Подорожній лист: запитання/відповідь

Загальні питання щодо використання подорожнього листа були розглянуті у статті «Подорожній (шляховий) лист 2022».

У цій статті ми відповімо на окремі актуальні запитання, які також пов’язані із застосуванням цього первинного документу.  

Чи можна складати подорожні листи один раз на місяць?

Нагадаємо, що в 2013 році типові форми подорожніх листів втратили чинність:

• форма № 2-ТН – для вантажного автомобіля, яка була затверджена наказом Мінтрансу України від 29.12.1995 р. № 488/346;
• форма № 3 – для легкового автомобіля, яка була затверджена наказом Держстату України від 17.02.1998 р. № 74).

Нараз підприємства за необхідності можуть розробляти власну форму цих первинних документів.

Законодавством України не заборонено складати раз на місяць такий первинний документ, як  подорожній лист. Втім у такому подорожньому листі дані варто наводити за кожним днем використання автомобіля. Це важливо, зокрема, для обліку витрат на списання ППМ.

Зверніть увагу! Є численна судова практика щодо оформлення подорожнього листа раз на місяць саме на користь платників податків (див., наприклад, рішення Одеського окружного адмінсуду від 29.10.2018 р. у справі № 1540/3319/18, рішення Дніпропетровського окружного адмінсуду від 22.04.2021 р. у справі № 160/15009/20).

Як документально підтвердити використання пального на підприємстві?

Так, факт витрачання пального підприємство має підтверджувати за допомогою первинних документів. На думку судових органів подорожні листи не є обов’язковими для використання підприємствами (див., наприклад, постанову ВАСУ від 21.09.2017 р № К/800/34426/16), але для списання пального все одно потрібен документ, який буде фіксувати роботу автомобіля і споживання ним пального. Наразі можна використовувати подорожні листи (за основу можна взяти вже нечинні форми з наказу Мінтрансу від 29.12.95 р. № 488/346 (вантажні автомобілі); наказу Держкомстату від 17.02.98 р. № 74 (легкові автівки) або, наприклад, звіт про витрачання пального, що склав працівник, який поїхав у відрядження на автомобілі.

Щодо самостійної розробки форми подорожніх листі не проти й  Мінінфраструктури (див. лист від 23.04.2013 р. № 4492/25/10-13) та ДПСУ (див., наприклад, листи ДФСУ від 09.06.15 р № 11999/6/99-99-19-01-01-15, від 02.11.15 р № 23178/6/99-99-19-02-02-15).

Списати витрати пального можна й на підставі актів списання. І подорожні листи, і акти можуть бути довільної форми. Головне,  щоб вони містили всі реквізити первинного документу.

Директор використовує у справах підприємства службовий легковий автомобіль. Чи потрібно оформлювати подорожні листи і зазначати маршрут і ціль поїздок директора?

Ще раз підкреслимо, що типові форми подорожніх листів давно не діють, а нових типових форм так й не затвердили. Мінінфраструктури ще у листі від 23.04.2013 р. № 4492/25/10-13 наголошувало: з 16.04.2013 р. використання типової форми подорожнього листа легкового авто не є обов’язковим. У той же час  будь-які витрати, в тому числі й для списання ПММ мають бути підтверджені належним чином оформленими первинними документами. Тому підприємство може самостійно затвердити відповідні форми таких документів або взяти на основу старі форми подорожніх листів. Це буде первинний документ, який має містити всі обов’язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88).

Прописувати маршрут  поїздок чи ні керівник підприємства має вирішувати самостійно. Зазвичай, це робиться для контролю за експлуатацією автомобіля, списання ППМ. Тобто обов’язкових законодавчих вимог щодо цього немає.

Втім має бути підтвердження щодо господарського використання автомобіля. Про використання автомобіля директором у справах підприємства можна видати відповідний наказ (розпорядження).

Отже резюмуємо. Для списання пального на витрати у процесі використання автомобіля потрібні дані про фактичні показники використання пального. Тож все одно потрібен певний документ, який має  містити дані про фактичний пробіг автомобіля, фактичні витрати ППМ тощо. А це може бутиподорожній лист, акт на списання ППМ тощо.

Підприємство розробляє самостійно форми подорожніх листів. Чи мають в них бути обов’язково зазначені марка автомобіля, ПІБ водія, показники спідометра?

Подорожній лист – це  первинний документ, який повинен мати всі обов’язкові реквізити, притаманні такому документу. Такі реквізити, як марка автомобіля, ПІБ водія, показання спідометру тощо за відсутності діючої типової форми подорожнього листа не являються обов’язковими реквізитами, але відповідно до п. 2.3 Положення № 88 можуть бути додатковими реквізитами. Вважаємо, що до подорожнього листа варто  їх включати, зокрема, для підтвердження зв’язку списаного пального з госпдіяльністю підприємства, якщо воно є платником ПДВ.

Прописувати маршрут чи ні має вирішувати підприємство самостійно, позаяк законодавчих вимог щодо цього немає. Це допоможе підприємству  контролювати час роботи водія, ефективне використання ППМ та експлуатації авто.

Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему подорожніх листів, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Підприємство використовує автомобіль на підставі договору оренди. Що буде підставою для щомісячного списання пального?

Списувати пальне  у процесі використання автомобіля на витрати потрібно на підставі даних про фактичні показники використання пального. Зазвичай, для збору таких даних використовують подорожні листи або інші первинні документи, наприклад, акт на списання пального.  Подорожній лист підтверджує кількість витраченого палива та те, що його було використано у госпдіяльності підприємства. При цьому вимог щодо порядку складання подорожніх листів певної форми немає.

Втім у рішенні Дніпропетровського окружного адмінсуду від 22.04.2021 р. у справі № 160/15009/20 сказано, що  «…відповідно до зазначених наказів в ТОВ «…» встановлено: оформлення подорожніх листів на кожний транспортний засіб та/або спецтехніку один раз на календарний місяць відповідно до затвердженої форми; водії та машиністи зобов’язані щоденно (своєчасно) та достовірно відображати відомості у подорожніх листах, в тому числі щодо використання пального; начальники дільниць зобов’язані щоденно звіряти показники спідометрів з підпорядкованими їм водіями на початок і кінець кожного дня із зазначенням у подорожніх листах пробігу автотранспорту та здійснювати контроль співвідношення цього пробігу до графіків перевезень вантажів; також начальники дільниць є відповідальними за своєчасне внесення даних з подорожніх листів до зведених відомостей руху пального; заповнене у подорожньому листі поле Маршрут руху автомобіля є підтвердженням зв`язку витрат паливно-мастильних матеріалів з господарською діяльністю Товариства та не потребує надання інших підтверджуючих документів; подорожній лист є підставою для списання паливно-мастильних матеріалів з Товаристві; бухгалтерії щомісячно складати акт та здійснювати списання паливно-мастильних матеріалів на підставі оформлених подорожніх листів по формі, затвердженої з Товаристві».

На практиці підприємства, зазвичай, ведуть подорожні листи та складають накази щодо порядку збору інформації про щоденне використання пального, а також визначають, що є підставою для списання пального, передбачають документ для щомісячного списання пального.

Підприємство має право списувати пальне щомісяця. Ми ж рекомендуємо накопичувати дані за щоденними підсумками, тобто за кожен день, коли використовувався  автомобіль.

Зверніть також увагу на постанову ВС від 09.03.2021 р. у справі № 160/3026/19, у якій сказано: «Суд першої інстанції вказував, що діючим законодавством не встановлено обов`язкової форми акта списання ПММ, та з 14.08.2011 року подорожні листи (як легкових, так і вантажних авто) не є обов`язковим документом. Відтак, підприємства, які експлуатують автотранспортні засоби, мають право не виписувати їх водіям. Суди вважали правом підприємства встановлювати критерії, за якими визнається достатнім оформлення певного переліку документів для підтвердження належного виконання працівниками своїх трудових обов`язків; витрати на придбання паливно-мастильних матеріалів враховуються при визначенні фінансового результату для оподаткування згідно правил бухгалтерського обліку у разі їх підтвердження належним чином оформленими первинними документами».

З огляду на те, що ВС залишив касаційну скаргу без задоволення, а рішення суду апеляційної інстанцій – без змін, то ВС підтримав позицію щодо необов’язковості подорожнього листа.

Завважимо, що вищезазначене судове рішення стосується конкретного платника. А для складання акту на списання пального підприємство все одно має підтверджувати фактичні витрати пального, бажано щоденних: для підтвердження господарського використання автомобіля (мовиться про маршрут), даних про фактичний пробіг автомобіля, фактичних витрати пального тощо.