Основні правила та нюанси заповнення форми № 1ДФ

Дата публікації
09 Лис 2020

Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (далі – ф. № 1ДФ) – це звіт, в якому відображають усі доходи, виплачені фізособам, та ПДФО і військовий збір, утримані з цих доходів.

Основні правила, нюанси заповнення форми прописано у Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затвердженому наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4 (далі – Порядок № 4). Цим же документом затверджено саму форму.

Хто подає?

Форму № 1ДФ подають податкові агенти, які нараховують (виплачують, надають) доходи фізособам і які зобов’язані нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО і військовий збір та подавати звітність (пп. 14.1.180 ПКУ, п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

До податкових агентів належать: юрособи (їх філії, відділення, інші відокремлені підрозділи), самозайняті особи (у т.ч. фізособи – підприємці), представництва нерезидентів-юросіб, інвесторів (операторів) за угодою про розподіл продукції.

Податковий розрахунок за ф. № 1Ф подають лише в разі нарахування доходів фізособам впродовж звітного періоду (пп. «б» п. 176.2 ПКУ). Проте її подання не залежить від того, чи виплачував податковий агент доходи впродовж звітного періоду (п. 2.2 Порядку № 4). Тобто, навіть якщо дохід нараховано, але не виплачено, звіт все одно треба подати.

Звітний період

Форму № 1ДФ подають окремо за кожен квартал впродовж 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу. Подання окремого податкового розрахунку за календарний рік не передбачено.

Якщо останній день строку подання звіту припадає на вихідний або святковий день, його подають на наступний після нього банківський день (п. 2.1 Порядку № 4).

Куди та як подавати форму?

Податкові агенти – юрособи подають ф. № 1ДФ до контролюючого органу за місцем свого розташування, а фізособи-підприємці, самозайняті особи – за своєю податковою адресою (пп. «б» п. 176.2 ПКУ, п. 2.3 Порядку № 4).

Податковий розрахунок подають в один із таких способів:

  • засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо використання ЕЦП;
  • на паперовому носії разом з електронною формою на електронному носії інформації;
  • на паперовому носії, якщо кількість рядків у податковому розрахунку не перевищує десяти.

Податкові агенти із штатною чисельністю працівників до 1000 осіб подають ф. № 1ДФ єдиним документом на всіх, хто працює однією порцією.

Якщо штатна чисельність працівників більша, можна подавати ф. № 1ДФ кількома порціями, кожна з яких є окремим податковим розрахунком зі своїм номером порції (п. 2.4 Порядку № 4).

Якщо податковий агент має понад 1000 штатних працівників і подає кілька порцій Форми № 1ДФ, то нарахований, виплачений дохід і нарахований, перерахований до бюджету з нього військовий збір відображають загальними сумами лише один раз у розділі II першої порції звіту.

Як подавати ф. № 1ДФ за відокремлений підрозділ

Якщо юрособа має філію або інший відокремлений підрозділ, уповноважений нараховувати своїм працівникам зарплати, утримувати та перераховувати ПДФО, такі підрозділи самостійно подають ф. № 1ДФ до податкової за своїм місцезнаходженням.

Якщо відокремлений підрозділ юрособи не уповноважений нараховувати, утримувати та сплачувати податок до бюджету, ф. № 1ДФ у вигляді окремої порції за такий підрозділ подає юрособа до контролюючого органу за своїм місцезнаходженням і надсилає копію такого розрахунку до контролюючого органу за місцезнаходженням такого відокремленого підрозділу (пп. «б» п. 176.2 ПКУ, п. 2.6 Порядку № 4). У порції, яку подають за відокремлений підрозділ, зазначають відомості про фізосіб (працюючих) цього підрозділу.

У ф. № 1ДФ, який подають за відокремлений підрозділ, не уповноважений нараховувати, утримувати та сплачувати (перераховувати) податок до бюджету, не відображають інформацію щодо військового збору.

 Порядок заповнення заголовних реквізитів Форми №1ДФ

«Стор.» – проставляють порядкові номери сторінок ф. № 1ДФ.

«Тип податкового розрахунку» – позначають відповідну клітинку «Звітний», «Звітний новий» чи «Уточнюючий» залежно від того, який податковий розрахунок подається.

«Порція» – проставляють номер порції.

«Податковий номер юридичної особи (податковий номер або номер та серія паспорта самозайнятої фізичної особи)» – зазначають податковий номер юрособи, податковий номер або серію та номер паспорта фізособи (для фізособи, яка має відповідну відмітку в паспорті), яка подає розрахунок. Клітинки заповнюють зліва направо (для юросіб доповнюють зліва нулями до восьми цифр, якщо значущих цифр менше ніж вісім).

«Юридична особа», «Самозайнята фізична особа» – позначають відповідну клітинку «Юридична особа» або «Самозайнята фізична особа».

«Найменування юридичної особи чи прізвище, ім’я та по батькові самозайнятої фізичної особи» – зазначають найменування юрособи або П. І. Б. самозайнятої особи, яка подає податковий розрахунок.

«Податкова адреса юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи» – зазначають податкову адресу юрособи чи самозайнятої особи, яка подає податковий розрахунок.

«Найменування контролюючого органу» – вказують найменування податкового органу, до якого подають податковий розрахунок.

«Звітний період» – відображають арабськими цифрами порядковий номер звітного кварталу і рік.

«Працювало за трудовими договорами» – вказують кількість працівників, які працюють за трудовими договорами (контрактами).

«Працювало за цивільно-правовими договорами» – зазначають кількість працівників, які працюють за ЦПД у звітному періоді.

 Нюанси заповнення розділу І ф. № 1ДФ

Заповнення 1 ДФ здійснюють таким чином:

У графі 1 «№ з/п» відображають порядковий номер кожного заповненого рядка.

У графі 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта*» – відображають реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта фізичної особи (для фізособи, яка має відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), про яку надається інформація в ф. № 1 ДФ.

У графі 3а «Сума нарахованого доходу» відображають дохід, який за звітний квартал нараховано фізособі; нарахований дохід відображають незалежно від того, виплачений він чи ні (п. 3.2 Порядку № 4).

У графі 3 «Сума виплаченого доходу» відображають суму фактично виплаченого доходу фізособі; як виняток, зарплату, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, відображають у звіті за той період, до якого входить попередній місяць, за який її нараховано (п. 3.3 Порядку № 4).

У графі 4а «Сума нарахованого податку» відображають суму ПДФО, нарахованого та утриманого з нарахованого фізособі доходу (п. 3.4 Порядку № 4).

У графі 4 «Сума перерахованого податку» відображають фактичну суму перерахованого ПДФО до бюджету (п. 3.5 Порядку № 4); якщо зарплату виплачують у встановлені терміни в наступному місяці, то перерахований ПДФО відображають у звіті за той період, до якого входить попередній місяць, за який нараховано зарплату і утримано ПДФО.

У графі 5 «Ознака доходу» вказують ознаку доходу згідно з Довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку № 4; якщо доходи виплачують у звітному кварталі не в повному обсязі та їх остаточну виплату будуть здійснювати у наступних кварталах, то ознаку доходу в разі виплати вказують таку саму, як для нарахованого в попередньому кварталі доходу (п. 3.6 Порядку № 4); у ф. № 1ДФ для кожної фізособи заповнюють стільки рядків, скільки ознак доходів мають виплачені їй доходи.

Графу 6 «Дата прийняття на роботу» заповнюють тільки для тих фізосіб, які прийняті на роботу у звітному періоді; у графі проставляють дату (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізособи на роботу.

Графу 7 «Дата звільнення з роботи» заповнюють тільки для фізосіб, які були звільнені у звітному періоді з роботи, де вони отримували дохід у вигляді зарплати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді (п. 3.7 Порядку № 4); у графі 7 проставляють дату (число, порядковий номер місяця, рік) звільнення фізособи з роботи. Якщо працівнику, якого звільняють, дохід у звітному кварталі не нараховували й не виплачували, його взагалі не показують у ф. № 1 ДФ і, відповідно, графу 7 для нього не заповнюють;

Для тих фізосіб, які не змінювали місця роботи в звітному періоді, графи 6 і 7 не заповнюють. Якщо неодноразово приймали фізособу на роботу та звільняли її з роботи у звітному кварталі, для такої особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів була зміна місця роботи у звітному кварталі (п. 3.7 Порядку № 4);

У графі 8 «Ознака податкової соціальної пільги» вказують ознаку податкової соціальної пільги згідно з Довідником ознак податкових соціальних пільг, наведеним у додатку до Порядку № 4. Графу 8 заповнюють тільки для фізосіб, які мали податкову соцпільгу у звітному періоді згідно із законодавством за місцем отримання основного доходу; за відсутності соцпільги у звітному періоді у графі 8 проставляють прочерк.

Під час заповнення графи 8 слід ураховувати, яка ознака пільги відповідає нарахованому доходу, кілька рядків з однією ознакою доходу може бути, тільки якщо у фізособи є кілька ознак пільг для такої ознаки доходу, тобто коли йдеться про наявність різних пільг у кожному з трьох місяців кварталу (п. 3.8 Порядку № 4). Якщо в одному з місяців кварталу працівник не мав права на отримання податкової соцпільги, то у ф. № 1ДФ заповнюють лише один рядок, у якому зазначають відповідну ознаку пільги.

Графу 9 «Ознака (0, 1)» заповнюють тільки для звітного нового та уточнюючого податкових розрахунків, відображаючи ознаку «0» — якщо рядок потрібно ввести чи ознаку «1» — якщо рядок потрібно виключити (п. 3.9 Порядку № 4).

Особливості заповнення розділу ІІ ф. №1ДФ

У розділі ІІ переважна більшість податкових агентів заповнює лише інформацію про нарахований та виплачений військовий збір в 1ДФ. Однак там є й інші рядки. Загалом цей розділ заповнюють так:

  • у рядку «Оподаткування процентів» вказують загальні суми доходу, нарахованого у вигляді процентів, нарахованого й перерахованого до бюджету ПДФО;
  • у рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» — загальні суми нарахованого й виплаченого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, нарахованого й перерахованого до бюджету ПДФО;
  • у рядку «Військовий збір» — загальні суми нарахованого й виплаченого доходу, нарахованого й перерахованого до бюджету військового збору у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками).

Відомості про фізособу — платника податку, якій нараховано доходи, з яких утримується ПДФО та військовий збір, у розділі ІІ не зазначають.

Якщо дохід нараховано в одному місяці, а виплачено в іншому, то графи 3, 3а та 4, 4а рядків «Військовий збір» та «Оподаткування процентів» розділу II заповнюють аналогічно до відповідних граф розділу I форми.

Вважаємо, що доходи, які не оподатковуються військовим збором, у розділі ІІ не показують (див. лист ГУ ДФС у м. Києві від 10.11.2016 р. № 7431/П/26-15-13-02-15). Однак єдиного погляду з цього приводу у податківців немає, а тому доцільно звернутися до податковому агенту за індивідуальною консультацією.

Особливості заповнення підсумкової частини ф. №1ДФ

У підсумковій (кінцевій) частині ф. № 1ДФ проставляють кількість заповнених рядків розділу I (підсумковий рядок не враховується), кількість фізосіб, на яких подано інформацію, та кількість сторінок звіту.

Також у кінці ф. № 1ДФ зазначають податковий номер або серію та номер паспорта (для фізособи, яка має відповідну відмітку) керівника й головного бухгалтера юрособи, яка подає розрахунок, підпис, ініціали, прізвище, телефон. Або вказують податковий номер чи серію та номер паспорта (для фізособи, яка має відповідну відмітку) — для самозайнятої особи, яка подає розрахунок, підпис, ініціали, прізвище, телефон.

Які особливості заповнення реквізитів «Працювало за трудовими договорами» і «Працювало за цивільно-правовими договорами» ф. № 1ДФ

Інструкція із заповнення 1ДФ цього прямо не передбачає, однак під час заповнення реквізитів «Працювало за трудовими договорами» і «Працювало за цивільно-правовими договорами» варто враховувати таке:

  • якщо впродовж звітного періоду кількість працівників змінювалася у зв’язку з прийняттям і звільненням, в графі «Працювало за трудовими договорами» слід зазначати максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами впродовж звітного кварталу;
  • якщо юрособа подає ф. № 1ДФ у вигляді окремої порції за відокремлений структурний підрозділ, який не уповноважений нараховувати, утримувати та сплачувати податок до бюджету, реквізит «Працювало за трудовими договорами» не заповнюють;
  • кількість зовнішніх сумісників включають до графи «Працювало за трудовими договорами»;
  • у графі «Працювало за трудовими договорами» не відображають осіб, призваних на строкову військову службу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період або прийнятих на військову службу за контрактом у разі виникнення кризової ситуації, що загрожує національній безпеці;
  • до кількості працівників, які працюють за трудовими контрактами, до графи «Працювало за трудовими договорами» не включають тих, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дітьми, у відпустці без збереження зарплати тощо, незалежно від того, нараховувався їм дохід чи ні;
  • у графі «Працювало за цивільно-правовими договорами» вказують кількість працівників, які є штатними працівниками підприємства й додатково виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру;
  • у разі подання уточнюючого розрахунку дані реквізитів «Працювало за трудовими договорами» і «Працювало за цивільно-правовими договорами» та номери порції заповнюють із попередньо поданого податкового розрахунку.

Поширені питання щодо заповнення форми № 1ДФ

Як відобразити у ф. № 1ДФ виплату відпускних за дні майбутнього кварталу?
Доходи, отримані у вигляді зарплати за період її збереження згідно із законодавством, зокрема за час відпустки, для їх оподаткування належать до відповідних податкових періодів їх нарахування (пп. 169.4.1 ПКУ).
Отже, відпускні відображають з ознакою доходу «101» у тому кварталі, у якому проведено їх нарахування.
Як виправити помилку у ф. № 1ДФ?
Для виправлення помилок до закінчення терміну подання ф. № 1ДФ подають розрахунок зі статусом «Звітний новий», а після закінчення – «Уточнюючий» (як за звітний, так і за попередні періоди).
Відповідно до п. 4.4 Порядку № 4 виправлення проводять за допомогою ознак з графи 9:
– «0» – для введення правильного рядка;
– «1» – для вилучення неправильного рядка.
Для вилучення одного помилкового рядка з попередньо введеної інформації слід повторити всі графи такого рядка і у графі 9 вказати «1» – на виключення рядка з форми, що уточнюється.
Для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі графи, а в графі 9 вказати «0» – на введення рядка у форму.
Для заміни одного помилкового рядка іншим потрібно вилучити помилкову інформацію (повторити графи помилкового рядка і у гр. 9 вказати «1»), а потім ввести правильну інформацію (заповнити правильно всі графи рядка, а в гр. 9 вказати «0»).
Для виправлення помилок, допущених у розд. II, використовують рядки «виключення». Так, щоб вилучити помилковий рядок із поданої раніше ф. № 1ДФ, яка уточнюється, у рядок «Військовий збір – виключення» переносять неправильні дані, а в рядок «Військовий збір» записують правильні.
Яка відповідальність за порушення при поданні ф. № 1ДФ?
Оскільки ф. № 1ДФ має статус податкової декларації (пп. 14.1.180, п. 46.1, ст. 51, пп. «б» п. 176.2 ПКУ), зазначені в ній суми ПДФО вважаються узгодженим податковим зобов’язанням і в разі неповної або несвоєчасної сплати стягуються до бюджету разом зі сплатою штрафів і пені.
За порушення при поданні ф. № 1ДФ у 2020 році податковий агент несе відповідальність, передбачену п. 119.1 ПКУ:
– неподання, несвоєчасне подання, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками, якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн;
– ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 2040 гривень.
Наголосимо, що згадані штрафи не застосовуються у випадках, якщо помилки щодо реєстраційного номера облікової картки платника податків у ф. № 1ДФ були виправлені податковими агентами самостійно, у т.ч. протягом 30 календарних днів з дня надходження повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом (п. 119.3 ПКУ).

Проходить набір

Онлайн-курс з Перевірок

Онлайн-курс з Перевірок

    Навчіться проходити перевірки Податкової впевнено і без штрафів усього за за 5 ...

    Ігор Січеславський
    Спікер Ігор Січеславський

    Коментарі 0

      Отримайте PDF Чек-лист

      Експрес-аудит правильності Вашої бухгалтерії

      Найближчі курси

      Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0 + BAS

      Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0 + BAS

        Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

        Світлана Шанайда
        Спікер Світлана Шанайда
        Онлайн-курс по РРО

        Онлайн-курс по РРО

          Навчіться працювати з РРО впевнено і без штрафів всього за 3 тижні

          Олександра Герасименко
          Спікер Олександра Герасименко
          Онлайн-курс з МСФЗ

          Онлайн-курс з МСФЗ

            Навчіться готувати фінансову звітність за МСФЗ впевнено і без помилок, завдяки ...

            Мирослав Катона
            Спікер Мирослав Катона