Нарахування відпускних у 2021 році

Дата публікації
18 Січ 2021

Якої тривалості надавати щорічну відпустку?

В загальному випадку тривалість щорічної основної відпустки становить не менше 24 к.дн. за відпрацьований робочий рік, відлік якого здійснюють від дня укладення трудового договору (ст. 75 КЗпП, ст. 6 Закону про відпустки).

Разом з тим, трудове законодавство передбачає встановлення більшої тривалості відпусток для певних категорій працівників.

Крім цього, у ст. 7 та 8 Закону про відпустки передбачено надання додаткових відпусток. А конкретну їх тривалість визначають у колективному або/та трудовому договорі.

Загальна тривалість відпусток (основної та додаткової) не може перевищувати 59 к.дн., а для працівників, зайнятих на підземних гірських роботах, – 69 к.дн. (ст. 10 Закону про відпустки).

Якщо на час відпустки припадають святкові та неробочі дні (перелічені у ст. 73 КЗпП), то відпустку продовжують на кількість таких днів (ст. 78-1 КЗпП).

Коли працівнику можна надати відпустку повної тривалості?

У перший рік роботи працівника він має право на відпустку повної тривалості лише після 6 місяців безперервної роботи (ст. 79 КЗпП, ст. 10 Закону про відпустки). Якщо ж відпустку надають раніше – кількість днів розраховують пропорційно відпрацьованому часу.

Проте деякі категорії працівників мають право на відпустку повної тривалості до спливу 6 місяців роботи: жінки, які мають двох чи більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю; особи з інвалідністю; особи віком до 18 років та інші згідно з переліком у ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки.

Стаж роботи, що дає право на основну та додаткову щорічні відпустки, визначають відповідно до ст. 9 Закону про відпустки.

Щорічні відпустки за другий і наступний роки роботи надають працівникам у будь-який час згідно із затвердженим графіком відпусток. Хоча, знову ж таки, певним категоріям працівників щорічні відпустки надають у будь-який зручний для них час, незалежно від графіку відпусток, а саме: неповнолітнім працівникам; особам з інвалідністю; жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї; жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю та іншим категорія осіб, згаданим у ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки.

Як оформити надання відпустки працівнику?

Розгляньмо основні кроки, які необхідні для оформлення відпустки працівнику.

Крок 1. Формування графіку відпустку

Згідно з ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки, черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджує роботодавець за погодженням профспілкою (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводить до відома всіх працівників.

Конкретні строки складання та форму графіка відпусток законодавством не визначено. Підприємство може скласти його у довільній формі. За усталеною практикою графік відпусток формують на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. У графіку можна зазначити точні дати початку і закінчення відпусток, або лише її початок і кількість днів, або хоча б відповідні місяці відпусток.

Графіки відпусток доводять до відома працівників, про що може свідчити особистий підпис під графіком кожного з них.

Крок 2. Попередження про початок відпустки

Роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за 2 тижні до встановленого графіком терміну (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Форму такого повідомлення законодавчо не встановлено, тому цей документ складають у довільній формі. Зокрема, це може бути наказ про відпустку, виданий не пізніше, ніж за 2 тижні до початку відпустки. А свідченням того, що працівника письмово повідомлено про відпустку, буде його особистий підпис на повідомленні або наказі.

Крок 3. Заява працівника та наказ про відпустку

Якщо графік відпусток визначає конкретні дати початку відпусток кожного працівника, то їм немає потреби висловлювати роботодавцеві своє прохання про надання відпустки у письмовій заяві. Проте якщо у графіку відпусток не вказано точних дат або працівник бажає піти у відпустку у строк, інший, ніж зазначено у графіку, то він подає заяву на ім’я керівника. У заяві працівник вказує дату початку щорічної відпустки та її тривалість. Також заяву доцільно подати, якщо працівник хоче розділити встановлену відпустку на частини або перенести її на інший період.

Відповідно до ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки щорічна відпустка має бути перенесена за заявою працівника на інший період або подовжена у випадку:

  • тимчасової непрацездатності працівника;
  • виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати;
  • настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
  • збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.

Надання щорічних відпусток на підприємстві оформлюють наказом. Для цього можна використати форму № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджену наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489, або видавати накази про відпустку у довільній формі.

Наказ про надання відпустки зазвичай складають щодо кожного працівника окремо. Хоча можна оформляти й один наказ одразу на декількох працівників.

Як можна поділити щорічну відпустку працівника?

На підставі ст. 79 КЗпП та ст. 12 Закону про відпустки щорічну відпустку може бути поділено на частини будь-якої тривалості на прохання працівника за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

При цьому невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Про бажаний поділ щорічної відпустки працівник може повідомити у заяві або під час складання графіка відпусток.

Коли виплачують відпускні?

Заробітну плату працівникам за час відпустки виплачують не пізніше ніж за 3 дні до її початку (ст. 115 КЗпП, ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки).

Триденний строк слід рахувати у календарних днях, а день виплати відпускних не враховують. Якщо ж останній день строку виплати відпускних припадає на вихідний день, то відпускні виплачують не пізніше останнього робочого дня тижня до початку відпустки працівника.

Однак якщо працівник йде у відпустку у більш стислі строки і неможливо вчасно виплатити йому відпускні, то він може у письмовій заяві висловити своє бажання про отримання відпускних у строк, визначений угодою між ним і роботодавцем. Це не буде вважатись порушенням вимог трудового законодавства.

Така можливість випливає зі ст. 7 Конвенції про оплачувані відпустки № 132 Міжнародної організації праці, ратифікованої Законом України від 29.05.2001 р. № 2481-III, в якій зазначено, що суми відпускних виплачуються зацікавленій особі (працівнику) до відпустки, якщо інше не передбачено в угоді, що стосується цієї особи і роботодавця. Зауважимо, чинні міжнародні договори, згода на обов’язковість яких надана Верховною радою України, є частиною національного законодавства (ч. 1 ст. 9 Конституції України).

Як розрахувати відпускні?

Нарахування відпускних та компенсації за невикористану відпустку здійснюють відповідно до Порядку № 100. Розгляньмо загальний алгоритм розрахунку відпускних по етапах.

Етап 1. Визначення розрахункового періоду для обчислення розміру відпускних

Розрахунковим періодом є:

  • 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку № 100); наприклад, якщо працівникові надають відпустку з 10.09.2020 р., то розрахунковим періодом для розрахунку відпускних буде період із 01.09.2019 р. по 31.08.2020 р.;
  • фактичний час роботи із 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, у якому надається відпустка чи виплачується компенсація за невикористану відпустку, – якщо працівник працював на підприємстві менше року.

У випадку, коли працівника прийнято на роботу не в перший календарний день місяця, але цей день є першим робочим днем цього місяця за графіком роботи підприємства, то зазначений місяць ураховують повністю (п. 2 Порядку № 100).

Якщо працівник не відпрацював жодного повного місяця (з 1-го до 1-го числа), то розрахунковий період у нього відсутній, а середню зарплату обчислюють, виходячи з установлених в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу (п. 4 Порядку № 100). Розглянемо цей випадок далі у прикладах розрахунку відпускних.

Із розрахункового періоду виключають час, впродовж якого працівники згідно із чинним законодавством або через інші поважні причини не працювали та за ними не зберігався заробіток або зберігався частково.

До таких поважних причин належать:

  • перебування у відпустках без збереження заробітної плати відповідно до статей 25, 26 Закону про відпустки;
  • час простою не з вини працівника;
  • робота з незалежних від працівників причин у режимі неповного робочого тижня;
  • період відпустки по догляду за дитиною до 3 років або за наявності медичного висновку — до 6 років.

Якщо початок відпустки працівника припадає на перші дні календарного місяця, але наказ про відпустку видають тоді, коли ще невідома зарплата за поточний місяць, то розрахунок відпусток на момент їх виплати проводять, виходячи із розрахункового періоду, за який відомі суми нарахованого заробітку, а потім у місяці надання відпустки проводять перерахунок.

Етап 2. Розрахунок кількості календарних днів в розрахунковому періоді.

Для розрахунку відпускних слід підсумувати всі календарні дні в розрахунковому періоді за винятком святкових і неробочих днів, перелічених у ст.73 КЗпП, та дні, впродовж яких працівник відповідно до законодавства або через інші поважні причини не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково.

Етап 3. Підсумування заробітку за розрахунковий період для розрахунку середньої зарплати.

Відповідно до п. 2 Порядку № 100, розрахунок середньої заробітної плати для оплати часу відпустки або для виплати компенсації за невикористані відпустки проводять, виходячи з виплат за місяці розрахункового періоду, що передують місяцю надання відпустки чи виплати компенсації за невикористані відпустки.

У разі якщо працівник не мав заробітку не зі своєї вини, розрахунки проводять, виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу (п. 4 Порядку № 100).

Крім того, якщо розмір посадового окладу менше мінімальної зарплати, середня заробітна плата розраховується, виходячи зы встановленого розміру мінзарплати на час розрахунку. А в разі роботи на умовах неповного робочого часу, розрахунок проводиться виходячи з розміру мінзарплати, визначеного пропорційно відпрацьованому часу.

Якщо розрахунок середньої зарплати проводиться виходячи з посадового окладу чи мінімальної зарплати, то її нарахування здійснюється шляхом множення, відповідно, посадового окладу чи мінзарплати на кількість місяців розрахункового періоду (п. 4 Порядку № 100).

У розрахунок відпускних включаються всі суми нарахованої заробітної плати, крім виплат згаданих в п. 4 Порядку № 100, наприклад, добові, одноразові виплати тощо. Наведений в п. 4 перелік винятків є вичерпним.

Крім зарплати в заробіток для розрахунку відпускних (або компенсації за невикористану відпустку) включаються виплати за час, протягом якого за працівником зберігався середній заробіток: час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження, вимушеного прогулу тощо та плюс допомога по тимчасовій непрацездатності .

Причому зверніть увагу: суми нарахованого заробітку враховуються в тому місяці, за який їх нарахували. Тобто, наприклад, якщо в січні 2021 року нараховано лікарняні за грудень 2020 року, то сума таких лікарняних при розрахунку середнього заробітку повинна бути віднесена до грудня, а якщо відпускні нарахували в грудні 2020 року за січень 2021-го, то їх слід віднести до заробітку січня.

Премії та інші виплати, які виплачуються за два місяці або більш тривалий період, при обчисленні середньої зарплати включаються шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду частині, що відповідає кількості відпрацьованих робочих днів періоду (місяця), за який такі премії (інші виплати) нараховані. Така частина визначається шляхом ділення суми нарахованих премій та інших виплат на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, і множенням на кількість відпрацьованих робочих днів кожного місяця, який відноситься до розрахункового періоду.

Етап 4. Розрахунок середньоденної зарплати

Для визначення середньоденної зарплати при розрахунку відпускних ділять сумарний заробіток за розрахунковий період перед наданням відпустки на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду (без святкових і неробочих днів, установлених законодавством, і періодів, коли заробіток не зберігався або зберігався частково).

Тобто сумарний заробіток, визначений на етапі 3, ділимо на кількість календарних днів розрахункового періоду з етапу 2.

Етап 5. Обчислення суми відпускних

Для обчислення суми відпускних середньоденну зарплату, визначену на етапі 4, множать на кількість календарних днів відпустки.

Приклади розрахунку відпускних

Приклад 1.

Працівникові з 5 вересня 2020 р. надають щорічну відпустку тривалістю 24 к. дн. Розрахуємо суму відпускних.

1. Визначаємо розрахунковий період: вересень 2019 року – серпень 2020 року.

2. Визначаємо кількість календарних днiв у розрахунковому періоді:

366 днiв – 11 (святкових і нерабочиx днів) = 355 календарних днів.

3. Визначаємо заробіток за розрахунковий період:

Умовно – 159854,29 грн.

4. Визначаємо середньоденну заробітну плату:

159854,29 грн : 355 календарних днів = 450,29 грн.

5. Визначаємо суму відпускних:

450,29 грн × 24 к. дн. = 10806,96 грн.

Приклад 2.

Працівниці з 10 вересня 2020 р. надають щорічну відпустку на 24 календарних дні одразу після закінчення відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трьох років. Посадовий оклад працівниці на день оформлення відпустки — 8000 грн. Як розрахувати відпускні?

1. Визначаємо розрахунковий період: вересень 2019 року – серпень 2020 року.

2. Визначаємо кількість календарних днiв у розрахунковому періоді:

366 к. дн. – 11 (святкових і нерабочиx днів) = 355 к. дн.

3. Визначаємо заробіток за розрахунковий період.

Оскільки перед початком відпустки працівниця не мала заробітку не зі своєї вини, то розрахунок заробітку для відпускних проводять на підставі встановленого трудовим договором посадового окладу працівниці (тарифної ставки) на момент проведення нарахування: 8000 грн:

8000 грн × 12 міс. = 96 000 грн.

4. Визначаємо середньоденну заробітну плату:

96 000 грн : 355 календарних днів = 270,42 грн.

5. Визначаємо суму відпускних:

270,42 грн × 24 к. дн. = 6490,08 грн.

Поширені питання щодо нарахування відпускних
Чи враховувати декретні при розрахунку відпускних?
Суми допомоги по вагітності та пологах, нараховані протягом розрахункового періоду, входить до середньої зарплати (п. 3 Порядку № 100, листи Мінпраці від 13.06.2003 р. № 18-403, від 17.06.2011 р. № 190/13/116-11).
Як обчислити відпускні внутрішньому суміснику
В даному випадку розрахунок відпускних проводиться у звичайному порядку. А середній заробіток обчислюється за основним місцем роботи й за сумісництвом окремо (лист Мінпраці від 06.09.2007 р. № 554/13/155-07). До речі, тривалість щорічної відпустки не залежить від того, за основним місцем роботи працює наймана особа чи за сумісництвом.
Проходить набір
Онлайн-конференція AVS
  • Вже скоро
  • Податок на прибуток
  • ПДВ
  • Бухгалтерія ФОП
  • Зарплата і кадри
Анастасія Волевач Світлана Шанайда Ірина Тимошенко
Статті по темі
14 Травня 2021

Стаж роботи: трудовий, страховий, пенсійний

Автор статьи Галина Казначей
11 Травня 2021

Зміна істотних умов праці

Автор статьи Олена Зиновій
07 Травня 2021

Штраф за прострочення сплати ЄСВ

Автор статьи Олександр Голубовський
19 Квітня 2021

ФОП-єдинники подаватимуть нову звітність з єдиного податку та ЄСВ

Автор статьи Олена Зиновій
Коментарі 0

    Отримайте PDF Чек-лист

    Експрес-аудит правильності Вашої бухгалтерії

    Актуальні вебінари
    Онлайн-конференція AVS
    • Вже скоро
    • Податок на прибуток
    • ПДВ
    • Бухгалтерія ФОП
    • Зарплата і кадри
    Анастасія Волевач Світлана Шанайда Ірина Тимошенко
    Найближчі курси
    Онлайн-курс “Бухгалтер-Експерт”

      Отримайте навички, якими повинен володіти єдиний / головний бухгалтер для ...

      Анастасія Волевач
      Спікер Анастасія Волевач
      12 Лют 2021
      Онлайн-курс з Перевірок

        Навчіться проходити перевірки Податкової впевнено і без штрафів усього за 5 ...

        Ігор Січеславський
        Спікер Ігор Січеславський
        Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0 + BAS

          Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

          Світлана Шанайда
          Спікер Світлана Шанайда
          Онлайн-курс з Податку на Прибуток

            Навчіться вести облік податку на прибуток без помилок, завдяки комплексному ...

            Галина Морозовська
            Спікер Галина Морозовська