Облік товарних запасів фізособами – підприємцями в 2022 році

Дата публікації
22 Чер 2022

Необхідність обліку фізособами – підприємцями (далі – ФОП) товарних запасів запроваджено на законодавчому рівні. Нагадаємо, що суб’єкти господарювання, які продають товари (надають послуги) з готівкові розрахунки та/або безготівкові розрахунки (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) зобов’язані вести облік товарних запасів, продавати лише ті товари, що відображені в такому обліку (п. 12 ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР, далі – Закон № 265). Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений наказом Мінфіну України від 03.09.2021 р. № 496 (далі – Порядок № 496).

Пройдемося ключовими віхами Порядку № 496 та відповімо на актуальні запитання щодо товарного обліку ФОП.

Див. також РРО/ПРРО для ФОП: про важливе

Особливості ведення товарного обліку ФОП

Завважте, що вимоги щодо товарного обліку поширюються на всіх ФОП: як на загальній, так і на спрощеній системі оподаткування (п. 1 розд. І Порядку № 496). Облік товарних запасів ФОП ведуть у єдиній Формі ведення обліку товарних запасів (далі – Форма обліку), яку містить додаток до Порядку № 496. Записи до Форми обліку вносять на підставі первинних документів, які відповідно до абз. 3 п. 1 розд. ІІ Порядку № 496 є обов’язковими її додатками.

ФОП має внести до Форми обліку данні щодо надходження товарів до початку їх реалізації. Перелік первинних документів знаходимо в абз. 3 п. 2 розд. І Порядку № 496: опис залишку товарів на початок обліку; накладні; транспортні документи; митні декларації; акти закупівлі; фіскальні чеки РРО/ПРРО; товарні чеки; інші документи, що містять реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару, дату проведення операції, найменування, кількість та вартість товару.

Форма обліку, первинні документи на товари мають зберігатись у місці продажу (господарському об’єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах. Первинні документи щомісяця групують у хронологічній послідовності їх відображення у Формі обліку та/або підшивають для подальшого зберігання разом із Формою обліку, до якої ці документи записано (п. 10 розд. ІІ Порядку № 496).

Якщо товари втрачено, то згідно з п. 3 розд. ІІ Порядку № 496 у графі 8 Форми обліку відображають загальну вартість товару відповідно до первинного документа про вибуття товарів (окрім даних щодо продажу через РРО/ПРРО). Під вибуттям, зокрема,  розуміють знищення або втрату товару. В первинних документах, що засвідчують знищення, втрату товару відображають його вартість за ціною придбання, підтвердженою визначеним Порядком № 496 обліком товарів, та не зазначають реквізитів постачальника й отримувача товару (п. 2 розд. І Порядку № 496).  

Див. також Звітність з ПРРО – 2022

Як заповнюється форма ведення обліку товарних запасів

Перший запис у Формі обліку ФОП робіть на основі опису залишку товарів на початок обліку (далі – Опис залишку). За логікою, щоб скласти Опис залишку ФОП слід провести інвентаризацію товарних запасів, результати якої й потраплять до нього. Опис залишку він має містити інформацію про (абз. 4 п. 2 розд. І Порядку № 496):

  • найменування товарів, наявних у ФОП на дату набуття ним обов’язку вести облік товарних запасів;
  • кількості товарів (із зазначенням одиниці виміру);
  • вартості товарів, самостійно визначеної ФОП.

Інформацію про заповнення Форми обліку містить п. 3 род. ІІ Порядку № 496.

Подробиці про відображення у Формі обліку інформації про залишки товарів на підставі Опису залишку дізнаємося з п. 5 розд. ІІ Порядку № 496.

Заповнювати Форму обліку ФОП може у паперовому або електронному вигляді. У разі ведення електронної Форми обліку ФОП самостійно обирає програмний формат та метод внесення інформації до неї (п.п. 2, 8 розд. ІІ Порядку № 496). Якщо ФОП проводить діяльність у декількох місцях продажу (господарських об’єктах), облік товарних запасів він також веде за кожним таким об’єктом в окремій Формі обліку (абз. 2 п. 1 розд. ІІ Порядку № 496). Місце продажу (господарський об’єкт) – стаціонарний або будь-який пересувний об’єкт, у т. ч. транспортний засіб, де здійснюються розрахункові операції  ФОП під час продажу товарів (наданні послуг) (абз. 6 п. 2 розд. І Порядку № 496).

Заборонено продаж товарів, на які у місцях продажу таких товарів (господарських об’єктах) відсутні (п. 9 розд. ІІ Порядку № 496):

1) первинні документи, записи про які внесено до Форми обліку;

2) відповідні записи у Формі обліку про наявні первинні документи;

3) первинні документи і записи у Формі обліку про такі первинні документи.

Документи товарного обліку та перевірки ФОП

Форма обліку та первинні документи, які підтверджують облік та походження товарів ФОП має надавати посадовій особі контролюючого органу на її вимогу під час проведення перевірки. Податківці в категорії 109.02 ЗІР звертають увагу на наступне.

Якщо оригінали первинних документів у місці продажу відсутні, посадовій особі контролюючого органу ФОП може надати копії таких первинних документів з подальшим пред’явленням їх оригіналів до закінчення перевірки (за потреби).

Такі документи надаються особисто ФОП або особою, яка фактично продає товари (надає послуги) та/або проводить розрахункові операції в місці продажу (господарському об’єкті) ФОП.

Вимоги щодо подання документів, які підтверджують облік та походження товарних запасів не поширюються на ФОП – платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ (крім тих, які провадять діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння (див. також лист ДПСУ від 22.12.2021 р. № 28290/7/99-00-07-05-01-07).

У п. 11 розд. II Порядку № 496 зазначено, що Форма обліку в електронній формі на вимогу посадових осіб контролюючого органу має бути візуалізована у форматі, який дозволяє такій особі здійснити його перегляд та/або копіювання.

Див. також Еквайринг для ФОП: як визнавати дохід та записувати у книгу доходів

ФОП надає послуги: чи вести товарний облік

За визначенням п. 2 розд. I Порядку № 496 товарні запаси – сукупність товарів, що утримуються ФОП для подальшого продажу (надання послуг). Послуга – це діяльність виконавця з надання (передачі) споживачеві певного визначеного договором матеріального чи нематеріального блага, що здійснюється за індивідуальним замовленням споживача для задоволення його особистих потреб (п. 17 ст. 1 Закону України «Про захист прав споживачів» від 12.05.1991 р. № 1023-XI).

Зокрема, податківці в категорії 109.02 ЗІР дійшли висновку:

  • ФОП, які надають виключно послуги, у тому числі посередницькі (дропшипінг), з метою реалізації яких використовуються товарні запаси, що включаються до вартості таких послуг (у тому числі сировина, матеріали, запасні частини, напівфабрикати власного виробництва на складах комплектуючих тощо), зобов’язані вести облік товарних запасів за Формою обліку з відображенням інформації про їх надходження та вибуття;
  • якщо при наданні послуг ФОП не використовують товарні запаси, то обов’язку вести облік товарних запасів у таких ФОП не виникає.
Часті запитання
Яка відповідальність ФОП за порушення ведення товарного обліку?
Податківці у категорії 109.02 ЗІР наголошують наступне. Зокрема, ст. 20 Закону № 265 визначено, що до суб’єктів господарювання, що здійснюють реалізацію товарів, які не обліковані у встановленому порядку, та/або не надали під час проведення перевірки документи, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), за рішенням контролюючих органів застосовується фінансова санкція у розмірі вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Такі вимоги не поширюються на ФОП, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками ПДВ (крім тих, які здійснюють діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння).
Рівночасно ст. 26 Закону № 265 передбачено, що посадові особи та працівник торгівлі, громадського харчування та сфери послуг притягуються до адміністративної відповідальності. Тож у разі виявлення під час перевірки суб’єкта господарювання – ФОП факту реалізації товарів, які обліковані не за формою, визначеною додатком до Порядку № 496, та/або не надання під час проведення перевірки документів, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), до такого суб’єкта господарювання застосовується фінансова санкція, передбачена ст. 20 Закону № 265 – у розмірі вартості таких товарів, за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, та адміністративна відповідальність передбачена ст. 155 прим. 1 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
ФОП здійснює оптову торгівлю за безготівковим розрахунком і не застосовує РРО/ПРРО на законних підставах. Чи потрібно йому вести облік товарних запасів?
Звертаємо увагу, що Порядок № 496 затверджено на виконання Закону № 265 і поширюється на ФОП, які відповідно до цього Закону зобов’язані вести облік товарних запасів. Мовиться, зокрема, про ФОП, які зобов’язані застосовувати РРО/ПРРО відповідно до ст. 3 Закону № 265. На ФОП, які не застосовують РРО/ПРРО на законних підставах, Порядок № 496 не розповсюджується.
Чи може та як ФОП виправити помилку у Формі обліку?
Так, усунути помилки у Формі обліку ФОП може (п. 6 розд. ІІ Порядку № 496). Для цього у графі «Примітки» Форми обліку у рядку з інформацію, який належить виправити проставляють позначку «анульовано – виправлено» із зазначенням порядкового номера рядка з виправленою інформацією. У графі «Примітки» за рядком, що містить виправлену інформацію, проставляють позначку «виправлено» із зазначенням порядкового номера рядка, інформацію з якого виправлено.
Проходить набір
Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

    Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

    Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
    20 Лип 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

      Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

      Світлана Шанайда
      Спікер Світлана Шанайда
      Коментарі 0

        Отримайте PDF Чек-лист

        Експрес-аудит правильності Вашої бухгалтерії

        Найближчі курси
        Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

          Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

          Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
          20 Лип 2021
          Онлайн-курс “Бухгалтер-Експерт”

            Отримайте навички, якими повинен володіти єдиний / головний бухгалтер для ...

            Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
            25 Чер 2021
            Онлайн-курс з Перевірок

              Навчіться проходити перевірки Податкової впевнено і без штрафів усього за 5 ...

              Ігор Січеславський
              Спікер Ігор Січеславський
              16 Сер 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

                Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

                Світлана Шанайда
                Спікер Світлана Шанайда
                Онлайн-курс з Податку на Прибуток

                  Навчіться вести облік податку на прибуток без помилок, завдяки комплексному ...

                  Галина Морозовська
                  Спікер Галина Морозовська