Книга обліку розрахункових операцій: коли та як оформлювати

Книга обліку розрахункових операцій (далі – КОРО), як і розрахункова книжка, про яку ми поговоримо пізніше напряму пов’язана з РРО. Так, у п. 2 глави 4 розд. ІІІ Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну України від 14.06.2016 р. № 547, сказано: на період виходу з ладу РРО та здійснення його ремонту або у разі тимчасового (не більше 7 робочих днів) відключення електроенергії проведення розрахункових операцій здійснюється з використанням КОРО та розрахункової книжки або із застосуванням належним чином зареєстрованого резервного РРО.

При цьому суб’єкт господарювання зобов’язаний:

• у разі незастосування РРО у випадках, передбачених Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР, проводити розрахунки з використанням КОРО та розрахункової книжки (далі – РК) з додержанням встановленого порядку їх ведення, крім певних випадків;
• зберігати в господарській одиниці останню використану КОРО та поточну РК, що використовується на період виходу з ладу РРО, здійснення його ремонту або у разі тимчасового (не більше 7 робочих днів) відключення електроенергії.

Зверніть увагу! Суб’єкт господарювання може прийняти рішення про те, що у випадках виходу з ладу РРО або відключення електроенергії розрахункові операції не проводяться до моменту належного підключення резервного РРО або включення електроенергії, про що зазначає у реєстраційній заяві. Тобто суб’єкт господарювання має право не реєструвати та не зберігати КОРО та РК. Задля цього у реєстраційному посвідченні на РРО слід зазначити, що КОРО на цей РРО не реєструвалась і у випадках виходу з ладу РРО або відключення електроенергії проведення розрахункових операцій не здійснюється.

Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій також затверджено наказом Мінфіну України від 14.06.2016 р. № 547 (далі – Порядок № 547). Далі пройдемося по окремим важливим моментам цього документу щодо КОРО.

Реєстрація КОРО

Реєструють КОРО в податковому органі за основним місцем обліку суб’єкта господарювання як платника податків. Суб’єкт господарювання – платник податку на прибуток може реєструвати КОРО за місцезнаходженням своїх відокремлених підрозділів, які розташовані на території іншої, ніж такий суб’єкт, територіальної громади.

КОРО за місцезнаходженням відокремлених підрозділів та господарських одиниць юридичної особи реєструються за кодом ЄДРПОУ юридичної особи.

КОРО реєструється на кожний РРО або на окрему господарську одиницю, якщо згідно із законодавством розрахунки можуть проводитися без застосування РРО. При реєстрації першої КОРО на окрему господарську одиницю в податковому органі їй присвоюється фіскальний номер.

Кількість КОРО, що реєструються одночасно, не обмежується.

КОРО має бути прошнурована, послідовно пронумерована та мати належним чином установлені засоби контролю, щоб унеможливити її розшнурування або вилучення її аркушів без порушення цілісності засобу контролю.

Реєструють КОРО на підставі реєстраційної заяви (у паперовій чи електронній формі).

За відсутності підстав для відмови в реєстрації КОРО посадова особа контролюючого органу не пізніше двох робочих днів з дня отримання заяви реєструє КОРО шляхом внесення даних до інформаційно-телекомунікаційної системи ДПСУ.

Форму КРО на РРО наведено в додатку 1 до Порядку № 547, форму КОРО на господарську одиницю – у додатку 2 до Порядку № 547.

Використання зареєстрованої на господарську одиницю КОРО передбачає:   

• наявність КОРО в господарській одиниці, на яку ця книга зареєстрована, або на місці проведення розрахунків;
• здійснення записів про реквізити розрахункових квитанцій до початку використання розрахункової книжки та безпосередньо після закінчення її використання у межах робочого дня чи зміни;
• щоденне виконання записів про рух готівки та суми розрахунків, при цьому дані за сумами, отриманими від покупців (клієнтів), та дані за сумами, виданими покупцям (клієнтам), записуються окремо.

До початку використання КОРО  на  титульній сторінці слід зазначити дату початку її використання.

Записи у КОРО слід виконувати кульковою ручкою з пастою темного кольору.

Використання та ведення КОРО

КОРО має бути наявним на місці проведення розрахунків поруч з РРО.

Суб’єкт господарювання повинен зберігати щоденні Z-звіти (в паперовій та/або електронній формі), на підставі яких заповнюють розд. І КОРО, у будь-який зручний та не заборонений чинним законодавством спосіб. Це має можливість візуального перегляду Z-звітів для підтвердження факту оприбуткування готівки та повноти обліку здійснених розрахункових операцій. Адже оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги, є забезпечення зберігання щоденних Z-звітів в електронній формі і занесення інформації до КОРО: у разі її використання на період виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії.

При веденні розд. І КОРО:

• суб’єкт господарювання за власним бажанням у графах 5-10 може створювати додаткові графи для зазначення сум розрахунків, суми ПДВ, акцизного податку, виданих під час повернення товару коштів, які отримані (видані) з використанням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо;
• за власним бажанням виконувати додаткові записи, що підсумовують дані за розрахунками за день чи за місяць;
• у графі 10 зазначається також сума коштів, виданих держателям електронних платіжних засобів за рахунок готівкової виручки або готівки, отриманої з банку (якщо така послуга передбачена правилами відповідної платіжної системи).

При веденні розд. ІІ КОРО:

• обліковують розрахункові квитанції, використані під час відключення електроенергії або в період ремонту РРО. Графи 1-5 заповнюють до початку використання РК, графи 6-8 – до початку реєстрації розрахункових операцій за допомогою РРО після відновлення постачання електроенергії чи встановлення РРО після ремонту.

Якщо початок та закінчення одного циклу використання РК при відключенні електроенергії чи на період ремонту РРО припадають на різні робочі дні, за кожний робочий день у розд. 2 КОРО на РРО здійснюються окремі записи, при цьому графи 1, 2 заповнюються тільки в перший, а графа 8 – тільки в останній день одного циклу використання РК.

Якщо початок та закінчення одного циклу використання РК припадають на різні робочі дні, на підставі даних розрахункових квитанцій щодня здійснюють записи в розд. І КОРО. До запису за перший день слід включити дані про відповідні суми (графи 3-10) за контрольною стрічкою з початку робочого дня до моменту виходу з ладу РРО або відключення електроенергії. У записі за даними Z-звіту, роздрукованого після відновлення роботи на РРО, необхідно зазначити, за які попередні дати підсумовані дані в цьому Z-звіті.

Виправлення помилок у КОРО

Виправити записи можуть тільки ті особи, які здійснювали ці записи, або особи, що виконують їх обов’язки. Виправлення слід засвідчують підписом відповідальної особи суб’єкта господарювання або суб’єкта господарювання – ФОП.

Зіпсовані аркуші КОРО та такі, на яких зроблено понад 5 виправлень перекреслити по діагоналі з обох боків, зробити на них напис «Анульовано», проставити дату анулювання, засвідчити підписом відповідальної особи суб’єкта господарювання або суб’єкта господарювання – ФОП. Усі дані з анульованого аркуша переносять на новий аркуш КОРО, номер якого проставляють на анульованому аркуші.

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему КОРО, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Закінчення використання КОРО та її зберігання

Після закінчення використання КОРО на її титульній сторінці зазначають дату закінчення. За відсутності у суб’єкта господарювання бухгалтерії до останньої сторінки КОРО підклеюють акти про видачу коштів та акти про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку.

Використану КОРО зберігають протягом трьох років після її закінчення.

Перереєстрація КОРО

Її проводять:

• у разі зміни даних щодо суб’єкта господарювання, які зазначаються у КОРО (податковий номер або серія та номер паспорта для фізичних осіб, які через релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та мають відмітку в паспорті, найменування (прізвище, ім’я, по батькові));
• адреси та/або назви господарської одиниці, де використовується РРО;
• сфери застосування РРО;
• версії внутрішнього програмного забезпечення РРО;
• у разі встановлення розбіжностей чи помилок у записах на титульній сторінці КОРО.  

Для цього не пізніше п’яти робочих днів з дня виникнення підстав для перереєстрації суб’єкт господарювання подає до контролюючого органу за місцем реєстрації КОРО реєстраційну заяву (у паперовій чи електронній формі) з позначкою «Перереєстрація» із зазначенням причини перереєстрації та КОРО, яка підлягає перереєстрації.

КОРО залишається чинною до дати виникнення змін у даних щодо суб’єкта господарювання, які зазначаються на її титульній сторінці.

У разі зміни місцезнаходження або місця проживання, включення/невключення суб’єкта господарювання до Реєстру великих платників податків, реорганізації податкових органів чи з інших причин, унаслідок яких змінюється контролюючий орган, в якому стоїть на обліку платником податків суб’єкт господарювання за основним місцем обліку, протягом двох робочих днів після переведення платника податків на обслуговування до контролюючого органу за новим місцем обліку автоматично ДПС здійснюється перереєстрація КОРО за новим основним місцем обліку платника податків.

При цьому КОРО видана за попереднім місцем обліку є чинною до моменту виникнення змін у даних щодо суб’єкта господарювання, які зазначаються на титульній сторінці КОРО.

Скасування реєстрації КОРО

Скасування реєстрації КОРО здійснюють одночасно зі скасуванням реєстрації РРО або за заявою суб’єкта господарювання: у разі викрадення, втрати, прийняття розпорядчого документа про те, що під час виходу з ладу РРО або відключення електроенергії проведення розрахункових операцій не здійснюється до моменту належного підключення резервного РРО або включення електроенергії, непридатності для використання тощо.

Рішення про скасування реєстрації КОРО може ухвалити керівник контролюючого органу за місцем реєстрації РРО або уповноважена особа контролюючого органу, якщо порушено цілісність засобу контролю, встановленого на КОРО, та/або виявлено факт опломбування КОРО підробленим засобом контролю або таким, номер якого не збігається з номером, зазначеним у заяві на реєстрацію.