Кошти під звіт: видача, облік, звітність

На практиці всі вже призвичаїлися до таких понять, як підзвітні особи та кошти під звіт. Але у Положенні  про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженому постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148) відсутнє визначення цих термінів. Рівночасно у п. 19 Положення № 148 зазначено, що суб’єкти господарювання видають готівку під звіт або на відрядження підзвітним особам відповідно до законодавства України. Також у цьому пунктів перелічені випадки та строки видачі готівки під звіт:  

• на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини – на строк не більше 10 робочих днів;

• на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів – на строк не більше 30 робочих днів;

• на всі інші виробничі (господарські) потреби – на строк не більше двох робочих днів.

Причому готівку під звіт видати підзвітній особі можна лише за умови звітування нею за раніше отримані під звіт суми.

Перш ніж далі розглянути порядок отримання, використання та звітування про отримані під звіт кошти, завважимо, що поняття «підзвітна особа» та «підзвітна сума» все ж таки існують у національному законодавчому полі.

Так, у Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затвердженому наказом Мінфіну України від 02.04.2014 р. № 372 (далі – Порядок № 372), визначено:

• підзвітна особа – працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків;

• підзвітна сума – кошти, видані працівникові установи на витрати, пов’язані зі службовими відрядженнями, та/або на адміністративно-господарські витрати.

І хоча Порядок № 372 адресований бюджетникам, він доволі чітко окреслює правила загального поводження із підзвітними особами та сумами. Зокрема, наголошено, що підзвітні суми мають цільове призначення і повинні витрачатися з метою, на яку вони видані (п. 3.3 Порядку № 372). 

Також у Порядку № 372 сказано, що у розрахунках з підзвітними особами виникає дебіторська заборгованість, яку підприємство погашає при поданні ними відповідного звіту. Власне й відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Мінфіну України від 30.11.1999 р. № 291, на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим (показники відображають у складі оборотних активів), так і кредитовим (показники відображають у складі зобов’язань балансу підприємства).

Підзвітні особи

Видати гроші під звіт можна:

• особам, з якими підприємство має трудові відносини, себто працівникам. Зазвичай, у посадових інструкціях прямо зазначають, що в обов’язки працівника входить закупівля товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) тощо. Отже мета видачі коштів під звіт зчаста співпадає з трудовим функціоналом (посадовими обов’язками) працівника. Якщо ж у посадовій інструкції немає подібних застережень, але вкрай потрібно щось придбати за готівку чи з оплатою карткою, тоді підприємство з метою запобігання «незручних» питань перевіряльників може укласти договір доручення з працівником – повіреним. Умови складання та вимоги такого договору регулює глава 68 (ст.ст. 1000-1010) Цивільного кодексу України;

• сторонній особі, яка не має трудових відносин з підприємством, себто не працівнику (наприклад, самозайнятій особі чи просто громадянину без реєстрації ФОП). У цьому випадку повноваження такої особи та відносини з нею також оформлюють та підтверджують договором доручення. 

Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему коштів під звіт, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар

Підзвітна особа витратила власні кошти 

Зчаста буває, що підзвітна особа витрачає власні кошти, наприклад, коли не вистачило підзвітних сум. До речі, це законодавчо не заборонено, але можуть виникнути ризикові ситуації при оподаткуванні фізособи.  Зокрема, якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця працівник здійснює за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не оподатковують ПДФО і військовим збором. Але якщо роботодавець підтвердить доцільність і та доведе обґрунтованість таких витрат,  здійснених працівником (див. категорію 103.4 ЗІР). Якщо ж придбання товарів (робіт, послуг), яке здійснюється працівником на користь роботодавця за рахунок власних коштів, не пов’язано з виконанням трудової функції таким працівником, то дохід, виплачений цьому працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги) включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується ПДФО і військовим збором на загальних підставах (див. категорію 103.4 ЗІР).

Як видають кошти під звіт

Перш за все, складають наказ про закупівлю працівником ТМЦ, у якому зазначають мету їх придбання, вид ТМЦ тощо. 

Видати підзвітні кошти можна:

• готівкою з каси з оформленням видаткового касового ордеру;

• корпоративною карткою. Видача коштів відбувається на момент платежу з корпоративної картки або зняття з нею коштів готівкою;

• платіжною карткою. Кошти вважаються виданими на дату платіжного доручення на переказ коштів на картку працівника.

Підзвітні кошти: строки, порядок звітування

Підзвітна особа подає Звіт про використання коштів виданих на відрядження або під звіт. Форму цього Звіту (далі – авансовий звіт) та порядок його складання затверджено наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 (далі – Порядок № 841).

До авансового звіту додають документи, які підтверджують, зокрема, придбання ТМЦ (фіскальні чеки, товарні чеки, розрахункові квитанції, акт закупівлі сільськогосподарської сировини, акт закупівлі ТМЦ).  

Розрахунки готівкою –  до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт (пп. «б» пп. 170.9.2 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).

Розрахунки готівкою, знятою з корпоративної чи платіжної картки – до закінчення до закінчення третього банківського дня після завершення виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт (пп. 170.9.3 ПКУ).

Безготівковий розрахунок, у т. ч. з корпоративної картки – до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт (пп. «б» пп. 170.9.2 ПКУ).

Підзвітні суми: готівкові обмеження

Якщо ТМЦ закуповуються підзвітною особою – працівником за готівку, діє обмеження готівкових розрахунків у розмірі 10 000 грн протягом дня, як при готівкових розрахунках підприємства  з іншими підприємствами та підприємцями. При готівкових розрахунках з фізособами діє обмеження 50 000 грн на день за одним або декількома платіжними документами (п. 6 Положення № 148).  Обмеження, установлене в п. 6 Положення № 148, стосується також розрахунків під час оплати за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівки, одержаної за допомогою платіжного інструменту (див. категорію 109.13 ЗІР). 

Якщо особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність, не зареєстрована як фізична особа – підприємець, то на готівкові розрахунки з нею також поширюється обмеження у розмірі 50 000 грн (див. категорію109.13 ЗІР).

Обмеження щодо граничної суми розрахунків не поширюється на розрахунки, які проводяться із застосуванням електронних платіжних засобів (платіжних карток) (див. категорія 109.13 ЗІР).