Перерахунок ПДФО-2024

Дата публікації

06 Гру 2024

Загальні положення

Відповідно до пп. 169.4.2 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) обов’язковий перерахунок ПДФО роботодавці проводять за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць такого звітного року (пп. «а» пп. 169.4.2 ПКУ). Крім того, пп. 169.4.3 ПКУ передбачено: роботодавець та/або податковий агент має право здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого ПДФО за будь-який період та у будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування. Завважимо, що такий перерахунок здійснюється незалежно від того, має чи ні платник податку право на застосування податкової соціальної пільги.

Також перерахунок ПДФО проводять:

під час проведення розрахунку за останній місяць застосування податкової соціальної пільги (ПСП) у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника ПДФО або у випадках, визначених пп. 169.2.3 ПКУ;
під час проведення остаточного розрахунку з платником ПДФО, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.

ПДФО перераховують щодо:

доходів працівників у вигляді зарплати (основної та додаткової);
доходів, що до неї прирівнюються.

Перелік виплат, які можуть бути включені до фонду оплати праці містить Інструкція із статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.

Зверніть увагу, що перерахунок стосується зарплатних доходів. Згідно з пп. 14.1.48 ПКУ заробітна плата для цілей розд. IV ПКУ – це основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму згідно із законом.

Не проводять річний перерахунок ПДФО щодо:

фізосіб, із якими укладено договори цивільно-правового характеру, позаяк це не трудові відносини;
працівників, звільнених протягом року, позаяк перерахунок ПДФО проводять у місяці їх звільнення.

Алгоритм проведення перерахунку ПДФО

Перевіряємо суму зарплати, виплаченої працівнику протягом звітного року (або періоду, якщо він менше звітного року, скажімо, при звільненні). Якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки або перебування платника податку на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання ПСП, та в інших випадках їх оподаткування, такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування (абз. 3 пп. 169.4.1 ПКУ). Дохід, отриманий платником податку у вигляді індексації заробітної плати не підпадає під дію пп. 169.4.2 ПКУ, тому оподаткування доходу проводиться у відповідному податковому періоді, в якому відбувається таке нарахування (виплата) (див. категорію 103.25 ЗІР).
Перевіряємо правомірність надання працівнику ПСП.
Визначаємо базу оподаткування за кожним місяцем звітного року (періоду), який брав участь у перерахунку. Базу оподаткування зменшуємо на суму застосовану суму ПСП.
Розраховуємо річну суму ПДФО, як підсумок перерахованого ПДФО за кожен окремий місячний оподатковуваний дохід.
Порівнюємо отриману в результаті перерахунку суму ПДФО із сумою фактично утриманого за рік ПДФО.
Оформлюємо результат перерахунку відповідним розрахунком/бухгалтерською довідкою.
Відображаємо результати перерахунку у формі № 4ДФ.

Припинені трудові відносини: перерахунок ПДФО

Якщо внаслідок здійсненого остаточного розрахунку з платником податку виникає переплата ПДФО, то на її суму роботодавець зменшує суму нарахованого податкового зобов’язання платника податку за місяць такого остаточного розрахунку та відображає це в Розрахунку. Відповідно, на суму переплати зменшуються зобов’язання роботодавця по сплаті ПДФО в бюджет у податковому періоді (місяці) остаточного розрахунку.

У разі перевищення суми переплати, яка виникла за результатами остаточного розрахунку з платником податку, над сумою податкового зобов’язання платника податку, ПКУ не передбачено повернення суми такого перевищення, крім випадків, коли переплата виникла у результаті допущення роботодавцем помилки при нарахуванні (утриманні) ПДФО за будь який період (місяць) звітного року (див. категорію 103.25 ЗІР).

Документування перерахунку ПДФО

ПКУ не передбачає форму такого документування, також законодавчо не встановлено форми документального оформлення безпосереднього проведення перерахунку ПДФО і відображення його результатів. На практиці роботодавці роблять це у вигляді розрахунку та бухгалтерської довідки. довільної форми з урахуванням вимог Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 p. № 996-XIV та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88.

Результати перерахунку ПДФО

Перерахунок ПДФО може призвести до збільшення (наявність недоплати) чи зменшення (наявність переплати) суми ПДФО.

Переплата ПДФО

На практиці роботодавці на суму переплати зменшують суму ПДФО, який підлягає утриманню за поточний місяць. Переплата за результатами річного перерахунку зменшується сума ПДФО за місяць грудень. За недостатності такої суми ПДФО зменшують ПДФО у наступних податкових періодах (місяцях): до повного повернення працівнику переплати ПДФО (див. також категорію 103.08 ЗІР).

У бухобліку суму переплати ПДФО на зменшення відображають за Дт 661 Кт 641/ПДФО (методом «червоне сторно»)

Недоплата ПДФО

У цьому випадку роботодавець «недостачу» ПДФО стягує за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. За недостатності такого доходу заборгованість за ПДФО перед бюджетом погашають за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців: до повного погашення суми такої недоплати (пп. 169.4.4 ПКУ). У бухобліку суму недоплати відображають за Дт 661 Кт 641/ПДФО.

Якщо внаслідок проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з роботодавцем, виникає сума недоплати, що перевищує суму оподатковуваного доходу платника податку за останній звітний період, то непогашена частина такої недоплати включається до складу податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного податкового року та сплачується самим платником.

Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему перерахунку ПДФО, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Перерахунок ПДФО у звітності

Результати річного перерахунку сум доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також сум наданих ПСП роботодавець відображає у додатку 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну України від 13.01.2015 р. № 4 (далі – Розрахунок).

Згідно з п. 4 розд. IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Розрахунку графи у рядку 06 розд. I «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору» додатка 4ДФ до Розрахунку заповнюються, зокрема, наступним чином:

у графах 3а «Сума нарахованого доходу» та 3 «Сума виплаченого доходу» проставляється сума нарахованого та виплаченого доходу за відповідний звітний період з врахуванням донарахованої суми;
у графах 4а «Сума нарахованого податку» та 4 «Сума перерахованого податку» проставляється сума податку на доходи фізичних осіб з врахуванням суми недоплати/переплати.

Коригують показники додатка 4ДФ до Розрахунку у відповідності з п. 10 розд. V Порядку заповнення та подання податковими агентами Розрахунку.

Результати річного перерахунку сум доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також сум наданих ПСП необхідно відобразити у додатку 4ДФ до Розрахунку за IV квартал звітного року.

Податковий агент має право здійснити перерахунок сум доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також сум наданих ПСП за будь-який період та відобразити результати такого перерахунку у додатку 4 ДФ до Розрахунку у кварталі (звітному періоді місяці), в якому проведено такий перерахунок.

Відповідальність за непроведення перерахунку ПДФО

Якщо роботодавець не проводить річний перерахунок ПДФО, то може статися, що він упустить недоплату ПДФО.

Нагадаємо, що ненарахування та/або неутримання, та/або несплата (неперерахування), та/або нарахування, сплата (перерахування) не в повному обсязі податків платником податків, у тому числі податковим агентом тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі, передбаченому ст. 125-1 ПКУ.

Відповідальність за погашення суми податкового зобов’язання або податкового боргу, що виникає внаслідок вчинення таких дій, та обов’язок щодо погашення такого податкового боргу, у тому числі пені, покладається на податкового агента. При цьому платник податку отримувач таких доходів звільняється від обов’язку погашення такої суми податкових зобов’язань або податкового боргу, крім випадків, встановлених розд. IV ПКУ.

Водночас, передбачені ст. 125-1 ПКУ штрафи не застосовуються, якщо ненарахування, неутримання та/або неперерахування ПДФО самостійно виявляється податковим агентом при проведенні перерахунку цього податку, передбаченого п. 169.4 ПКУ, та виправляється в наступних податкових періодах протягом податкового (звітного) року згідно з нормами ПКУ.

Також на суми несвоєчасно сплачених та/або несплачених (неперерахованих) податковим агентом визначених податкових зобов’язань відповідно до пп. 129.1.4 ПКУ нараховується пеня за кожний календарний день такої несплати (неперерахування), включаючи день погашення податкового зобов’язання, з розрахунку 120% річних облікової ставки НБУ, діючої на кожний такий день.

Ще відповідно до ст. 163-4 Кодексу України про адміністративні правопорушення неутримання або неперерахування до бюджету сум ПДФО при виплаті фізичній особі доходів, перерахування ПДФО за рахунок коштів підприємств, установ і організацій (крім випадків, коли таке перерахування дозволено законодавством), неповідомлення або несвоєчасне повідомлення державним податковим інспекціям за встановленою формою відомостей про доходи громадян, – тягне за собою попередження або накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій, а також на громадян – суб’єктів підприємницької діяльності у розмірі від двох до трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Такі ж дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те ж порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій, а також на громадян – суб’єктів підприємницької діяльності у розмірі від трьох до п’яти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Крім того, за наявності недоплати ПДФО непроведення перерахунку призводить до штрафних ситуацій: згідно п. 119.1 ПКУ роботодавця притягують до штрафу в розмірі 1020 грн. Адже через недбалість роботодавця:

залишаться недостовірними відомості про суми ПДФО, які мали бути сплачені до бюджету;
відомості про фактичний ПДФО не потраплять до Розрахунку, що прирівнюється до його подання з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку.

Проходить набір