Автомобіль став незамінним атрибутом будь-якого бізнесу. Поговоримо про те, як взяти в оренду автомобіль та ключові нюанси обліку витрат на його експлуатацію.
Сторонами договору оперативної оренди транспортного засобу можуть бути як юридичні, так і фізичні особи, в т. ч. ФОП. Незалежно від того, ким є сторони договору оренди транспортного засобу, він завжди укладається у письмовій формі (ч. 1 ст. 799 Цивільного кодексу України, далі – ЦКУ). У випадку, якщо однією зі сторін договору оренди транспортного засобу є фізична особа, то такий договір підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 2 ст. 799 ЦКУ). У разі невиконання цієї вимоги такий договір є нікчемним і не створює юридичних наслідків (ч. 1 ст. 220 ЦКУ).
Далі орендар самостійно використовує транспортний засіб у своїй діяльності і має право без згоди орендодавця укладати від свого імені договори перевезення, а також інші договори відповідно до призначення транспортного засобу (ст. 800 ЦКУ). У рамках ст. 762 ЦКУ орендна плата починає сплачуватися з моменту фактичного отримання транспортного засобу у користування, і вона не сплачується за період, у якому орендар не міг використовувати орендований ним транспортний засіб через обставини, за які він не відповідає.
Аби зафіксувати період фактичного перебування орендованого транспортного засобу у користуванні в орендаря, а також стан, у якому він був отриманий та повернений, сторони договору, як правило, складають акт приймання-передачі автомобіля.
Облік орендованого майна
В рамках п. 8 НП(С)БО 14 «Оренда», орендований автомобіль орендар обліковує на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» – за вартістю (балансовою (залишковою) або первісною вартістю орендодавця), що зазначається в договорі оренди та акті на передачу орендованого автомобіля.
Збільшення залишку рахунка 01 відбувається при прийнятті на облік орендованих необоротних активів, зменшення – при їх поверненні орендодавцю та у разі перенесення заборгованості перед орендодавцем за орендовані необоротні активи (наприклад, в ситуації, коли орендоване майно дуже пошкоджено або зникло, тому повернути його орендодавцю неможливо).
Виплата орендної плати
Виплату компенсації за використання автомобіля, який належить працівнику, оформлюють по-різному: наказом керівника, передбачають у трудовому договорі (контракті) з працівником або укладають окремий договір.
У цих документах треба вказати, зокрема, і дані автомобіля (марка, державний номер, рік випуску); питання технічного обслуговування і ремонту (хто саме і за чий рахунок має їх здійснювати); розмір і порядок виплати компенсації.
Щодо розміру компенсації, то вона визначається за домовленістю сторін і її розмір залежить від вартості автомобіля, нормативного строку його служби, строку та інтенсивності використання тощо. Податківці радять орієнтуватися на норми амортизації автомобіля , бо ж по суті компенсація виплачується за зношення автомобіля. Для цього потрібно визначитися з вартістю автомобіля на момент його передачі роботодавцю у використання та з порядком розрахунку зносу (амортизації). Підтвердженням вартості автомобіля є документи на його придбання, якщо автомобіль новий, або якщо автомобіль був в експлуатації, то тут стане в нагоді експертний висновок. Амортизація нараховується одним із методів, визначених п. 26 НП(С)БО 7 «Основні засоби».
Крім того, слід оформити наказ керівника підприємства про порядок використання автомобіля працівника в господарській діяльності підприємства із виплатою компенсації. Цим наказом встановлюється напрямок використання автомобіля на підприємстві (з якою метою він використовуватиметься), порядок використання (хто саме ним користуватиметься); порядок оформлення документів про таке використання (наприклад, на підставі подорожніх листів) тощо.
Нарахована орендна плата потрапляє до витрат підприємства на прямолінійній основі (п. 9 НП(С)БО 14). Тому сплачену орендну плату за наступні звітні періоди відображають на рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів»: Дт 39 Кт 685, а потім щомісяця (або щокварталу) списують на витрати періоду.
Куди саме потрапить орендна плата, залежить від цільового використання орендованого автомобіля (23, 91, 92, 93, 94). Якщо орендодавцем є фізособа, то утримані ПДФО та військовий збір відображають проводкою Дт 685 Кт 641.
Дохід у вигляді орендної плати від здачі в оренду автомобіля є оподатковуваним доходом фізособи (пп. 164.2.5 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).
Зверніть увагу, що якщо орендодавцем є звичайна, а не самозайнята особа (ФОП) то нарахувати і сплатити суму податку до бюджету повинен податковий агент такої фізособи (орендар). Ставка податку становить 18% від суми доходу, отриманого у вигляді орендної плати. Об’єкт оподаткування визначають виходячи з розміру орендної плати, зазначеного в договорі. У додатку № 4ДФ до Податкового розрахунку дохід у вигляді орендної плати автомобіля відображають з ознакою доходу «127».
Підприємство – орендар перераховує ПДФО до бюджету за своїм місцезнаходженням (пп. 168.4.1 ПКУ, ч. 2 ст. 64 Бюджетного кодексу України).
Але ж орендну плату ще й потрібно оподаткувати військовим збором (1,5%). Щодо ЄСВ, то нараховувати ЄСВ не потрібно: орендна плата не потрапляє до бази нарахування ЄСВ, бо не є заробітною платою.
Якщо орендодавцем є ФОП і цей факт доведено (витяг з ЄДР), податковий агент ПДФО та ВЗ не утримує і не сплачує, оскільки відповідно до норм ПКУ фізична особа – підприємець здійснює оподаткування такого доходу самостійно.
Якщо ж підприємець не надасть документи, що підтверджують його статус підприємця (витяг з ЄДР), то юрособа – податковий агент має утримати з такого «непідприємницького» доходу ПДФО у розмірі 18% та ВЗ у розмірі 1,5%.
Що стосується відображення виплачених доходів підприємцю у 4ДФ, то такі виплати відображаються з ознакою доходу «157».
Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему оренди, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.
Технічне обслуговування та ремонт автомобіля
Бухгалтерський облік. Будь-які витрати, що їх підприємство здійснює для підтримання автомобіля в робочому стані (на технічний огляд, нагляд, обслуговування, ремонт тощо), з метою одержання первісно визначеної суми майбутніх економічних вигід від його використання, слід включати до витрат (п. 15 НП(С)БО 7 та п. 32 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів, затверджених наказом Мінфіну України від 30.09.2003 р. № 561). А отже, витрати на технічне обслуговування (ТО), як витрати на підтримання об’єкта основних засобів (ОЗ) у робочому стані списують до витрат у звітному періоді понесення (капіталізацію витрат не здійснюють). Залежно від того, з якою метою використовують авто, визначається стаття витрат у бухгалтерському обліку.
Якщо ТО виконується підприємством самостійно, то витрати відображаються такими проводками:
- Дт 23 (91, 92, 93, 949) Кт 661 – оплата праці працівників, які здійснюють ТО;
- Дт 23 (91, 92, 93, 949) Кт 651 – нарахування на оплату праці працівників, які здійснюють ТО;
- Дт 23 (91, 92, 93, 949) Кт 207 – витратні матеріали.
Якщо ТО виконується на станції технічного обслуговування, то витрати відображаються проводками Дт 23, 91, 92, 93, 949 Кт 685.
Щодо витрат на капітальний ремонт автомобіля, то вони визнаються витратами звітного періоду. Капітальний ремонт авто також виконується для відновлення його справності, тобто з метою одержання первісно визначеної суми майбутніх економічних вигід.
Витрати на підтримання авто в робочому стані (поточний ремонт й капремонт як відновлення справності) залежно від того, з якою метою використовують автомобіль, відображаються проводками:
- Дт 23, 91, 92, 93, 94, 97 Кт 631, 685 – якщо ремонтні роботи здійснювалися підрядним способом;
- Дт 23, 91, 92, 93, 94, 97 Кт 13, 20, 22, 65, 66 тощо – якщо ремонт робили самостійно (господарським способом).
По суті, проведення капремонту може здійснюватись і з метою збільшення майбутніх економічних вигід, первісно очікуваних від використання авто. У такому разі слід говорити про капремонт як поліпшення. Так, прикладами такого поліпшення на авто є модифікація, модернізація об’єкта ОЗ з метою подовження терміну його корисної експлуатації.
У розрізі податку на прибуток слід пам’ятати наступне. У рамках пп. 138.3.2 ПКУ, не підлягають амортизації та проводяться за рахунок відповідних джерел фінансування витрати на придбання/самостійне виготовлення й ремонт, а також на реконструкцію, модернізацію чи інші поліпшення невиробничих ОЗ, тобто ОЗ, які не використовуються в господарській діяльності платника податку.
А це означає, що в ситуації, коли має місце поточний чи капітальний ремонт, реконструкція, модернізація чи інше поліпшення невиробничих основних засобів витрати не збільшують амортизаційну вартість для нарахування амортизації в податковому обліку.
Що ж стосується виробничих ОЗ, то згідно з пп. 138.3.1 ПКУ розрахунок податкової амортизації таких ОЗ здійснюють за правилами бухгалтерського обліку. Тому й вартість об’єктів для амортизації в податковому обліку формується за правилами бухобліку.
Платник ПДВ мають право включити «вхідний» ПДВ у вартості проведених ремонтів і поліпшень авто до ПК згідно в рамках дії п. 198.3 ПКУ за фактом зареєстрованих в ЄРПН податкових накладних.
При цьому, якщо відремонтовані чи поліпшені авто використовуються в операціях, що не є об’єктом оподаткування ПДВ, в операціях, звільнених від оподаткування, або ж в операціях, які не є господарською діяльністю платника податку, тоді потрібно буде нарахувати умовні податкові зобов’язання з ПДВ на підставі пп. 198.5 ПКУ.
Облік пально-мастильних матеріалів
Правилами бухгалтерського обліку нормування витрат пально-мастильних матеріалів (ПММ) не регламентовано. Тобто немає нормативного документа, який би чітко регламентував обсяг спожитого палива в тій чи іншій ситуації конкретною маркою автомобіля. Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу України від 10.02.1998 р. № 43 (далі – Норми № 43), до яких ми часто зверталися мають рекомендаційний характер. Тобто використовуються лише для планування потреби підприємств у ПММ і контролю за їх витратами, ведення звітності, запровадження режиму економії та раціонального використання пального, а також можуть застосовуватися для розроблення питомих норм витрат палива. Тобто користуємося ними виключно для орієнтиру.
По суті, витрати на паливо в повному розмірі можуть бути включені до витрат платника податку на прибуток, який використовує легкові автомобілі, у разі використання автомобілів у його діяльності та лише в установлених межах витрачання палива з урахуванням умов експлуатації автотранспорту. Для регламентування таких норм, потрібно їх закріпити наказом керівника.
В цьому питанні не зайвим буде звернутися до судової практики. Харківський окружний адміністративний суд у рішенні від 29.01.2019 р. у справі № 520/10111/18 дійшов висновку: Норми № 43 не є нормативно-правовим актом та не підлягають обов’язковому застосуванню. Викладений висновок додатково кореспондується з правовою позицією, викладеною в постанові Верховного Суду у складі Касаційного адміністративного суду від 03.04.2018 р. у справі № 817/1429/16.
Отже, виходить, що відштовхуватися від Норм № 43 при списанні ПММ наразі підприємства не зобов’язані, а тому мають право включати в свої витрати всю суму списаних ПММ на підставі будь-якого первинного документа, розробленого ними самостійно з урахуванням обов’язкових реквізитів. Тут кожен має зважити на ризики і прийняти самостійне рішення: керуватися йому цим документом чи ні.
Що буде підставою для списання ПММ в обліку підприємства? По суті, списання мають бути на підставі первинних документів, які фіксують відповідні факти таких витрат. Ці документи мають бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо, то безпосередньо після її закінчення.
Наразі суб’єкти господарювання можуть використовувати довільні форми первинних документів для списання ПММ, ґрунтуючись на нормах п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України (далі – Положення № 88) та листі Мінінфраструктури від 23.04.2013 р. № 4492/25/10-13. Але увага, не забувайте, що самостійно розроблені підприємством документи мають містити обов’язкові реквізити, встановлені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV та п. 2.4 Положення № 88 аби потім при податкових перевірках у податківців не виникало сумнівів чи застережень щодо документального оформлення списання ПММ підприємством.
Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...
Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...
