Оформлення та оплата електронних лікарняних

З 1 жовтня 2021 року в Україні офіційно запрацювали електронні лікарняні (далі – е-лікарняні). У цій статті ми розглянемо головні вимоги щодо оформлення та порядку оплати е-лікарняних. І перш за все згадаємо основні терміни та поняття, пов’язанні з їх запровадженням.

Е-лікарняний: що за документ

Е-лікарняний –  це електронний документ, що засвідчує факт тимчасової непрацездатності особи. Саме на підставі цього документу:

• роботодавці звільняють працівника від роботи та за власний рахунок оплачують йому  перші  п’ять днів тимчасової непрацездатності;
• працівнику призначають матеріальне забезпечення та надають соціальні послуги відповідно до законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

Е-лікарняний створюють в Електронному реєстрі листків непрацездатності Пенсійного фонду України (далі – ПФУ), зокрема, на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність. Переглянути електронні листки непрацездатності можна в особистому кабінеті на порталі ПФУ.  До речі, електронний медичний висновок про тимчасову непрацездатність створює лікар.  І МОЗ України рекомендує пацієнтам ретельно перевіряти введену лікарем інформацію на її коректність фактичним даним. Також важливим при оформленні е-лікарняних є отримання смс-повідомлення від електронної системи охорони здоров’я. На це звертає увагу МОЗ Україні і наголошує, що отримане повідомлення має містити 16-значний номер медичного висновку про тимчасову непрацездатність (далі – МВТН) підтверджувати, що він був створений певному пацієнту. І ще завважте, що смс-повідомлення  від ПФУ не прийде особам, які, зокрема:

• не зареєструвалися в особистому кабінеті на порталі ПФУ;
•  офіційно не працевлаштовані  або не є застрахованою особою, тому в Реєстрі застрахованих осіб відсутні дані про сплату ЄСВ за таких осіб.

МВТН – це електронний документ, що містить:

• висновок лікаря за результатами медичної експертизи з тимчасової втрати працездатності;
• засвідчує тимчасову непрацездатність;
• може бути підставою для створення е-лікарняного.

Як роботодавцю дізнатися про лікарняний працівника

Так трапилося, що одного дня хтось із працівників не став до роботи через захворювання. Дізнатися, що саме це стало причиною того, що наймана особа не працює можна:

• через особисте спілкування з працівником осіб, відповідальних за облік робочого часу на підприємстві;
• через електронний кабінет страхувальника на порталі ПФУ. Для цього потрібно зайти до розділу «Листки непрацездатності». Завдавши відповідні пошукові реквізити, зокрема, назву юридичної особи,  можна побачити лікарняні, відкриті конкретним  працівникам.

Для призначення виплат з тимчасової непрацездатності слід зважати на лікарняні зі статусом «Готово до сплати». Його е-лікарняні отримують наступного дня після дати свого закриття (п. 3 р. ІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ України від 17.06.2021 р. № 1234, далі – Порядок № 1234). До 1 жовтня за е-лікарняним матеріальне забезпечення призначали через 5 днів після його закриття.  

Тож зараз за е-лікарняним зі статусом «Готово до сплати» комісія (уповноважений) із соціального страхування підприємства  протягом 10 календарних днів або призначає матеріальне забезпечення, або відмовляє в оплаті.

Пройдіть тест на 10 запитань

Заява-розрахунок на е-лікарняний

За е-лікарняними потрібно оформлювати Заяву-розрахунок окремо від паперових листків непрацездатності. Себто за наявності паперових листків непрацездатності, а також й е-лікарняних формують окремі Заяви-розрахунки. Для Заяви-розрахунку для оплати е-лікарняних застосовують форму, наведену  у додатку 1 до Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затвердженого постановою правління Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 р. № 12 (далі – Порядок № 12).

При цьому потрібно зважати на наступні особливості заповнення Заяви-розрахунку на е-лікарняні:

• графу 7 таблиці додатка 1.1 Заяві-розрахунку не заповнюють, позаяк у е-лікарняних серії немає;

• у графі 8 таблиці додатка 1.1 зазначають номер е-лікарняного;

• у графі 9 таблиці додатка 1.1 залежно від виду е-лікарняного вказують код 1 (якщо е-лікарняний первинний)  або код 2 (якщо мовиться про подовження е-лікарняного);

• у графі 10 таблиці додатка 1.1 зазначають такі коди причини непрацездатності:

«1» – тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві;

«2» – вагітність і пологи;

«3» – необхідність догляду за хворою дитиною;

«4» – необхідність догляду за хворим членом сім’ї;

«5» – необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною;

«6» – карантин, встановлений відповідно до законодавства;

«7» – протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства;

«8» – перебування у відділенні санаторно-курортного закладу;

«9» – тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу (може бути із позначкою про зв’язок випадку тимчасової непрацездатності з професійною діяльністю пацієнта);

«10» – перебування в самоізоляції, обсервації під час дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-СoV-2.

Якщо в медвисновку наявна відмітка про зв’язок випадку тимчасової непрацездатності з професійною діяльністю пацієнта ФСС після завершення відповідного розслідування може змінити причину непрацездатності за кодом «1» на підставі актів розслідування нещасного випадку або професійного захворювання на причини з одним із наступних кодів:

«11» – тимчасова непрацездатність внаслідок професійного захворювання;

«12» – тимчасова непрацездатність внаслідок нещасного випадку на виробництві.

Решту колонок заповнюють без якихось особливостей.

Заяву-розрахунок до ФСС, як і раніше можна подавати: на папері або за допомогою клієнтського спеціалізованого програмного забезпечення.

А якщо у новоприйнятого працівника у кабінеті страхувальника немає е-лікарняного? Логічно передбачити, що такий працівник може самостійно роздрукувати е-лікарняний із особистого кабінету на порталі ПФУ, зареєструвавшись як звичайна фізособа. Працівник також може звернутися до територіального органу ПФУ: у цьому випадку за  його зверненням надають витяг із Електронного реєстру листків непрацездатності (п. 16 Порядку організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, затвердженого постановою КМУ від 17.04.2019 р. № 328).

Може трапитися, що е-лікарняний, який відкрили вже після звільнення працівника з’явився у кабінеті страхувальника. У цьому випадку у роботодавця немає зобов’язань оплачувати цей листок непрацездатності.

Як працівник продовжує хворіти, а е-лікарняному вже  присвоєно статус «Готово до сплати», то такий е-лікарняний потрібно подавати на оплату.