Організація електронного документообігу на підприємстві

Дата публікації
08 Лип 2022

Під документообігом розуміють рух первинних документів на підприємстві, який має бути певним чином налагодженим та регульованим у загальному господарському процесі. Зауважимо, що і у Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік), і у Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р.  № 88 (далі – Положення № 88), відсутнє поняття «документообігу». Рівночасно з абз. 14 п. 2 розд. І Правил    організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту України 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі –Правила № 1000/5), випливає: документообіг – це рух документів із моменту їх створення або одержання до завершення виконання й передачі до архіву або відправлення.

Як відомо, первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Починається документообіг зі складання первинних документів (п.п. 2.1-2.18 Положення № 88) і закінчується їх переданням на зберігання до архіву підприємства (п.п. 6.1-6.10 Положення № 88). Правил поводження з первинними документами мають дотримуватися всі суб’єкти господарювання, особливо – коли контрагенти обмінюються первинними документами. Положення № 88 наголошує, що первинні документи підлягають обов’язковій перевірці на наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічну ув’язку окремих показників (п. 2.15 Положення № 88). У разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства такі документи з письмовим обґрунтуванням передають керівнику підприємства, установи. До окремого письмового рішення керівника такі документи не приймаються до виконання (п. 2.16 Положення № 88). Ці дії є елементом документообігу на підприємстві. І певними заходами захисту від недобросовісних контрагентів, які нехтують правилами поводження з первинкою і  тим самим підводять не тільки себе, а й своїх партнерів. 

Далі ми розглянемо порядок організації на підприємстві документообігу, а також нагадаємо статус електронних первинних документів (далі – первинні е-документи) та правила поводження з ними. 

Первинні е-документи: правовий статус, порядок складання

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів (далі е-документ) в Україні регулюють: 

Електронний підпис – електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону № 2155). 

А у ч. 1 ст. 5 Закону № 851 зазначено: е-документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Первинні е-документи повинні мати всі обов’язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік,  їх застосовують у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. 

Статус та юридичну силу у е-документів, у тому числі,  первинного е-документу визначає ч. 1 ст. 8 Закону № 851:

  • юридична сила е-документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму;
  • допустимість е-документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

У ч. 1 ст. 6 Закону № 851 зазначено, що створення будь-якого е-документу завершується накладанням електронного підпису, як одного із найважливіших обов’язкових реквізитів первинного е-документу. Після цього такий документ остаточно отримує статус е-документу. 

У п. 2.3 Положення № 88 також чітко зазначено, що використання первинних е-документів можливо за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Всі  первинні документи, уключаючи е-документи,  для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати, зокрема, такий обов’язковий реквізит, як особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Власне йдеться про особу, яка склала первинний документ, у тому числі у електронній формі (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.4 Положення № 88).

Електронний підпис використовується суб’єктами електронного документообігу виключно на договірних засадах та призначений лише для ідентифікації автора. Відносини, пов’язані з використанням електронних підписів (далі ЕП), регулюються Законом № 2155. Зверніть увагу, що кваліфікований електронний підпис – це удосконалений ЕП, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

Про те, що е-документ має засвідчуватися ЕП, згадано й у пп. 11 п. 8 Правилах № 1000/5: на документи в електронній формі накладається кваліфікований електронний підпис чи печатка згідно із законодавством.

Також згадаємо Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148), яке встановлює порядок готівкового обігу в Україні. Зокрема, відповідно до Положення № 148 усі касові документи можуть бути паперовими або електронними. Електронні касові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу (п. 23 розд. ІІІ Положення № 148). Також підприємства мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів (п. 41 розд. IV Положення № 148).

Що ж стосується платіжних доручень та інших банківських документів банку, то відповідно до п.п. 1.4 та 1.13  Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої постановою Правління НБУ від 21.01.2004 р. № 22, безготівкові розрахунки проводяться банком на підставі розрахункових документів на паперових носіях чи в електронному вигляді. Також цей пункт визначає термін «електронний розрахунковий документ»: це документ, інформація в якому представлена у формі електронних даних, уключаючи відповідні реквізити розрахункового документа, який може бути сформований, переданий, збережений і перетворений у візуальну форму представлення електронними засобами. До таких документів відносять й електронне платіжне доручення.

Є також можливість застосування таких первинних е-документів, пов’язаних із банківським обслуговуванням, як виписки банку. До речі, в Узагальнюючій податковій консультація щодо використання банківських виписок як первинних документів, затвердженій  наказом ДПСУ від 05.07.2012 р. № 583, визначено статус виписки банку, як первинного документу для цілей оподаткування.

Див. також Первинні документи і організація документообігу на підприємстві

Оригінал та копії первинного е-документа

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухобліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів  (п. 6 ст. 9 Закону про бухоблік).

А що вважати електронними засобами оброблення інформації? Наприклад, у ДСТУ ГОСТ 2.051:2006  «Єдина система конструкторської документації. Електронні документи. Загальні положення» (див. наказ Держкомітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 26.12.2006 г. № 373) зазначено: електронний носій це матеріальний носій, використовуваний для запису, зберігання й відтворення інформації, оброблюваних за допомогою засобів обчислювальної техніки.

До електронних носіїв відносять, зокрема:

  • Blu-ray Dіsc (BD) – формат оптичного носія, використовуваного для запису й зберігання цифрових даних;
  • змінні магнітні диски типу ZІP або JAZZ;
  • флеш-накопичувачі.

А відповідно до Типового закону  UNCITRAL «Про електронну комерцію» електронний документ визначається як інформація, утворена, надіслана, отримана або збережена електронними, оптичними чи подібними засобами, включаючи електронний обмін даними, електронну пошту, телеграми чи телекопіювання, але не обмежуючись ними.

Отже оригіналом е-документа є електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 2155 (ст. 7 Закону № 851). У разі надсилання е-документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом е-документа.

Додамо, якщо автор створює ідентичні за документарною інформацією та реквізитами е-документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Слід зважати на те, що оригінал е-документа у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Електронну копію е-документа засвідчують у порядку, встановленому законом (ст. 7 Закону № 851). Копією документа на папері для е-документа є візуальне подання е-документа на папері, яке засвідчене у встановленому законодавством порядку.

Засвідчення паперової копії е-документу. Колись у  листі ДФСУ від 09.09.2014 р. № 3154/6/99-99-19-02-01-15 податківці пояснювали так:  платник податку, який отримав е-документи на підтвердження здійснення господарських операцій може пред’явити такі документи у візуальній формі відображення (у тому числі у паперовій копії) та засвідчити ці документи  підписом такого платника податків або його посадової особи та скріпити печаткою (за наявності).

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

Див. також ПДВ у договорах та первинних документах

Організація документообігу на підприємстві

За ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік підприємству надано право, зокрема,  самостійно визначати правила документообороту (документообігу) і технологію обробки облікової інформації.  Зауважимо, що глава 5 Положення № 88 розповідає про порядок організації документообігу на підприємстві, зокрема, складання графіку документообігу, але самої форми чи порядку його складання не містить. Рівночасно діє Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів СРСР від 29.07.1983 р. № 105 (далі – Положення № 105).

Мінфін у листі від 07.04.2014 р. № 31-08420-06-29/6985 та Мінюст у листі від 10.04.2014 р. № 151-0-2-14/6.1 говорять, що при складанні такого графіку можна використовувати приклад, наведений в додатку до Положення № 105. У п. 5.1 Положення № 105 зазначено, що рух первинних документів у бухгалтерському обліку (створення або отримання від інших підприємств, установ, прийняття до обліку, обробка, передача до архіву – документообіг) регламентується графіком.

Додамо, що ч. 6 ст. 8 Закону про бухоблік наполягає на тому, щоб керівник підприємства створив необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечив неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів. Тобто всі служби підприємства та відповідальні особи, які беруть участь в здійсненні  господарських операцій та їх документальному оформленні повинні чітко дотримуватися затвердженого графіку документообігу.  

Див. також Втрата, знищення, пошкодження первинних документів

Часті запитання
Як контролювати дотримання графіку документообігу на підприємстві?
У п. 5.5 Положення № 88, зокрема, зазначено, що головний бухгалтер підприємства або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку на підприємстві контролює його дотримання виконавцями графіка документообігу. Вимоги осіб з бухгалтерії щодо порядку подання до місця обробки необхідних документів та відомостей є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.
Зауважимо, що питання розподілу відповідальності за оформлення, подання та обробку первинних документів на підприємстві знаходяться в компетенції його керівника. Зокрема, для впорядкування належного забезпечення документального оформлення йому слід затвердити перелік посадових осіб, які мають право підписувати первинні документи (давати дозвіл на їх підпис) при здійсненні господарської операції на відпуск (витрату) коштів, товарно-матеріальних цінностей, іншого майна підприємства. Нагадаємо, що З такими особами відповідно до ст. 1351 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) укладають письмовий договір про матеріальну відповідальність. А відповідно до ст. 130 КЗпП працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків. Згідно зі ст. 1353 КЗпП розмір заподіяної підприємству шкоди визначається за фактичними втратами, на підставі даних бухгалтерського обліку, виходячи з балансової вартості (собівартості) матеріальних цінностей за вирахуванням зносу згідно з установленими нормами. Крім матеріальної відповідальності ст. 147 КЗпП встановлює також дисциплінарну відповідальність: у вигляді догани та звільнення.

Як оформити обмін первинними е-документами з контрагентами?
Рекомендуємо укладати угоди стосовно обміну первинними е-документами. В цих угодах потрібно перш за все визначити:
перелік первинних документів, якими сторони будуть обмінюватися в електронній формі;
телекомунікаційні канали зв’язку;
еквівалентність отриманих первинних е-документів документам на паперовому носії;
спосіб інформування один одного щодо неможливості обміну е-документами у випадку технічного збою внутрішніх систем або зовнішніх каналів зв’язку;
відповідність первинних е-документів форматам, встановленим законодавством про електронний документообіг, та умовам угоди щодо обміну е-документами тощо.

Проходить набір
Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

    Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

    Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
    20 Лип 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

      Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

      Світлана Шанайда
      Спікер Світлана Шанайда
      Коментарі 0

        Отримайте PDF Чек-лист

        Експрес-аудит правильності Вашої бухгалтерії

        Найближчі курси
        Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

          Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

          Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
          20 Лип 2021
          Онлайн-курс “Бухгалтер-Експерт”

            Отримайте навички, якими повинен володіти єдиний / головний бухгалтер для ...

            Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
            25 Чер 2021
            Онлайн-курс з Перевірок

              Навчіться проходити перевірки Податкової впевнено і без штрафів усього за 5 ...

              Ігор Січеславський
              Спікер Ігор Січеславський
              16 Сер 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

                Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

                Світлана Шанайда
                Спікер Світлана Шанайда
                Онлайн-курс з Податку на Прибуток

                  Навчіться вести облік податку на прибуток без помилок, завдяки комплексному ...

                  Галина Морозовська
                  Спікер Галина Морозовська