Первинні документи у бухгалтерії: обов’язкові реквізити, типові помилки та як їх виправити

Кожен бухгалтер усвідомлює, що саме на первинних документах базується бухоблік. А як відомо, на підставі даних бухобліку складають фінансову та податкову звітність. У цій статті ми розглянемо головні аспекти створення та використання бухпервинки.

Первинний документ: статус, форма, призначення

Згідно з п. 44.1 ПКУ платники податків обов’язково ведуть облік доходів, витрат, інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань. Підставою для такого обліку, перш за все, є первині документи та регістри бухобліку. Крім того, п. 44.1 ПКУ прямо забороняє формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених, зокрема, вищезгаданими документами.

До того ж, у п. 44.2 ПКУ чітко сказано, що платник податку на прибуток об’єкти оподаткування визначає за даними бухобліку, а точніше – на підставі бухгалтерського фінрезультату до оподаткування.

Реквізити первинних документів

Первинні документи, створені у паперовій або в електронній формі та які містять відомості про господарські операції відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік) та п. 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88), є підставою для бухгалтерського обліку таких операцій.

Кожен первинний документ має містити обов’язкові реквізити, встановлені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, а також п. 2.3 Положення № 88.

Нижче в таблиці наведемо перелік обов’язкових реквізитів первинних документів.

Звертаємо увагу на новий абзац ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, який нещодавно було доповнено Законом України від 24.02.2026 р. № 4791-IX. Він запрацював з 01 квітня 2026 року і передбачає наступне: «Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то відсутність передбачених абзацами шостим і сьомим цієї частини реквізитів із сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, за умови що такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення. Дія положень цього абзацу не поширюється на вимоги до документування господарських операцій, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів; господарських операцій, здійснених на виконання договорів найму (оренди) державного або комунального майна; договорів будівельного підряду, проектно-вишукувальних робіт; договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу».

По факту це означає, що:

• акти виконаних робіт (АВР) стають необов’язковими;
• сторони можуть і надалі працювати з актами, якщо вважають це за доцільне. При цьому виконавець може підписати акт лише зі свого боку, якщо це передбачено договором, тобто АВР може бути одностороннім. Крім того, передбачено скасування обов’язкового підпису в АВР, тож якщо замовник акт не підписав, але й не надав обґрунтовану відмову у визначений договором строк, то послуга вважається прийнятою;
• у разі домовленості між сторонами інвойс, підписаний виконавцем, може використовуватися замість АВР.

Також зверніть увагу, що залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити (п. 2.3 Положення № 880: печатка, ідентифікаційний код підприємства, установи з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Форма первинних документів

У ході здійснення госпоперацій підприємства створюють як власну первинку, так і отримують первинні документи, що складені іншими суб’єктами господарювання. Форму та зміст такої первинки встановлюють спеціальні нормативно-правові акти. Також сторони госпоперації можуть документувати ці операції із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм (п. 2.6 Положення № 88).

Завважимо, що не всі документи за тією чи іншою госпоперацією є первинними. Наприклад, в ухвалі ВАСУ від 12.05.2014 р. № К/800/6191/1 зазначено, що первинні документи бухобліку, зокрема, це: видаткові накладні, податкові накладні, прий­мальний акт, картка складського обліку матеріалів, накладна на переміщення, акт списання, акти виконаних робіт, платіжні доручення, товарно-транспортні накладні, міжнародні транспортні накладні (CMR). А ось калькуляція собівартості продукції не вважається первинним документом. Адже вона містить тільки відомості про розраховану собівартість, а не про проведену госпоперацію (див., наприклад, лист Мінфіну України від 15.02.2013 р. № 31-08410-07/23-357/246). Також і в постанові ВС від 10.06.2019 р. у справі № 804/5840/16 сказано, що калькуляції, лімітно-забірні карти, технологічні карти, карти розкрою і т. п. не є первинними документами. Рівночасно ці документи є важливим у процесі визначення собівартості.

Типові форми первинки затверджено, зокрема, наказом Мінфіну від 13.09.2016 р. № 818 (далі – наказ № 818) відносно форм з обліку та списання ОЗ суб’єктами державного сектору. Наприклад, Акт введення в експлуатацію основних засобів, Акт приймання-передачі основних засобів, Акт внутрішнього переміщення основних засобів тощо.

Завважимо, що згідно з п. 6 Порядку № 818 ці типові форми можуть також застосовувати юрособи, створені відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також представництва іноземних суб’єктів госпдіяльності.

Електронна форма первинних документів

Прискладанні первинки в електронній формі слід дотримуватися законодавчих вимог щодо змісту первинних документів і електронного документообігу (п. 2.2 Положення № 88).

Електрон­ний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити має таку саму юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді (див. наприклад, ІПК ДФСУ від 05.03.2019 р. № 903/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

У разі складання та зберігання первинних документів із використанням електронних засобів обробки інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовляти їх копії на паперових носіях на вимогу контрагентів чи уповноважених органів влади (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік).

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему первинних документів, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Підпис на первинних документах

Первинні документи, у т. ч. електрон­ні, для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати, зокрема, такий обов’язковий реквізит, як особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Власне, мовиться про особу, яка склала первинний документ (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.3 Положення № 88).

Щодо цифрового підпису в ІПК ДФСУ від 14.05.2019 р. № 2162/6/99-99-15-03-02-15/ІПК податківці згадують Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII (далі – Закон № 2155). Відповідно до ст. 1 Закону № 2155 електронний підпис – це електронні дані, які підписувач додає до інших електронних даних або логічно з ними пов’язує і використовує як підпис.

Нагадаємо, що статус та юридичну силу електронного документа, у т. ч. первинного, визначає ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі – Закон № 851). За ст. 6 Закону № 851 створення будь-якого електронного документа завершує накладання електронного підпису, як одного

з його обов’язкових реквізитів. Саме тоді створений документ остаточно отримує статус електронного.

Печатка не належить до обов’язкових реквізитів первинного документа, вона залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів може бути додатковим реквізитом (п. 2.3 Положення № 88). Тобто суб’єкти госпдіяльності за наявності печатки використовують її на первинних документах виключно за власним бажанням.

Застосування факсиміле на первинних документах

У п. 2.5 Положення № 88 прямо сказано, що використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Так у ч. 3 ст. 207 ЦКУ серед випадків, коли при вчиненні правочинів допускається використання факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису, згадано також письмову згоду сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Наприклад, у постанові ВС від 19.04.2018 р. у справі № 910/4050/17 зазначено, що для застосування факсимільного підпису укладають письмову угоду, у якій погоджують використання факсиміле і зразки справжнього та факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін договору чи іншого документа. Саме в такий спосіб сторони закріплюють юридичну силу факсиміле як особистого підпису, і засвідчені ним документи вважаються укладеними відповідно до вимог законодавства.

І податківці не заперечують проти застосування факсиміле при оформленні первинних документів. Наприклад, у листі ДФСУ від 04.05.2016 р. № 4582/Л/99-95-42-01-14 сказано, що за певних умов це не порушує вітчизняне законодавство, крім випадків застосування первинних документів типових і спеціалізованих форм, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису. Аналогічне твердження містить інше податкове роз’яснення.

Тобто використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою згодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України.