Облік особового складу працівників (персоналу) підприємства в деталях

Дата публікації
06 Вер 2021

Для обліку особового складу використовують особову картку – документ, який містить інформацію щодо кожного окремого працівника і допомагає вирішувати будь-які організаційні питання, у т.ч. й кадрові. Далі – про основні правила ведення особових карток.

Форма обліку особового складу

Підприємства та організації для обліку особового складу застосовують типову картку первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» (затверджена наказом Держкомстату України, Міноборони України від 25.12.2009 р. № 495/656, далі – Особова картка).

Щодо необхідності вести Особову картку ФОП Мінсоцполітики висловлювалося ще у листі від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06. Підставою для цього Мінсоцполітики вважає, зокрема, п. 1.6 р. І Інструкції зi статистики кiлькості працівників, затвердженої наказом ДержкoмстатомУкpаїни від 28.09.2005 p. № 286 (далі – Інструкція № 286). Адже цією нормою вcтановлено, що до первинної облікової документації для визнaчення кількісного cкладу працівників відноситься й особова картка. А відповідно до п. 1.1 p. І Інструкції № 286 її дія поширюється також на ФОП, які використовують найману працю.

Для держслужбовців використовують спеціальну форму Особової картки, затверджену наказом Нацагентства України з питань державної служби від 19.05.2020 р. № 77-20.

Окрема форма Особової картки є і для суддів є (її наведено в додатку 3 до Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів, затвердженого наказом Держсудадміністрації України від 20.05.2016 р. № 97).

Кого обліковують із застосуванням Особових карток

На всіх працівників, уключаючи іноземців, прийнятих підприємством за трудовим договором (контрактом), у т.ч. за сумісництвом, ведуть Особові картки. Себто на осіб, прийнятих на роботу із випробним терміном, на тимчасові та сезонні роботи також заводять Особові картки. А ось на тих осіб, які не перебувають у трудових відносинах із підприємством (наприклад, практиканти, з якими не укладено трудовий договір або особи, які виконують роботи, надають послуги на підставі цивільно-правових договорів) Особові картки не відкривають.

Якщо мовиться про не внутрішнього сумісника, то Особові картки заводять окремо – за кожною його посадою (роботою).

Оформлення Особової картки

Складає Особову картку відділ кадрів або уповноважена особа під час прийняття на роботу працівника. Затверджується документ працівником кадрової служби або уповноваженої особи та підписується працівником.

Спеціальних вимог до оформлення Особової картки законодавчо не встановлено. Тож заповнювати її можна як від руки, так і машинописним способом. Особову картку заповнюють в одному примірнику на підставі відповідних документів: паспорта, трудової книжки, диплома, військового квитка тощо (див. лист Мінсоцполітики України від 12.12.2016 р. № 1648/0/101-16/28).

Якщо слідувати настановам з листа Держстату України від 21.11.2016 р. № 09.4-12/307-16, то є можливість доповнення в Особову картку даних про працівника в додаткових рядках і їх виправлення на підставі відповідних документів. Наприклад, при зміні прізвища, місця проживання, паспортних даних тощо.

Заголовна частина форми № П-2

Зверніть увагу, що в ній передбачений табельний номер, хоча законодавство не зобов’язує присвоювати табельні номери. Тож кожне підприємство само вирішує потрібні вони чи ні. Графу «Індивідуальний ідентифікаційний номер» заповнюють відповідно до реєстраційного номеру облікової картки платника податків. Графу не заповнюють, якщо працівник відмовився згідно законодавству від прийняття цього номеру.

Структура Особової картки працівника

Особова картка містить наступні розділи, для заповнення кожного з яких передбачено певні правила.

І. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ: дані заповнюють у відповідності з документами, наданими працівником. Зокрема, зазначають:

  • П.І.Б., дату народження, громадянство особи ( відповідно до записів у паспорті, іншого документу, що його замінює);
  • освіту (базова загальна середня, повна загальна середня, професійно-технічна, неповна вища, базова вища, повна вища), назву освітнього закладу; серію та номер диплома чи свідоцтва; рік закінчення навчального закладу тощо. Щодо працівника, який навчається в навчальному закладі заповнюють тільки назву освітнього закладу, його місцезнаходження, рік вступу, спеціальність;
  • вписують назву останнього місця роботи та посаду (професію), яку працівник обіймав;
  • зазначають стаж роботи з початку трудової діяльності, вказуючи загальний стаж та стаж, який дає право на надбавку за вислугу років;
  • фіксують дату і причину звільнення відповідно до запису в трудовій книжці;
  • зазначають сімейний стан, наприклад, «заміжня» («незаміжня»), «одружений» («неодружений»), «розлучена» («розлучений»), ступінь родинного зв’язку (склад сім’ї), П.І.Б. із зазначенням року народження кожного члена родини;
  • вказують місце фактичного проживання (область, місто, район, вулицю, номер будинку, квартири, номер контактного телефону та поштовий індекс).

II. ВІДОМОСТІ ПРО ВІЙСЬКОВИЙ ОБЛІК: призначено для заповнення відомості про військовий облік працівника. Відомості заповнюються згідно з Порядком організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженим постановою КМУ від 07.12.2016 р. № 921 (далі – Порядок № 921).

Зверніть увагу на Методичні рекомендації щодо Порядку заповнення підприємствами, установами та організаціями II-го розділу типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника».

Зокрема, розділ ІІ Особової картки заповнюється відповідно до записів у військово-облікових документах:

для призовників – це посвідчення про приписку до призовної дільниці;

для військовозобов’язаних – це військовий квиток або тимчасове посвідчення.

III. ПРОФЕСІЙНА ОСВІТА НА ВИРОБНИЦТВІ (ЗА РАХУНОК ПІДПРИЄМСТВА-РОБОТОДАВЦЯ): зазначають, зокрема, період, вид, форму навчання, назву документа, що посвідчує професійну освіту, ким виданий.

IV. ПРИЗНАЧЕННЯ І ПЕРЕВЕДЕННЯ: заносять інформацію, зокрема, щодо  професії, посади,       розряду (окладу)       працівника, підстави для призначення на посаду чи переведення.

V. ВІДПУСТКИ: зазначають відпустки всіх видів, що надаються працівнику за час роботи на підприємстві (наприклад, щорічна основна відпустка, відпустка працівникам, що мають дітей, тощо. Також зазначають кількість днів відпустки і період, за який її надано.

Можна виділити у Особовій картці ще два окремих розділи:

  • Додаткові відомості: зазначають дані, які не були зафіксовані в інших розділах особової картки. Наприклад, про статус, що дає право на пільги чи трудові преференції (учасник бойових дій, особа з інвалідністю тощо), про наявність урядових нагород, знання іноземних мов, обрання на виборну посаду тощо.
  • Дата і причина звільнення (підстава): зазначають дату і причину звільнення (підставу) працівника згідно з наказом (розпорядженням) про звільнення. Записи мають відповідати формулюванням чинного законодавства і містити посилання на відповідну норму Кодекса законів про працю України (стаття, частина, пункт).

Ведення та зберігання Особових карток

На законодавчому рівні строки оформлення Особової картки не встановлено. Рівночасно згідно з п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 р. № 58 (далі – Інструкція № 58) власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в Особистій картці з кожним записом, що заноситься до трудової книжки. А такий запис вносять у 5-денний строк із дня працевлаштування. Отже в запасі у кадровиків для оформлення Особової картки є 5 днів.

Зверніть увагу! Працівник може відмовитися ознайомлюватись під розписку в Особовій картці про призначення на роботу, переведення або звільнення повідомляємо. Щодо цього Мінсоцполітики у листі від 12.12.2016 р. № 1648/0/101-16/28 пояснило, що чинним законодавством не передбачено нормативно-правового акта, що підтверджує дії працівника чи відмову у їх вчиненні, не зафіксованих у письмовій формі. Тож з метою фіксації та підтвердження дій працівника посадовими особами підприємств, установ та організацій можливе складання акта в довільній формі.

В п. 37 Порядку № 921 також зазначено, що у 5-денний строк до Особових карток військовозобов’ язаних та призовників потрібно внести інформацію про місця їх роботи. На практиці Особову картку зазвичай заповнюють у день прийняття працівника на роботу на підставі поданих ним оригіналів документів (паспорта, трудової книжки,документів про освіту, військового квитка).

Пунктом 44 Порядку № 921 передбачено, що особові картки призовників і військовозобов’язаних слід зберігати в окремій картотеці в алфавітному порядку за такими групами:

перша – особові картки військовозобов’язаних офіцерського складу;

друга – особові картки військовозобов’язаних рядового, сержантського та старшинського складу;

третя – особові картки військовозобов’язаних – жінок;

четверта – особові картки призовників.

При цьому окремо в кожній групі виділяють Особові картки військовозобов’язаних, які заброньовані на період мобілізації та на воєнний час.

Особові картки осіб, виключених із військового обліку за віком чи станом здоров’я, зберігаються у загальній картотеці. Загальний строк зберігання Особових карток працівників – не менше 75 років після його звільнення (ст. 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5

Проходить набір
Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

    Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

    Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
    20 Лип 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

      Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

      Світлана Шанайда
      Спікер Світлана Шанайда
      Статті по темі
      23 Вересня 2021

      Достроковий вихід на пенсію у 2021 році

      Автор статьи Вадим Ковальчук
      30 Серпня 2021

      Виплата матеріальної допомоги: що потрібно знати

      Автор статьи Любомир Антонюк
      27 Серпня 2021

      Відкликання з відпустки працівника

      Автор статьи Галина Казначей
      31 Серпня 2021

      Яка пенсія та коли передбачена за відсутності страхового стажу

      Автор статьи Наталія Киріченко
      19 Серпня 2021

      Виплати для безробітних 2021: максимальні нарахування допомоги

      Автор статьи Зоряна Куриляк
      18 Серпня 2021

      Просто про страхові внески для ФОП та юросіб

      Автор статьи Галина Казначей
      13 Вересня 2021

      Календар ФОП: коли сплачувати єдиний податок та ЄСВ у 2021 році

      Автор статьи Олена Зиновій
      19 Квітня 2021

      ФОП-єдинники подаватимуть нову звітність з єдиного податку та ЄСВ

      Автор статьи Олена Зиновій
      Коментарі 0

        Отримайте PDF Чек-лист

        Експрес-аудит правильності Вашої бухгалтерії

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Найближчі курси
        Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

          Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

          Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
          20 Лип 2021
          Онлайн-курс “Бухгалтер-Експерт”

            Отримайте навички, якими повинен володіти єдиний / головний бухгалтер для ...

            Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
            25 Чер 2021
            Онлайн-курс з Перевірок

              Навчіться проходити перевірки Податкової впевнено і без штрафів усього за 5 ...

              Ігор Січеславський
              Спікер Ігор Січеславський
              16 Сер 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

                Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

                Світлана Шанайда
                Спікер Світлана Шанайда
                Онлайн-курс з Податку на Прибуток

                  Навчіться вести облік податку на прибуток без помилок, завдяки комплексному ...

                  Галина Морозовська
                  Спікер Галина Морозовська