Підзвітні кошти: нюанси обліку

Відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженому постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148) суб’єкти господарювання видають готівку під звіт або на відрядження підзвітним особам відповідно до законодавства України. Випадки та строки видачі готівки під звіт:  

• на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини – на строк не більше 10 робочих днів;
• на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів – на строк не більше 30 робочих днів;
•  на всі інші виробничі (господарські) потреби – на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.

Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції в населення та заготівлі вторинної сировини, у тому числі брухту чорних металів і брухту кольорових металів).

Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.

Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Завважимо, що у Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затвердженому наказом Мінфіну України від 02.04.2014 р. № 372 (далі – Порядок № 372), визначено:

• підзвітна особа – працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків;
• підзвітна сума – кошти, видані працівникові установи на витрати, пов’язані зі службовими відрядженнями, та/або на адміністративно-господарські витрати.

За відсутності подібних визначень у Положенні № 148 можемо взяти за базис  правила поводження із підзвітними особами та сумами, як у Порядку № 372.

У будь-якому випадку підзвітні суми мають цільове призначення і повинні витрачатися з метою, на яку вони видані. Саме на цьому наголошує п. 3.3 Порядку № 372 і це підхід прослідковується у Положенні № 148.

У розрахунках з підзвітними особами виникає дебіторська заборгованість, яку підприємство погашає при поданні ними відповідного звіту. Відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Мінфіну України від 30.11.1999 р. № 291, на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим (показники відображають у складі оборотних активів), так і кредитовим (показники відображають у складі зобов’язань балансу підприємства).

Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему обліку підзвітних коштів, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Кошти під звіт

Видати гроші під звіт можна:

• особам, з якими підприємство має трудові відносини, себто працівникам. Зазвичай, у посадових інструкціях прямо зазначають, що в обов’язки працівника входить закупівля товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) тощо. Отже мета видачі коштів під звіт зчаста співпадає з трудовим функціоналом (посадовими обов’язками) працівника. Якщо ж у посадовій інструкції немає подібних застережень, але вкрай потрібно щось придбати за готівку чи з оплатою карткою, тоді підприємство з метою запобігання «незручних» питань перевіряльників може укласти договір доручення з працівником – повіреним. Умови складання та вимоги такого договору регулює глава 68 (ст.ст. 1000-1010) Цивільного кодексу України;
• сторонній особі, яка не має трудових відносин з підприємством, себто не працівнику (наприклад, самозайнятій особі чи просто громадянину без реєстрації ФОП). У цьому випадку повноваження такої особи та відносини з нею також оформлюють та підтверджують договором доручення. 

Підзвітна особа витратила власні кошти 

Може статися, що  підзвітна особа витратила власні кошти, наприклад, коли не вистачило підзвітних сум. До речі, це законодавчо не заборонено, але можуть виникнути ризикові ситуації при оподаткуванні фізособи.  Зокрема, якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця працівник здійснює за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не оподатковують ПДФО і військовим збором. Але якщо роботодавець підтвердить доцільність і та доведе обґрунтованість таких витрат,  здійснених працівником. Якщо ж придбання товарів (робіт, послуг), яке здійснюється працівником на користь роботодавця за рахунок власних коштів, не пов’язано з виконанням трудової функції таким працівником, то дохід, виплачений цьому працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги) включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується ПДФО і військовим збором на загальних підставах (див. категорію 103.4 ЗІР).

Для видачі коштів під звіт складають наказ про закупівлю працівником ТМЦ, у якому зазначають мету їх придбання, вид ТМЦ тощо. 

Видати підзвітні кошти можна:

• готівкою з каси з оформленням видаткового касового ордеру;
• корпоративною карткою. Видача коштів відбувається на момент платежу з корпоративної картки або зняття з нею коштів готівкою;
• платіжною карткою. Кошти вважаються виданими на дату платіжного доручення на переказ коштів на картку працівника.

Підзвітна особа подає Звіт про використання коштів виданих на відрядження або під звіт. Форму цього Звіту та порядок його складання затверджено наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 (далі – Порядок № 841).

До авансового звіту додають документи, які підтверджують, зокрема, придбання ТМЦ (фіскальні чеки, товарні чеки, розрахункові квитанції, акт закупівлі сільськогосподарської сировини, акт закупівлі ТМЦ).  

Платник податку, який складає та подає Звіт, заповнює всі графи Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі грн, коп. касовий ордер / платіжна інструкція», кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, розрахунку суми утриманого податку за неповернуті суми надміру витрачених коштів під звіт, які заповнюються особою, яка надала такі кошти. Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (уповноважена особа).

Керівник (уповноважена особа), головний бухгалтер або особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку, які засвідчують правильність складання / подання Звіту, підписують його:

• шляхом накладання власноручного підпису;
• електронного підпису з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».

Підзвітна особа у певних випадках може доручити іншій матеріально відповідальній особі передати до бухгалтерії авансовий звіт у законодавчо встановлені строки. Для цього слід скласти договір доручення з дотриманням вимог глави 68 ЦКУ. Податківці також підтверджують,  що обмежень відносно передачі до бухгалтерії заповненого авансового звіту через іншу матеріально відповідальну особу на підставі договору доручення не передбачено (https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-628700.html).

Якщо у Звіті допущена помилка, вона має бути виправлена коректурним способом: неправильні дані закреслюють, роблять надпис «Виправленому вірити». Ці виправлення підтверджують підписи посадових осіб, відповідальних за складання документа. 

Підзвітні суми: готівкові обмеження

Якщо ТМЦ закуповуються підзвітною особою – працівником за готівку, діє обмеження готівкових розрахунків у розмірі 10 000 грн протягом дня, як при готівкових розрахунках підприємства  з іншими підприємствами та підприємцями. При готівкових розрахунках з фізособами діє обмеження 50 000 грн на день за одним або декількома платіжними документами (п. 6 Положення № 148).  Обмеження, установлене в п. 6 Положення № 148, стосується також розрахунків під час оплати за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівки, одержаної за допомогою платіжного інструменту. 

Якщо особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність, не зареєстрована як фізична особа – підприємець, то на готівкові розрахунки з нею також поширюється обмеження у розмірі 50 000 грн (див. категорію 109.13 ЗІР).

Обмеження щодо граничної суми розрахунків не поширюється на розрахунки, які проводяться із застосуванням електронних платіжних засобів (платіжних карток) (див. категорія 109.13 ЗІР).