Кошти на відрядження та під звіт: видача авансу, відшкодування витрат, звітність

З 01.04.2023 р. у новій редакції відповідно до Закону України від 12.01.2023 р. № 2888-ІХ почав діяти п. 170.9 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). Нагадаємо, шо цей пункт встановлює особливості оподаткування суми надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.

Витрати на відрядження

Не включають до оподатковуваного доходу працівника або члена керівного органу підприємства добові у розмірі:

• при відрядженні по Україні не більше 0,1 мінімальної зарплати (МЗП), встановленої на 1 січня звітного року на кожен день відрядження (в 2023 році МЗП складає 6700 грн, тож денний розмір добових дорівнює 670 грн);
• при відрядженні  за кордон не вище 80 євро за кожен календарний день закордонного відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, за кожен такий день.

Кількість днів відрядження для розрахунку добових визначають відповідно до оновленого пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ: вона встановлюється відповідно до наказу про відрядження за наявності одного або кількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Підтвердні документи

До таких документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т. ч. електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання;
• страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Зверніть увагу, що оновлений  пп. 170.9.1 ПКУ вже не згадує, як обов’язкові документи посадковий талон та розрахункові документи на придбання транспортних квитків.

Розрахунки платіжними картками.  В оновленому пп. 170.9.2 ПКУ встановлено порядок документального підтвердження витрат, які понесені у відрядженнях або при виконанні окремих цивільно-правових дій із застосуванням платіжних інструментів.

Наприклад, якщо підзвітна особа використовувала платіжну картку (корпоративну або особисту) або її реквізити (скажімо, для здійснення платіжних операцій в інтернеті) вартість витрат слід підтверджувати випискою та/або відомостями з рахунку. У цих документах має бути інформація про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано тій чи інший платіжний інструмент.

Такий документ може бути в електронній або паперовій формі (пп. 170.9.2 ПКУ).

Нагадаємо, що  відповідно до п. 63 ч. 1 ст. 1 Закону України «Про платіжні послуги» від  30.06.2021 р. № 1591-IX (далі –Закон № 1591) платіжний інструмент – персоналізований засіб, пристрій та/або набір процедур, що відповідають вимогам законодавства та погоджені користувачем і надавачем платіжних послуг для надання платіжної інструкції. Держателем платіжного інструменту є фізична особа, яка на законних підставах використовує його для ініціювання платіжної операції, тобто для внесення, переказу або зняття коштів ( пп. 7 п. 3 р. І Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.07.2022 р. № 164).

Одним із різновидів платіжного інструменту є електронний платіжний засіб – платіжний інструмент, реалізований на будь-­якому носії, що містить в електронній формі дані, необхідні для ініціювання платіжної операції (п. 13 ч. 1 ст. 1 Закону № 1591). І платіжні картки  (корпоративні чи особисті) є електронними платіжними засобами.

Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему обліку відряджень, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Може статися, що у відрядженого відсутні рахунки з готелю чи транспортні квитки або інші необхідні документи.

На практиці у цьому випадку можуть допомогти так звані посвідчення про відрядження, які можуть підтвердити  факт перебування відрядженого працівника у місці призначення.

Отже не є доходом фізособи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів юридичної особи, сума відшкодованих їй витрат на відрядження в межах фактичних витрат на проїзд, оплату вартості проживання у готелях (мотелях), оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування тощо: за наявності відповідних підтвердних документів.

Подання підтвердних документів

Подпунктом 170.9.3 ПКУ встановлено період подання документів, які підтверджують суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових договорів у разі здійснення безготівкових розрахунків із використанням платіжних інструментів, включно з корпоративними або особистими платіжними інструментами, чи їх реквізитами, та повернення роботодавцю, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей.

Підтвердні документи платник податку – підзвітна особа подає до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він:

• завершує відрядження;
• завершує виконання окремого цивільно-правового договору за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Також пп. 170.9.3 ПКУ передбачено: Якщо під час відрядження чи виконання окремого цивільно-правового договору для проведення розрахунків платник податку – підзвітна особа застосувала платіжний інструмент (у т. ч. особистий або корпоративний), чи його реквізити, а списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами надавач платіжних послуг здійснив пізніше дати, коли підзвітна особа завершила відрядження або виконання окремого цивільно-правового договору, строк подання підтвердних документів продовжується на один календарний місяць.

Видача авансу

Статтею 121 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) передбачено, що роботодавець зобов’язаний видати працівнику аванс на відрядження, у тому числі добові за час перебування працівника у відрядженні, оплата проїзду тощо. Тож згідно зі ст. 121 КЗпП роботодавець має до початку відрядження оплатити працівнику, зокрема, проїзд, проживання, виплатити добові. При цьому аванс видається до початку відрядження, але не раніше дати видання наказу про направлення у відрядження (див. лист Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13).

Несвоєчасна виплата авансу на відрядження, зокрема, добових є порушенням норм трудового законодавства.

Мінсоцполітики ще у листі від 21.12.2016 р. № 1732/0/101-16/28 наголосив: згідно зі ст. 12 Закону України від 24.03.95 р. № 108/95-ВР гарантії та компенсації працівникам у разі службових відряджень є мінімальними державними гарантіями в оплаті праці. І судові органи вважають, що невиплата добових кваліфікується як недотримання мінімальних держгарантій в оплаті праці.

Кошторис. Це документ, який ще називають довідкою-розрахунком витрат на відрядження містить розрахунок складових частин витрат на відрядження. Затверджує кошторис керівник підприємства. Кошторис є обов’язковим для держпідприємств та бюджетників (див. Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59). Звичайні підприємства можуть складати кошторис за власним бажанням. На практиці з кошторисом попередньо ознайомлюють під підпис працівника, якого направляють у відрядження, під яке власне й складають кошторис витрат.

Складають кошторис перед видачею авансу на відрядження на підставі наказу про відрядження. У такому документі, крім добових, варто передбачати й інші витрати на відрядження: проїзд, проживання тощо.

Авансовий звіт

Відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ цей звіт складають у разі, зокрема;

наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку на доходи фізособи;

використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включно з отриманою із застосуванням платіжних інструментів).

Авансовий звіт можна подавати у паперовій або електронній формі з дотриманням вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV та Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.

Авансовий звіт не складається і не подається, якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових договорів платник податку – підзвітна особа застосував платіжні інструменти (у т. ч. особисті чи корпоративні) чи їх реквізити для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та відсутній оподатковуваний дохід.