Перерахунок ПДФО: пам’ятка

Роботодавець платника ПДФО зобов’язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування податкової соціальної пільги (далі – ПСП), перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику ПДФО у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП (пп. 169.4.2 Податковий кодекс України, далі – ПКУ):

• за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;
• під час проведення розрахунку за останній місяць застосування ПСП у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника ПДФО або у випадках, визначених пп. 169.2.3 ПКУ;
• під час проведення остаточного розрахунку з платником ПДФО, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.

За пп. 169.4.2 ПКУ  роботодавець та/або податковий агент має право здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого податку за будь-який період та у будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування, незалежно від того, чи має платник податку право на застосування ПСП.

Не проводять річний перерахунок ПДФО щодо:

• фізосіб, із якими укладено договори цивільно-правового характеру, позаяк це не трудові відносини;
• працівників, звільнених протягом року, позаяк перерахунок ПДФО проводять у місяці їх звільнення.

Перерахунок ПДФО здійснюють відносно:

• доходів працівників у вигляді зарплати (основної та додаткової);
• доходів, що до неї прирівнюються.

Перелік виплат, які можуть бути включені до фонду оплати праці наведено в Інструкції із статистики заробітної плати, затвердженій наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.

Недоплата ПДФО

Якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає недоплата раніше утриманого ПДФО, її суму роботодавець стягує за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми такого доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців: до повного погашення суми такої недоплати (пп. 169.4.4 ПКУ). У бухобліку суму недоплати ПДФО відображають Дт 661  Кт 641/ПДФО.

Не забувайте про обмеження щодо утримань: відповідно до ст. 128 Кодексу про працю України (далі – КЗпП) загальна сума відрахувань із заробітної плати не має перевищувати 20% її суми, яка виплачується працівнику після  оподаткування. У випадках, передбачених законодавством, обмежуються 50 чи 70% суми відрахувань.

А якщо сума недоплати виникає внаслідок проведення остаточного розрахунку з платником ПДФО, який припиняє трудові відносини з роботодавцем, та її сума перевищує суму оподатковуваного доходу платника ПДФО за останній звітний період? Тоді непогашену частину такої недоплати включають до складу податкового зобов’язання платника ПДФО за наслідками звітного податкового року, а сплачує її сам платник.

Переплата ПДФО

ПКУ умовчує про такі випадки. Зазвичай, на практиці на суму переплати зменшують суму ПДФО, який підлягає утриманню за поточний місяць. У разі проведення річного перерахунку ПДФО – це місяць грудень. Якщо такої суми ПДФО не вистачає, тоді зменшують ПДФО  у наступних податкових періодах (місяцях): до повного повернення працівнику виявленої переплати ПДФО.  Суму переплати ПДФО, належну до повернення працівнику,  в  обліку наступним чином: Дт 661 Кт 641/ПДФО (методом «червоне сторно»).

Якщо вам важливі нюанси бухгалтерії не лише на тему ПДФО, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар

Документальне оформлення перерахунку 

Ми говоримо про перерахунок ПДФО, який пов’язаний з певними обчисленнями, що можуть призвести до збільшення податкових зобов’язань чи зміни зобов’язань роботодавця за ПДФО перед працівником. ПКУ не встановлює типової форми документування: як власне оформлення проведення перерахунку ПДФО, так і відображення його результатів. Тому це можна зробити у довільній формі: у вигляді розрахунку чи бухгалтерської довідки. При складанні останньої слід зважати на вимоги Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 p. № 996-XIV та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88.

Перерахунок ПДФО у звітності

Результати річного перерахунку сум доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також сум наданих податкових соціальних пільг роботодавець відображає у додатку 4ДФ до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну України від 13.01.2015 р. № 4 (далі – Податковий розрахунок).

Відповідальність 

Якщо роботодавець не проводив перерахунок ПДФО за грудень 2022 року, то за відсутності недоплати ПДФО відповідати за цей проступок не прийдеться. А ось за наявності недоплати ПДФО непроведення перерахунку переводить його у розряд штрафних ситуацій: згідно п. 119.1 ПКУ роботодавця притягують до штрафу в розмірі 1020 грн. Це вже класифікують, як 

неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку. Адже по-перше, через недбалість роботодавця залишаться недостовірними відомості про суми ПДФО, які мали бути сплачені до бюджету, по-друге, відомості про реальний ПДФО не потрапить до Податкового розрахунку.

Крім того, за ненарахування чи неперерахування до бюджету суми ПДФО передбачено адміністративний штраф від двох до трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 34 до 51 грн) (ст. 163-4 Кодексу України про адміністративні порушення).