Облік зарплати та розрахунків із працівниками

Дата публікації
07 Жов 2021

Оплата праці – одна із ключових ділянок у роботі бухгалтерії, адже потребує виваженого і кропіткого розрахунку, бо пояснювати нараховані суми доведеться не лише керівництву, а й усім працівникам. Тож розглянемо звідки бухгалтерія бере дані для нарахування зарплати та в яких документах та на яких рахунках обліковує оплату праці.

Табель обліку робочого часу

При погодинній системі оплати праці оплачують фактично відпрацьований час, який обліковують в табелі обліку робочого часу.

Його складають в електронній або паперовій формі, використовуючи, як правило, типову форма № П-5, яка затверджена наказом Держкомстату 05.12.2008 р. № 489 (далі – Наказ № 489).

Табель ведуть працівники кадрової служби, або ж табельники (на великих підприємствах), хоча їх ведення досить часто покладають на керівників структурних підрозділів. Ці відповідальні особи й передають заповнений табель до бухгалтерії для нарахування зарплати.

Вихідні дані для нарахування зарплати містить таблична частина табеля із даними про відпрацьовані години щодня або неявками на роботу, а також умовними позначеннями (кодами) за відповідним днями місяця (надурочні, нічні години, вихідні та святкові дні, відпустка, тимчасова непрацездатність, прогули, простої і т.д.).

Пройдіть тест на 10 запитань

Складові зарплати

Оплата праці, яка розрахована згідно відпрацьованого робочого часу, відміченого в табелі, та тарифних ставок (посадових окладів) у штатному розписі, складає передусім фонд основної зарплати. Проте працівник може розраховувати й на інші складові зарплати, які належать до фонду додаткової зарплати або інших заохочувальних та компенсаційних виплат.

Їх проводять працівникам згідно прийнятих на підприємстві колдоговору, Положення про оплату праці та інших локальних документів з оплати праці на підприємстві та вимог законодавства про працю, яке регламентує виплати працівникам.

Керуються при цьому Інструкцією зі статистики зарплати, затвердженою наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5, де наведені усі складові фонду оплати праці та виплати, які до них належать.

Розрахунково-платіжна відомість

Усі нараховані складові зарплати працівника окремо відображають у розрахунковій або розрахунково-платіжній відомості.

Найчастіше для занесення даних про нараховані та утримані виплати працівникам використовують типовi форми первинної облiкової документацiї підприємств (установ, організацій) № П-6 «Розрахунково-платiжна вiдомiсть працiвника» та № П-7 «Розрахунково-платiжна вiдомiсть (зведена)», затверджені Наказом № 489.

У лівій частині табличної форми розрахунково-платiжної вiдомості наведені складові оплати праці та їх суми, а у правій – передбачені законодавством утримання із зарплати.

Субрахунки для обліку оплати праці

Обліковують дані про нарахування зарплати працівників на рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам», який має субрахунки:

661 Розрахунки за заробітною платою». За кредитом цього субрахунку відображають нараховану працівникам підприємства основну та додаткову зарплату, премії, інші належні до нарахування працівникам виплати: а за дебетом – їх виплату, а також утримання ПДФО, військового збору, сум аліментів та інші утримання з виплат працівникам;

662 «Розрахунки з депонентами». Його використовують для відображення заборгованості підприємства з виплат працівникам у разі одержання готівки для виплати через касу підприємства та неотримання її працівниками в установлений строк;

663 «Розрахунки за іншими виплатами». Призначений для обліку розрахунків за виплатами, які не належать до фонду оплати праці, зокрема допомога по частковому безробіттю, допомога по тимчасовій непрацездатності.

Нарахована зарплата складає витрати підприємства (п. 23 НП(С)БО 16 «Витрати»). Її відображають за дебетом витратних субрахунків бухобліку. Для цього використовують рахунки класу 9 для відображення витрат на оплату праці у складі виробничих, адміністративних і збутових витрат. Також застосовують рахунок 23 «Виробництво». Все залежить від того, якій категорії працівників нараховано зарплату.

Утримання податків із зарплати

Їх відображають за дебетом субрахунку 661 та кредитом субрахунків:

641 «Розрахунки за податками», якщо утримують суму ПДФО із нарахованої зарплати;

642 «Розрахунки за обов’язковими платежами» при утриманні із зарплати військового збору.

Зважаючи, що суму ЄСВ нараховують на зарплату, а не утримують із неї, то його нарахування проводять за кредитом субрахунку 651 «За розрахунками із загальнообов’язкового державного соціального страхування». Одночасно нараховану суму ЄСВ показують в дебеті «витратних» субрахунків (тих самих, на яких відобразили зарплату, на яку нараховуємо ЄСВ).

Документи для виплати зарплати

Виплачують зарплату працівникам готівкою за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями (п. 26 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148). Їх підписують керівник і головний бухгалтер або особа, уповноважена керівником.

Якщо ж зарплату перераховують на банківські рахунки працівників, то відкривають в обслуговуючому банку зарплатний проект. Тоді в банк подають платіжне доручення та відомістю із розподілом сум зарплати на карткові рахунки працівників.

І пам’ятайте, що ст. 110 Кодексу законів про працю України і ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР вимагають аби при кожній виплаті зарплати роботодавець повідомляв працівника про:

а) загальна суму зарплати з розшифровкою за видами виплат;

б) розміри і підстави відрахувань та утримань із зарплати;

в) суму зарплати, що належить до виплати.

Як правило, працівнику при виплаті зарплати надають розрахунковий лист у паперовому вигляді або (за його згодою) надсилають в електронній формі.

Звітність з оплати праці

Суми нарахованої зарплати за звітний період заносять до:

1. Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну України від 13.01.2015 р. № 4, який подають щоквартально упродовж 40 календарних днів після завершення звітного кварталу.

2. Статистичної звітності:

– форми № 1-ПВ (місячна) «Звіт з праці», яку подають не пізніше 7-го числа місяця, наступного за звітним періодом;

– форми № 1-ПВ (квартальна) «Звіт з праці» – не пізніше 7-го числа місяця, наступного за звітним періодом;

– форми № 3-борг (місячна) «Звіт про заборгованість з оплати праці» – не пізніше 7-го числа кожного місяця.

Часті запитання
Чи обов’язково використовувати типові форми № П-6 та № П-7?
Роботодавці можуть використовувати не лише типові форми документів із нарахування зарплати, а й власно розроблені форми первинних документів. Їх затверджують розпорядчим актом (наказом) керівника підприємства (установи).
Оптимально – це узяти за основу типову форму № П-6 та доопрацювати її необхідним для роботодавця реквізитами і показниками.
Чи треба у розрахунково-платіжній відомості відображати окремо кожну із складових зарплати?
Так, це надає роботодавцю підтвердження того, що він виконує усі соціально-трудові гарантії для працівників. Треба враховувати, що нормативно-правові акти з оплати праці гарантують працівникові виплату саме складових зарплати, зокрема:
– мінімальний посадовий оклад;
– доплату за нічні та надурочні години, подвійну оплату за роботу у вихідні та святкові дні;
– відпускні або ж середній заробіток за час військової служби або службового відрядження;
– індексацію зарплати;
– компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки;
– вихідну допомогу в разі звільнення або матеріальну допомогу.
Хто і коли використовує рахунок 81 «Витрати на оплату праці»?
В Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженій наказом Мінфіну України від 30.11.1999 р. № 291, вказано, що підприємства рахунки класу 8 «Витрати за елементами» можуть використовувати для узагальнення інформації про витрати за елементами з щомісячним списанням сальдо рахунків у кореспонденції з рахунком 23 «Виробництво» і рахунками класу 9 «Витрати діяльності».
До 23.07.2019 р. передбачалося, що суб’єкти малого підприємництва, а також інші організації, діяльність яких не спрямована на ведення комерційної діяльності, для обліку витрат можуть використовувати тільки рахунки класу 8. Проте цю норму виключили.
Проходить набір
Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

    Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

    Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
    20 Лип 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

      Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

      Світлана Шанайда
      Спікер Світлана Шанайда
      Статті по темі
      21 Жовтня 2021

      Довідка про доходи: коли потрібна та як отримати

      Автор статьи Любомир Антонюк
      18 Жовтня 2021

      Індексація та підвищення пенсій: порядок і строки проведення

      Автор статьи Любомир Антонюк
      14 Жовтня 2021

      Випробувальний строк: як встановити та оформити

      Автор статьи Любомир Антонюк
      31 Серпня 2021

      Яка пенсія та коли передбачена за відсутності страхового стажу

      Автор статьи Наталія Киріченко
      19 Серпня 2021

      Виплати для безробітних 2021: максимальні нарахування допомоги

      Автор статьи Зоряна Куриляк
      18 Серпня 2021

      Просто про страхові внески для ФОП та юросіб

      Автор статьи Галина Казначей
      13 Вересня 2021

      Календар ФОП: коли сплачувати єдиний податок та ЄСВ у 2021 році

      Автор статьи Олена Зиновій
      19 Квітня 2021

      ФОП-єдинники подаватимуть нову звітність з єдиного податку та ЄСВ

      Автор статьи Олена Зиновій
      Коментарі 0

        Отримайте PDF Чек-лист

        Експрес-аудит правильності Вашої бухгалтерії

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Найближчі курси
        Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

          Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

          Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
          20 Лип 2021
          Онлайн-курс “Бухгалтер-Експерт”

            Отримайте навички, якими повинен володіти єдиний / головний бухгалтер для ...

            Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
            25 Чер 2021
            Онлайн-курс з Перевірок

              Навчіться проходити перевірки Податкової впевнено і без штрафів усього за 5 ...

              Ігор Січеславський
              Спікер Ігор Січеславський
              16 Сер 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

                Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

                Світлана Шанайда
                Спікер Світлана Шанайда
                Онлайн-курс з Податку на Прибуток

                  Навчіться вести облік податку на прибуток без помилок, завдяки комплексному ...

                  Галина Морозовська
                  Спікер Галина Морозовська