Компенсація за невикористану відпустку при звільненні

Дата публікації
16 Лис 2020

Робити розрахунок компенсації за невикористані дні відпусток доводиться майже кожному бухгалтеру, бо це обов’язкова процедура при звільненні працівників. Тут доводиться задіяти не лише арифметичні здібності, а й інформацію із кадрових документів та вимоги трудового законодавства. Тож коли і за яким алгоритмом рахують компенсацію при звільнення розповімо у статті.

Умови компенсації невикористаної відпустки при звільненні

Список випадків, коли виплачують компенсацію за невикористані дні відпусток, виписаний у ст. 24  Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

По-перше, при переведенні працівника на роботу на інше підприємство грошову компенсацію за бажанням працівника перераховують на рахунок підприємства, на яке працівник перевівся.

По-друге, за бажанням працівника частину щорічної відпустки можна замінити грошовою компенсацією. В такому випадку тривалість наданих працівникові відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні. Однак для неповнолітніх працівників така заміна не допускається.

По-третє, у разі смерті працівника, грошову компенсацію виплачують спадкоємцям.

По-четверте, не існує термінів, після збігу яких працівник може втратити право на компенсацію. При звільненні доведеться рахувати невикористані дні відпусток за весь час роботи працівника.

Види відпусток, за які нараховується компенсація при звільненні

У разі звільнення працівникові виплачують грошову компенсація за всі невикористані ним дні

– щорічної відпустки;

– додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (далі — додаткова відпустка на дітей).

Натомість не компенсують працівникам невикористані ними дні:

– додаткової відпустки у зв’язку з навчанням;

– творчої відпустки;

– відпустки для підготовки та участі в змаганнях;

– чорнобильської відпустки;

– додаткової відпустки учасникам бойових дій.

Розрахунок кількості днів невикористаної відпустки на дату звільнення

Кількість днів щорічної відпустки, за які необхідно виплатити компенсацію працівникові, розраховують виходячи з належної йому тривалості щорічної відпустки згідно з Законом про відпустки та пропорційно відпрацьованому ним часу. Адже загального нормативно-правового акта, який би визначав порядок розрахунку кількості днів щорічної відпустки, немає. На це свого часу вказувало Мінсоцполітики у листі від 24.06.2011 р. № 208/13/116-11.

Для щорічних відпусток оперують поняттями «робочий рік», який відраховують від дати прийняття на роботу, а також «стаж роботи для визначення права на відпустку». При обчисленні стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, керуємося ст. 9 Закону про відпустку.

Натомість додаткову відпустку на дітей надають за календарний, а не робочий рік. Тож незалежно від стажу роботи працівниця щороку має право на таку відпустку повної тривалості.

При обчисленні тривалості невикористаних днів щорічної відпустки та додаткової відпустки на дітей працює правило: святкові та неробочі дні (список зі ст. 73 КЗпП) не враховують.

Алгоритм обрахунку кількості невикористаних днів щорічної відпустки продемонструємо на прикладі.

Приклад 1. Працівник має право на щорічну основну відпустку 24 к.дн. Його прийнято на роботу 10.03.2020 р., а звільнився він 09.10.2020.

В такому разі робочий рік розпочався 10.03.2020 р. і за період по 09.03.2021 р. працівник набув би право на щорічну основну відпустку повної тривалості 24 к.дн.

Проте фактично працівник працював упродовж березня-жовтня 2020 року (за вирахуванням святкових та неробочих днів):

(22 к. дн. + 29 к. дн. + 29 к. дн. + 28 к. дн. + 31 к. дн. + 30 к. дн. + 30 к. дн. + 9 к. дн.) = 208 к. дн.

Тому далі визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день в цілому за рік:

24 к. дн. : (365 к. дн. – 11 к. дн (святкові і неробочі дні)) = 0,0678 к. дн.

Потім одержаний результат множимо на кількість календарних днів, які припали на період роботи, та отримаємо кількість зароблених днів щорічної основної відпустки:

0,0678 к. дн. × 208 к. дн. = 14,10 (округлюємо до 14 к. дн.).

Тож, якщо працівник за період своєї роботи не скористався жодним днем щорічної відпустки, то саме за 14 к. дн. йому мають виплати грошову компенсацію при звільненні.

Розрахунковий період для компенсації

Керуємося правилами, описаними в Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженому постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (далі — Порядок № 100). Згідно з п. 2 цього порядку середню зарплату для виплати компенсації за невикористані відпустки обчислюють виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати компенсації.

Якщо працівник працював менше року, тоді середню зарплата рахують із виплат за фактичний час роботи (із першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому або виплачують компенсацію за невикористану відпустку).

Водночас виключають із розрахункового періоду час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково (абз. 6 п. 2 Порядку № 100).

Розрахунок суми компенсації

Алгоритм розрахунку компенсації за невикористану відпустку передбачає декілька кроків.

1. Визначаємо кількості днів невикористаної відпустки за період роботи працівника.

2. Сумуємо заробіток за розрахунковий період. Зарплатні виплати, які включають до розрахунку наведені в п. 3 Порядку № 100, а ті, що виключають — у п. 4 цього Порядку.

3. Рахуємо кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством). Як правило, якщо у 12 місячний розрахунковий період потрапляє 29 лютого високосного року, тоді 366 к. дн. – 11 к. дн., а коли ні — 365 к. дн. – 11 к. дн.

4. Обчислюємо середньоденний заробіток, розділивши сумарний заробіток на кількість календарних днів розрахункового періоду.

5. Одержаний результат перемножуємо на число календарних днів відпустки і отримаємо суму компенсації.

Наочно покажемо на прикладах як визначати розрахунковий період й обчислити суму компенсації.

Приклад 2. Візьмемо вихідні дані щодо періоду роботи працівника із прикладу 1 та доповнимо, що його посадовий оклад становить 8000 грн, весь період повністю відпрацьований.

Сумарний заробіток за розрахунковий період березень-жовтень 2020 року складе:

6 095,23 грн (березень) + 8000 грн × 6 міс + 2 666,67 грн (жовтень) = 56761,90 грн.

Середньоденний заробіток:

56761,90 грн : (365 к.дн – 11 к.дн) = 160,34 грн.

Сума відпускних дорівнюватиме:

160,34 грн × 14 к.дн = 2244,76 грн.

Приклад 3. Працівника прийнято на роботу 27 липня 2020 року, а 5 жовтня 2020 року він звільнився. Він має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 к. дн. За розрахунковий період (серпень – вересень 2020 року) йому нарахували зарплату — 12600 грн, також була відпустка без збереження зарплати тривалістю 15 к. дн.

Стаж роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (за вирахуванням святкових і неробочих днів), становить:

5 к. дн. + 30 к. дн. + 30 к. дн. + 5 к. дн. = 70 к. дн.

Кількість календарних днів щорічної основної відпустки, за які виплачують грошову компенсацію:

(24 к. дн. : (365 к. дн. – 11 к. дн.)) × 70 к. дн. = 4,75 к. дн. (із округленням — 5 к. дн.).

Кількість календарних днів розрахункового періоду (серпень – вересень 2020 року) за вирахуванням святкових і неробочих днів та відпустки без збереження зарплати:

30 к.дн + 30 к.дн – 15 к.дн = 45 к.дн.

Середньоденна зарплата:

12600 грн : 45 к.дн = 280 грн.

Сума компенсації за невикористані дні щорічної основної відпустки:

280 грн × 5 к.дн = 1400 грн.

Приклад 4. Працівника прийняли на роботу 01.10.2020, а 16.10.2020 він звільнився. Його посадовий оклад 10000 грн, а щорічна основна відпустка – 24 к.дн.

У наведеному прикладі у працівника відсутній повний відпрацьований місяць (з першого по перше число), які передують його звільненню. У такому разі компенсацію за невикористану відпустку обчислюють виходячи з посадового (місячного) окладу (тарифної ставки), установленого на момент його нарахування (абз. 3 п. 4 Порядку № 100).

Тож для початку визначимо стаж, який надає право на щорічну основну відпустку (виключивши святкові та неробочі дні):

16 к. дн. – 1 к. дн. (святковий день) = 15 к. дн.

Кількість днів щорічної основної відпустки, які заробив працівник за відпрацьований час:

24 к. дн. : (365 к. дн. – 11 к. дн.) × 15 к. дн. = 1,017 к. дн. (округлюємо до 1 к. дн.).

Сумарний заробіток, який визначаємо в цьому прикладі перемноживши посадовий оклад на 12 місяців:

10000 грн × 12 міс. = 120000 грн.

Середньоденна зарплата:

120000 грн : (365 к.дн – 11 к.дн) = 338,98 грн.

Сума компенсації за невикористаний день щорічної основної відпустки:

338,98 грн × 1 к.дн = 338,98 грн.

Оподаткування компенсації за невикористану відпустку

Грошову компенсацію за невикористані щорічні (основні та додаткові) відпустки, а також за додаткові відпустки на дітей (у розмірах, передбачених законодавством) включають до фонду додаткової зарплати і вважають виплатою за невідпрацьований робочий час (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5).

Цією Інструкцією користуються для визначення видів виплат, що належать до основної, додаткової зарплати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні ЄСВ (пп. 5 п. 3 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449). Сума нарахованої застрахованій особі зарплати за усіма її видами становить базу нарахування ЄСВ (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI).

Тому на суму грошової компенсації за невикористану відпустку нараховують ЄСВ. Проте, якщо таку компенсацію нарахували уже після звільнення працівника, тоді це уже виплатами за невідпрацьований час, а особа уже не в статусі застрахованої. Тому на суму грошової компенсації за невикористану відпустку, виплачену після звільнення, ЄСВ не нараховують.

Суму грошової компенсації відносять до зарплатних виплат, які за пп. 164.2.1 ПКУ включають до доходу, оподаткованого ПДФО. Також вона є об’єктом оподаткування військовим збором (пп. 1.2 п. 161 підрозділу 10 pозділу XХ ПKУ)

Поширені питання щодо компенсації за невикористану відпустку

Яка відповідальність роботодавця при невиплаті компенсації за невикористану відпустку?
У разі невиплати компенсації інспектори з праці можуть застосувати адмінштраф до посадових осіб у розмірі від 510 до 1700 грн (ст. 41 КпАП).
Натомість на роботодавця чекає мінімальний «трудовий» штраф у розмірі 1 мінімальної заплати (абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Але це при умові, що затримка у виплаті компенсації тривала не більше одного місяця. Інакше можна очікувати на штраф у розмірі 3 мінімальних зарплат, як за порушення встановлених строків виплати зарплати працівникам, інших виплат, передбачених законодавством про працю, більш як за один місяць (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП).
Чи виплачують компенсацію за невикористану відпустку працівникам, які не пройшли випробувальний термін?
Так, для них також рахують, залежно від відпрацьованого часу, кількість зароблених днів щорічної відпустки, за які виплачують грошову компенсацію при звільненні.
Чи можна написати заяву на отримання грошової компенсації за невикористану відпустку без звільнення?
Це можливо лише у тому випадку, якщо тривалість щорічної основної та додаткової відпустки працівника перевищує 24 к. дн. В такому випадку працівник подає відповідну заяву з проханням виплатити йому грошову компенсацію за обрану кількість невикористаних днів щорічної відпустки, які перевищили 24 к. дн. На підставі цієї заяви формують наказ про виплату грошової компенсації.
Проте, якщо у працівника є лише право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 к. дн, то замінити її грошовою компенсацією не можна. Лише у випадку звільнення грошову компенсацію виплачують за усі невикористані дні відпустки.
Чи виплачується компенсація за період перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною?
Ні, за цей період, якщо жінка протягом відпустки, не працювала на умовах неповної зайнятості, грошова компенсація не виплачується оскільки час перебування у відпустці для догляду за дитиною до трьох років не входить до відпускного стажу.

Проходить набір

Онлайн-курс з Перевірок

Онлайн-курс з Перевірок

    Навчіться проходити перевірки Податкової впевнено і без штрафів усього за за 5 ...

    Ігор Січеславський
    Спікер Ігор Січеславський

    Коментарі 0

      Отримайте PDF Чек-лист

      Експрес-аудит правильності Вашої бухгалтерії

      Найближчі курси

      Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0 + BAS

      Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0 + BAS

        Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

        Світлана Шанайда
        Спікер Світлана Шанайда
        Онлайн-курс по РРО

        Онлайн-курс по РРО

          Навчіться працювати з РРО впевнено і без штрафів всього за 3 тижні

          Олександра Герасименко
          Спікер Олександра Герасименко
          Онлайн-курс з МСФЗ

          Онлайн-курс з МСФЗ

            Навчіться готувати фінансову звітність за МСФЗ впевнено і без помилок, завдяки ...

            Мирослав Катона
            Спікер Мирослав Катона