено у додатку 5 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ України від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148).

Тож форма касової книги (типова форма № КО-4) визначена у додатку 5 до Положення № 148 і передбачено ведення цієї книги впродовж одного календарного року.

Вимоги до оформлення

Аркуші касової книги нумеруються та прошнуровуються, опечатуються відбитком печатки, за наявності її в на підприємстві. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчуються підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (абз. 5 та 6 п. 39 розд. IV Положення № 148).

У касовій книзі записи здійснюються у двох примірниках. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги – «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги – «Звіт касира», є документами, за якими касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Відповідно до п. 39 розд. ІV Положення № 148 підприємства відображають у касовій книзі усі надходження і видачу готівки в національній валюті.

Кожне підприємство (юрособа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Виправлення в касовій книзі не допускаються. Зроблені виправлення підписуються касиром, а також головним бухгалтером або особою, яка його заміщує.

Касир здійснює записи в касовій книзі за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі (п. 40 розд. IV Положення № 148). За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день не здійснюються.

Касир щоденно в кінці робочого дня підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі. Готівка, видана за видатковими відомостями на виплати, пов’язані з оплатою праці, відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат згідно з п. 18 розд. II Положення № 148, а закриття вищезазначених документів та виписка відповідних видаткових касових ордерів здійснюються в порядку, визначеному в п. 31 розд. III Положення № 148.

Підприємства, що мають відокремлені підрозділи, які проводять касові операції і режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства – юрособи (у тому числі у вихідні та святкові дні), внутрішнім документом визначають порядок взаємодії відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства – юрособи відповідно до вимог законодавства України.

Керівник підприємства визначає відповідним внутрішнім розпорядчим актом перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, зазначені у розд. III та IV Положення № 148, задля забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю (п. 45-1 розд. IV Положення № 148).

Згідно з п. 42 розділу ІV Положення № 148 контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.

Зверніть увагу! Підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення й роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира»), які за формою і змістом повинні відтворювати форму й зміст касової книги в паперовому вигляді (п. 41 розд. IV Положення № 148).

Протягом року «Вкладний аркуш касової книги» зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства – юридичної особи, а підшивки формуються в книгу.

При цьому, якщо у касовій книзі залишились не заповненні сторінки (пусті), то на таких сторінках проставляються прочерки або на наступній сторінці після останнього запису ставиться дата закінчення книги та засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юридичної особи). Порядок закриття касової книги у випадку зміни її форми відповідно до законодавства, здійснюється таким чином, як і по закінченні календарного року. У разі, якщо протягом календарного року касова книга закінчується або змінюється її форма, то нумерація сторінок у наступній касовій книзі повинна розпочинатись з «1».

Якщо касова книга велась в електронній формі, то після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку, які формуються в книгу. Така книга засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера, і передається для зберігання відповідно до законодавства України.

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему касової книги, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Строки  зберігання

Згідно з п. 44.3 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст.ст. 39 та 39-2 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст.ст. 39 та 39-2 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Терміни зберігання за п. 44.3 ПКУ документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.

Рівночасно у ст. 352 п. 4.2 глави 4 розд. І Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5) зазначено: строк зберігання книг, журналів, карток обліку, у тому числі касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо) становить 3 роки з урахуванням примітки 2 до ст. 186 п. 3.1 глави 3 розд. І Переліку № 578/5.

При цьому платники податків зобов’язані після закінчення касової книги, яка велась на паперових або на електронних носіях, зберігати її протягом не менш як 3 роки з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 3 роки з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 3 роки з дня завершення терміну їх дії).