• AVS
  • Статті
  • ПДВ
  • Перехід з однієї бухгалтерської (офісної) програми на іншу: документальне оформлення та облік

Перехід з однієї бухгалтерської (офісної) програми на іншу: документальне оформлення та облік

Дата публікації
03 Чер 2022

Зазвичай, перехід з однієї облікової програми на іншу зумовлюють такі причини, як диверсифікація виробництва, розширення торговельної мережі тощо. Тема, яку ми зараз розглядаємо стала ще більше актуальною на тлі призову Мінцифри відмовитися від програмного забезпечення російського походження та вибрати натомість українські альтернативи.  До речі, #ReplaceRUwithUA –  це ресурс, де зібрані всі українські альтернативи російському програмному забезпеченню. Про це розповів віцепрем’єр-міністр – міністр цифрової трансформації Михайло Федоров у телеграм-каналі.

Перехід з однієї облікової комп’ютерної програми на іншу передбачає певні кроки, зокрема, це ліквідація  (списання) з обліку старої програми і придбання нової. Зазвичай, підприємства програмне забезпечення рахують за нематеріальний актив (далі – НА), тож такі трансформації пов’язані з певними особливостями обліку та оподаткування комп’ютерної програми, як НА. Розглянемо їх.

Заміна програмного забезпечення: новий НА чи витрати підприємства

За визначенням з п. 4 НП(С)БО 8 «Нематеріальні активи» НА – це немонетарний  актив,  який  не  має матеріальної  форми  та може бути ідентифікований. А п. 6 НП(С)БО 8 зазначає, що придбаний або отриманий НА відображається в балансі, якщо існує   імовірність одержання майбутніх економічних вигод, пов’язаних з його використанням,  та його вартість може бути достовірно визначена. Якщо НА не відповідає вказаним критеріям визнання,  то витрати,  пов’язані з його придбанням чи створенням,

визнають  витратами  того звітного періоду,  протягом якого вони були  здійснені

Пункт 9 НП(С)БО 8 визначає перелік витрат, які не підлягають капіталізації в складі НА. Себто  відображають у складі витрат звітного періоду витрати:

  • на дослідження;
  • на підготовку і перепідготовку кадрів;
  • на рекламу та просування продукції на ринку;
  • на   створення,    реорганізацію    та    переміщення підприємств  або  їх  частини;
  • на       підвищення      ділової      репутації підприємства,  вартість  видань  і  на створення торгових марок  (товарних  знаків). 

Свого часу відмінності між НА і витратами  окреслив Мінфін України в листі від 11.04.2006 р. № 31-34000-10-10/7377 (далі – лист № 7377).

Зокрема, в листі № 7377 сказано, що НА визнається немонетарний актив, який:

  • не має матеріальної форми;
  • може бути ідентифікований;
  • його вартість може бути достовірно визначена;
  • утримується підприємством з метою використання протягом періоду більше одного року (або одного операційного циклу, якщо він перевищує один рік) для виробництва, торгівлі, в адміністративних цілях чи надання у користування (оренду) іншим особам;
  • стане джерелом отримання економічних вигід у майбутньому.

Як бачимо, заміна однієї облікової програми на іншу не є просто витратами, а пов’язана саме з заміною одного НА іншим НА. Себто ця операція пов’язана зі списанням старого НА та придбанням нового НА.

Звертаємо увагу, що лист № 7377 дає вельми важливу пораду керівнику підприємства (іншій відповідальній за організацію бухобліку на підприємстві особі): не визначати належність активу до НА самостійно. Це – юрисдикція спеціально створеної  компетентної комісії на підприємстві. Вона діє на підставі наказу (розпорядження), затвердженого керівником підприємства.

Рівночасно, ця ж комісія, як і при введенні в експлуатацію придбаного (створеного, отриманого) НА  приймає рішення про списання (ліквідацію) НА: із зазначенням підстав, за якими НА не може надалі використовуватись (приносити економічні вигоди). Серед них: невідповідність вимогам законодавства, неможливість отримання оновлень чи відсутність сервісного обслуговування тощо.

Списання (ліквідація) комп’ютерної програми

Документальне оформлення списання (ліквідації) комп’ютерної програми

Отже рішення про списання комп’ютерної програми приймає компетентна комісія підприємства. Під час оформлення вибуття (у тому числі при списанні у результаті ліквідації) оформлюють типова форма № НА-3 «Акт вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» (затверджена наказом Мінфіну України від 22.11.2004 р.  № 732, далі – наказ № 732). Акт складається у двох примірниках вищезгаданою комісією, всі його примірники підписують членами комісії та працівник, який був відповідальним за використання комп’ютерної програми (п. 1.7 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку нематеріальних активів, затверджених  наказом Мінфіну України від 16.11.2009 р. № 1327, далі – Методрекомендації № 1327 ). Примірники акту затверджує керівник підприємства. Один примірник передається до бухгалтерії. Другий примірник залишається у особи, відповідальної за використання комп’ютерної програми.

До документів на вибуття комп’ютерної програми додають регістри аналітичного обліку активів, що вибули (п. 35 НП(С)БО 8).

Бухгалтерський облік списання (ліквідації) комп’ютерної програми

Отже об’єкт НА (комп’ютерну програму) списують з балансу при його вибутті у разі неможливості отримання підприємством надалі економічних вигод від його використання (п. 34 НП(С)БО 8, п. 6.1 Методрекомендацій № 1327. Перед списанням комп’ютерної програми слід нарахувати амортизацію за поточний місяць (п. 30 НП(С)БО 8). Визначену залишкову вартість комп’ютерної програми включити до інших витрат (п. 35 НП(С)БО 8, п. 29 НП(С)БО 16 «Витрати»).

Операцію зі списання комп’ютерної програми відображають проводками:

  • Дт 976 «Списання необоротних активів» Кт 12 «Нематеріальні активи» –  на суму залишкової вартості об’єкта НА;
  • Дт 133 «Накопичена амортизація нематеріальних активів» Кт 12 – на суму нарахованої амортизації.

Нарахування амортизації комп’ютерної програми припиняється починаючи з місяця, що настає за місяцем вибуття активу (п. 30 НП(С) БО 8).

Зауважимо, якщо списаний об’єкт НА (комп’ютерна програми) раніше переоцінювався, і сума дооцінок вища ніж сума уцінок, то треба зменшити суму раніше відображеного капіталу в дооцінках (п. 24 НП(С)БО 8, п. 3.6 Методрекомендацій № 1327):

Дт 412 «Дооцінка (уцінка) нематеріальних активів» Кт 441 «Прибуток нерозподілений».

Оподаткування списання (ліквідації) комп’ютерної програми

Податок на прибуток при списанні комп’ютерної програми

Підприємство – платник податку на прибуток, яке згідно пп. 134.1.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) прийняло рішення про незастосування податкових різниць для визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток орієнтується на бухгалтерський результат операції зі списання (ліквідації) комп’ютерної програми.

Якщо підприємство – платник податку на прибуток коригує (обов’язково, якщо дохід за останній звітний річний період за даними бухобліку перевищує 40 млн. грн або добровільно) фінансовий результат на всі різниці, визначені ПКУ, то воно має розраховувати і різниці, передбачені ст. 138 ПКУ. Себто такий платник податків має вести й податковий облік НА (зокрема, комп’ютерної програми), причому у пп. 138.3.4 ПКУ їх класифіковано подібно групам обліку з  НП(С)БО 8.

Отже платники, які коригують фінрезультат:

  • збільшують його на суму бухгалтерської залишкової вартості списаної (ліквідованої) комп’ютерної програми (п. 138.1 ПКУ). Цю різницю відображають у рядку 1.1.2 додатка РІ до декларації з податку на прибуток;
  • зменшують його на суму податкової залишкової вартості списаної (ліквідованої) комп’ютерної програми (п. 138.2 ПКУ). Цю різницю заносять до рядка 1.2.2 додатка РІ до декларації з податку на прибуток.

ПДВ при списанні комп’ютерної програми

Згідно з пп. «д» пп. 14.1.191 ПКУ ліквідація необоротних активів за самостійним бажанням платника податків прирівнюється до постачання товару. Оподаткування ліквідації необоротних активів підпорядковується п. 189.9 ПКУ, але в ньому мовиться тільки про ліквідацію основних засобів: виробничих або невиробничих. А іншої окремої норми, яка б регламентувала порядок оподаткування ПДВ при ліквідації НА в ПКУ немає.

Звертаємо увагу на роз’яснення податківців, у якому вони  кажуть: при списанні НА у зв’язку з неможливістю отримання надалі економічних вигід від його використання, платник податку повинен нарахувати ПДВ за п. 198.5 ПКУ (див. категорію 101.4 ЗІР). Себто податківці прив’язуються до використання у цьому випадку пп. «г» п. 198.5 ПКУ.

Але для застосування п. 198.5 ПКУ визначальним є  придбання необоротних активів (як основних засобів так й НА) з ПДВ. А комп’ютерні програми вже довгий час звільнено від ПДВ (п. 261 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ), тож при їх ліквідації ПДВ не нараховується.

Щоправда, підприємство може ліквідувати й комп’ютерну програму, раніше придбану з ПДВ. У цьому випадку при її ліквідації підприємство має нарахувати ПДВ виходячи з балансової (залишкової) вартості цієї програми станом на початок звітного (податкового) періоду, у якому вона ліквідована (п.п. 189.1, 198.5 ПКУ).

Оприбуткування нової комп’ютерної програми

Документальне оформлення оприбуткування комп’ютерної програми

Вже згадана вище спеціальна компетентна комісія підприємства має перевірити наявність та чинність документів, які є підставою для оприбуткування об’єкта НА (комп’ютерної програми) та/або права на його використання (наприклад, ліцензійних договорів, актів приймання-передачі прав на об’єкт НА тощо). На підставі таких документів  комісія приймає рішення щодо відповідності придбаної комп’ютерної програми критеріям визнання НА, встановленим НП(С)БО 8 для зарахування (оприбуткування) її до складу НА. Рішення оформлюється відповідним документом «Акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» (типова форма № НА-1, затверджена наказом № 732).  Акт містить найменування НА (комп’ютерної програми), його характеристика (опис), порядок і строк корисного використання, первісну вартість, норму амортизації, ліквідаційну вартість тощо. Крім того, підприємству слід оформити «Інвентарну картку обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» (типова форма № НА-2, затверджена наказом № 732).

Бухгалтерський облік оприбуткування комп’ютерної програми

Зазвичай, при придбанні комп’ютерної програми, зокрема, для ведення бухобліку чи складського обліку підприємство одержує як кінцевий споживач невиключне право

на використання її примірників у власній господарській діяльності за функціональним призначенням з умовою встановлення на робочі місця у визначеній (обмеженій) кількості копій. Тоді в бухобліку витрати на придбання облікової комп’ютерної програми капіталізують. Ці витрати й формують первісну вартість об’єкта НА (комп’ютерної програми) групи «Інші нематеріальні активи» (п. 5 НП(С)БО 8).  Відповідно до

Інструкції  про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Мінфіну України від 30.11.1999 р. № 291, такі об’єкти НА обліковують на субрахунку 127 «Інші нематеріальні активи».

Приклад. Підприємство придбало комп’ютерну програму  для ведення бухгалтерського обліку власної господарській діяльності – строком на два роки. Вартість придбання — 12000,00 грн, без ПДВ. Амортизація нараховується прямолінійним методом. Щомісячна сума амортизації становить 500,00 грн (12000,00 грн : 24 місяці). Облік операцій див. у таблиці.

Таблиця. Облік придбання комп’ютерної програми

№ з/пЗміст господарської операціїДебетКредитСума, грн
1Перераховано передоплату за комп’ютерну програму37131112000,00
2Відображено витрати на придбання комп’ютерної програми15463112000,00
3Відображено зарахування заборгованостей63137112000,00
4Введено в експлуатацію комп’ютерну програму12715412000,00
5Нараховано щомісячну амортизацію комп’ютерної програми92133500,00

Податок на прибуток при придбанні комп’ютерної програми

У податковому обліку з податку на прибуток комп’ютерну програму відносять до групи 6. Строки її користування слід визначати відповідно до правовстановлюючого документа. Якщо такі строки не встановлені, то строк використання комп’ютерної програми підприємство визначає самостійно, проте він не може бути меншим двох та більшим 10 років (пп. 138.4.3 ПКУ).

ПДВ при придбанні комп’ютерної програми

Операції з постачання програмної продукції тимчасово, з 1 січня 2013 року по 1 січня 2023 року, звільняються від оподаткування ПДВ (п. 261 підрозд. 2 розд. XX ПКУ). Тому ПДВ під час придбання комп’ютерних програм не виникає.

Часті запитання
Чи може підприємство оплатити інвалюту нерезиденту за оновлення комп’ютерної програми з медичних клінічних обстежень?
Звертаємо увагу на постанову Правління НБУ «Про роботу банківської системи в період запровадження воєнного стану» від 24.02.2022 р. № 18 (далі – Постанова № 18). Нею запроваджено особливий порядок купівлі інвалюти в Україні та переказів валютних цінностей за кордон.
Згідно з п. 12 Постанови № 18 уповноваженим установам забороняється здійснювати торгівлю валютними цінностями (уключаючи операції за дорученням клієнтів), крім певних випадків. Так, дозволено купувати інвалюту для проведення мобілізаційних та інших заходів (потреб), визначених законами України, що регулюють відносини у сферах забезпечення національної безпеки та оборони, та для транскордонних переказів з метою оплати товарів критичного імпорту. Перелік товарів критичного імпорту визначено постановою КМУ від 24.02.2022 р. № 153. Комп’ютерні програми та їх оновлення постановою КМУ «Про внесення змін у додаток до постанови Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2022 р. № 153» від 26.03.2022 р. № 371 також внесено до переліку товарів критичного імпорту.
Чи обов’язково призначати відповідального за використання програмного забезпечення на підприємстві?
У п. 1.5 Методрекомендацій № 1327 сказано, що в Акті введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-1) зазначають у тому числі й особу, відповідальну за використання об’єкта. А в в п. 1.6 Методрекомендацій № 1327 сказано, що при веденні аналітичного обліку в одній інвентарній картці групи однотипних за призначенням та умовами використання об’єктів, що уводяться (надійшли) у господарський оборот в одному календарному місяці їх закріплюють за однією відповідальною за їх використання особою.
Звертаємо увагу на Рекомендації Мінюсту щодо забезпечення правомірності використання комп’ютерних програм у діяльності суб’єктів господарювання.
В них сказано, що відповідальним за дотримання вимог законодавства під час використання комп’ютерних програм суб’єктом господарювання є його керівник.
Керівник суб’єкта господарювання може призначити уповноважену ним особу (осіб), відповідальну за інформаційно-технічне забезпечення суб’єкта господарювання.
Проходить набір
Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

    Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

    Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
    20 Лип 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

      Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

      Світлана Шанайда
      Спікер Світлана Шанайда
      Коментарі 0

        Отримайте PDF Чек-лист

        Експрес-аудит правильності Вашої бухгалтерії

        Найближчі курси
        Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

          Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

          Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
          20 Лип 2021
          Онлайн-курс “Бухгалтер-Експерт”

            Отримайте навички, якими повинен володіти єдиний / головний бухгалтер для ...

            Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
            25 Чер 2021
            Онлайн-курс з Перевірок

              Навчіться проходити перевірки Податкової впевнено і без штрафів усього за 5 ...

              Ігор Січеславський
              Спікер Ігор Січеславський
              16 Сер 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

                Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

                Світлана Шанайда
                Спікер Світлана Шанайда
                Онлайн-курс з Податку на Прибуток

                  Навчіться вести облік податку на прибуток без помилок, завдяки комплексному ...

                  Галина Морозовська
                  Спікер Галина Морозовська