Первинні документи: значення та порядок оформлення

Дата публікації
25 Тра 2021

Що таке первинні документи?

Визначення наведено Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік).

Первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію.

А що таке господарська операція?

Господарська операція – дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства

Тобто, господарська операція показує рух майна підприємства, його зобов’язань. Наприклад:

  • отримання коштів на рахунок чи в касу;
  • видача коштів з каси;
  • отримання товарів на склад;
  • отримання від засновника будівлі як внесок до статутного капіталу;
  • використання отриманої від постачальника електроенергії на освітлення офісу тощо.

Які документи не будуть первинними?

Ті, які підтверджують не рух, а тільки намір цей рух здійснити.

Наприклад, договір не є первинним документом, тому що підтверджує тільки намір сторін, які уклали договір, здійснити певні дії, наприклад, продати товари. А от вже накладна, за якою товари передають згідно з умовами договору, вже буде первинним документом.

Види первинних документів

Документи з обліку матеріалів

Типові форми затверджені наказом Мінстату від 21.06.1996 р. № 193. Ним встановлено окремі форми документів для оприбуткування матеріалів, списання, складського обліку тощо.

Щоправда, для застосування у сільгоспсфері можна брати типові форми з обліку виробничих запасів, затверджені наказом Мінагрополітики України від 21.12.2007 р. № 929.

Документи з обліку основних засобів

На сьогодні є три нормативні документи, якими затверджені типові форми обліку основних засобів:

  • наказ Мінстату від 29.12.1995 р. № 352;
  • наказ Мінфіну від 13.09.2016 р. № 818 (у першу чергу для підприємств бюджетної і державної сфери, але можуть використовувати і інші підприємства за потреби);
  • наказ Мінагрополітики від 27.09.2007 р. № 701 (для обліку в сільському господарстві).

Підприємство може брати для використання форми, затверджені будь-яким з цих наказів, на власний розсуд.

Облік об’єктів прав інтелектуальної власності

Типові форми затверджено наказом Мінфіну від 22.11.2004 р. № 732.

Малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП)

Дивимося наказ Мінстату від 22.05.1996 р. № 145.

Інші види первинних документів

Є також документи, для яких типові форми не встановлені. Наприклад, це документи, якими оформляється надання послуг чи виконання робіт (за невеликим винятком, наприклад, у будівництві за кошти бюджету тощо). На практиці складають акти приймання-передачі робіт, послуг, форму яких розробляють самостійно.

Обов’язкові реквізити первинних документів

Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити, якщо інше не передбачено окремими законодавчими актами України:

  • назву документа (форми);
  • дату складання;
  • назву підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Наприклад, назва – «Накладна». Дата – «20.05.2021 р.». Назва підприємства – «ТОВ «Космос». Зміст операції тощо – «Передано лопати у кількості 5 штук за ціною 80,00 грн. на суму 400,00 грн., окрім того ПДВ 80,00 грн., всього з ПДВ – 480,00 грн.». Посада та ПІБ того, хто передав лопати – «комірник Іванов О.О.». Того, хто прийняв – «директор ПП «Жак» Супрунов Б.Г.». Далі підписи Іванова і Супрунова.

Повторимося, що в Законі наведено певний усереднений перелік реквізитів. Залежно від групи господарських операцій він буде іншим.

Наприклад, у формі № 1-ТН, встановленій правилами, затвердженими наказом Мінтрансу від 14.10.1997 р. № 363 є додатковий блок реквізитів «Вантажно-розвантажувальні операції». Те саме стосується більшості затверджених форм документів.

З цього приводу у п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88) пишуть, що залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити:

  • ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру,
  • номер документа,
  • підстава для здійснення операцій,
  • дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Типові форми первинних документів

Відповідно до п. 2.7 Положення № 88 первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади, але документувати господарські операції можна із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Тобто за загальним правилом застосування типових форм документів не є обов’язковим. Кожне підприємство може розробляти власні форми документів.

Типові форми первинних документів мають табличні частини. Всі реквізити певним чином розташовані одні відносно інших. Але якщо документ оформляється на простому аркуші паперу, таблиць можна не малювати, а описувати господарську операцію у вигляді простого тексту.

Вимоги до оформлення первинних документів

Документ має бути підписано особисто особою, відповідальною за здійснення господарської операції. Наприклад, якщо товари покупцеві передав комірник підприємства, то саме він і ставить підпис. Причому використання замість особистого підпису факсиміле допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Наприклад, з огляду на зміст ч. 3 ст. 207 ЦКУ, використання факсиміле сторони можуть погодити договором, з наведенням в договорі зразка такого факсиміле. Тобто, факсиміле можуть застосовувати в первинних документах, які складаються в рамках виконання ЦПД.

У разі допущення в первинних документах, створених ручним способом, помилок, їх виправляють коректурним способом, відповідно до якого неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік в первинних документах допускаються неістотні помилки. Такі документи мають прийматися в бухобліку.

Неістотні помилки – це ті, які не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про:

  • дату складання документа;
  • назву підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст господарської операції;
  • обсяг господарської операції тощо.

Зберігання первинних документів  

Особливості зберігання описані в п. 6 Положення № 88. Первинка поточного місяця, яка пройшла обробку і відноситься до відповідного облікового регістру, комплектується в хронологічному порядку, нумерується, переплітається і супроводжується довідкою для архіву.

Такі документи повинні бути передані до архіву.

Але до моменту передання в архів вони зберігаються в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Строк передачі з бухгалтерії до архіву нормативними документами не встановлений. Тому визначається підприємством самостійно.

Поряд із цим строки зберігання документів, що стосуються діяльності суб’єктів господарювання, визначені наказом Мінюсту від 12.04.2012 р. № 578 (далі – наказ № 578). Строки зберігання завжди обчислюються з 1 січня року, що настає за роком закінчення справи.

Так наприклад, відлік строку зберігання документів, завершених діловодством у 2021 році, починається з 01.01.2021 року. Якщо строк зберігання такого документа становить 3 роки, то він закінчуєтеся 01.01.2024 року.

Терміни зберігання типових документів, затверджених Наказом № 578, є мінімальними.

Разом з тим первинка, яка пов’язана із обчисленням і сплатою податків, зберігається не менше 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 ПКУ) з дня подання податкової звітності (п. 44.3 ПКУ).

Первинка, пов’язана з предметом перевірки, проведенням процедури адміноскарження, прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, повинна зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів (2555 днів для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 ПКУ) (п. 44.4 ПКУ).

Таким чином, зберігати потрібно у терміни, визначені наказом № 578, але не менше строків, наведених у п. 44.3 і п. 44.4 ПКУ.

Відповіді на популярні запитання
Чи може в бухобліку відображатися госпоперація на підставі бездоганно складеного первинного документу, якщо такої операції фактично не було?
Ні, не може. В обліку потрібно відображати лише ті господарські операції, які реально мали місце. З цього питання є велика судова практика (див., наприклад, постанову ВС від 16.03.2021 р. у справі № 580/2490/19 тощо).
Наскільки детально потрібно описувати господарську операцію в первинному документі?
Ступінь деталізації опису господарської операції у первинному документі законодавством не встановлена. З цього питання також багато судових рішень (див, наприклад, постанову ВС від 12.02.2020 р. у справі № 813/3577/13-а). Тому, наприклад, в акті на надання маркетингових послуг можна писати просто «Маркетингові послуги», без деталізації, що саме виконано.
Чи повинна на первинному документі бути печатка підприємства?
Згідно зі ст. 58-1 ГКУ, використання печатки підприємством не є обов’язковим і її наявність або відсутність на документі не створює юридичних наслідків.
Таким чином, наявність печатки на первинному документі не обов’язкова, якщо інше не встановлено самим підприємством.
Якою мовою мають складатися первинні документи?
Згідно з п. 1.3 Положення № 88 – українською.
Це відповідає нормі ст. 10 Конституції України, де сказано, що державною мовою в Україні є українська.
Проте далі в п. 1.3 Положення № 88 зазначено, що можна складати документи іншою мовою, в порядку, визначеному Законом України від 03.07.2012 р. № 5029-VI «Про засади державної мовної політики». Але цей закон у 2018 році визнано неконституційним (див. Рішення КСУ від 28.02.18 р. № 2-р/2018).
Тому на сьогодні з точки зору закону складати документи іншою мовою, аніж українська, приміром, російською, не допускається.
Проходить набір
Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0 + BAS

    Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

    Світлана Шанайда
    Спікер Світлана Шанайда
    Онлайн-курс по Бухгалтерії ФОП

      Навчіться вести бухгалтерію ФОП без помилок, щоб працювати впевнено і без ...

      Анастасія Волевач
      Спікер Анастасія Волевач
      05 Кві 2021
      Коментарі 0

        Отримайте PDF Чек-лист

        Експрес-аудит правильності Вашої бухгалтерії

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Найближчі курси
        Онлайн-курс “Бухгалтер-Експерт”
        • Набір відкритий
        Анастасія Волевач Ірина Тимошенко

        Отримайте навички, якими повинен володіти єдиний / головний бухгалтер для ...

        Онлайн-курс з Перевірок

          Навчіться проходити перевірки Податкової впевнено і без штрафів усього за 5 ...

          Ігор Січеславський
          Спікер Ігор Січеславський
          Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0 + BAS

            Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

            Світлана Шанайда
            Спікер Світлана Шанайда
            Онлайн-курс з Податку на Прибуток

              Навчіться вести облік податку на прибуток без помилок, завдяки комплексному ...

              Галина Морозовська
              Спікер Галина Морозовська