Посадові інструкції: про головне

Трудовий договір є угодою мiж працiвником i власником пiдприємства, установи, органiзацiї або уповноваженим ним органом чи фiзичною особою, за якою працiвник зобов’язується виконувати роботу, визначену цiєю угодою, з пiдляганням внутрiшньому трудовому розпорядку, а власник пiдприємства, установи, органiзацiї або уповноважений ним орган чи фiзична особа зобов’язується виплачувати працiвниковi заробiтну плату i забезпечувати умови працi, потрiбнi для виконання роботи, передбаченi законодавством про працю, колективним договором й угодою сторiн (ч. 1 ст. 21 Кодексу Законів про працю України, далі – КЗпП).

Загальні положення

Саме з моменту укладення з працiвником трудового договору розпочинаються трудовi правовiдносини. Однiєю з основних умов трудового договору є трудова функцiя працiвника, яка визначається вiдповiдно до його конкретної роботи, квалiфiкацiї, професiї.

Передумова прийняття на роботу працiвника – наявнiсть вакантної штатної одиницi в штатному розписi за вiдповiдною посадою (професiєю) iз зазначенням категорiї (розряду).

Власник або уповноважений ним орган пiд час прийняття на роботу працiвника пропонує йому виконання робiт за посадою (професiєю) вiдповiдної категорiї (розряду), передбаченою у штатному розписi пiдприємства.

На основi квалiфiкацiйних характеристик посад працiвникiв та особливостей штатного розпису для їхнього розмежування через чiтке визначення конкретних функцiональних обов’язкiв, якi мають виконувати певнi працiвники, власник або уповноважений ним орган розробляє та затверджує такий локальний правовий документ, як посадові інструкції, наявнiсть яких є обов’язковим елементом на кожному підприємстві, в установi, органiзацiї.

Посадовi iнструкцiї регулюють органiзацiйно-правовий статус працiвникiв i визначають їхнi конкретнi завдання та обов’язки, права, повноваження, вiдповiдальнiсть, знання та квалiфiкацiю, потрiбнi для забезпечення ефективної роботи працiвникiв.

Посадова iнструкцiя – це первинний кадровий документ, який має юридичну силу та сприяє правовому захисту на пiдприємствi, в установi, органiзацiї.

У разi введення до штатного розпису нових посад потрiбно додатково розробити також вiдповiднi посадовi (службовi) iнструкцiї. Посадова iнструкцiя дозволяє попередити довiльне трактування працiвниками їхнiх функцiй та повноважень, допомагає керiвникам уникнути потреби постiйно роз’яснювати працiвникам їхнi обов’язки, а також заощадити час кожного нового працiвника пiд час ознайомлення його з посадовими (професiйними) обов’язками. Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний мати в наявностi вiдповiдно до норм законодавства розробленi посадовi iнструкцiї працiвникiв. Посадовi iнструкцiї складаються для всiх посад (професiй), зазначених у штатному розписi.

Вимоги посадових iнструкцiй ураховуються під час добору кандидатiв на вiльнi посади, переведення на iншу роботу, атестацiї працiвникiв та притягнення їх до дисциплiнарної вiдповiдальностi в разi невиконання чи неналежного виконання обов’язкiв, порушення правил внутрiшнього трудового розпорядку тощо.

Розробляти посадовi iнструкцiї може керiвник структурного пiдроздiлу, де працює особа, безпосереднiй керiвник або представник кадрової служби.

Порядок розроблення посадових iнструкцiй, зазвичай, визначають у спецiальному локальному нормативному актi.

Усi посадовi iнструкцiї, якi розробляються на пiдприємствi, мають бути взаємопов’язаними, щоб не допускати дублювання функцiй працiвникiв.

Посадовi iнструкцiї мають вiдображати повний перелiк завдань та обов’язкiв працiвника, його повноважень, вiдповiдальностi. Крiм того, слiд зазначити, що найменування роботи (професiї або посади), яке зазначено в посадовiй iнструкцiї працiвника, має вiдповiдати штатному розписовi, наказу (розпорядженню) про прийняття на роботу та розроблятися на основi Нацiонального класифiкатора професiй, затвердженого наказом Дєржспоживстандарту вiд 28.07.2010 р. № 327 (далi – Класифiкатор професiй), з урахуванням Довiдника квалiфiкацiйних характеристик професiй працiвникiв, затвердженого наказом Мiнпрацi вiд 29.12.2004 р. № 336 (далi – Довiдник).

Посадовi iнструкцiї затверджуються наказом (розпорядженням) керiвника або уповноваженого ним органу. Пiсля того, як посадова iнструкцiя буде затверджена керiвником або уповноваженим ним органом, вона обов‘’’язково має бути доведена до вiдома працiвника пiд пiдпис.

Посадовi iнструкцiї складають у двох примiрниках, один з яких зберiгається у вiддiлi кадрiв, а другий – у керiвникiв вiдповiдних структурних пiдроздiлiв. Працiвниковi видається пiд пiдпис копiя посадової iнструкцiї.

Якщо вам важливі нюанси не лише на тему посадових інструкцій, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Посадова iнструкцiя є кадровим документом, в якому визначено конкретнi завдання та обов’язки працiвника, його права та вiдповiдальнiсть. Ознайомлення працiвника з посадовою iнструкцiєю пiд пiдпис надає можливiсть уникнути спору про змiст трудових функцiй працiвника, а також у зв’язку з порушенням працiвником трудових обов’язкiв.

За наявностi посадової (робочої) iнструкцiї працiвник буде чiтко знати права та обов’язки, покладенi на нього пiд час виконання ним роботи, що унеможливить конфлiкт мiж ним та власником або уповноваженим ним органом з приводу їхнього виконання.

Пiд час прийняття на роботу власник або уповноважений ним орган роз’яснює працiвниковi його права та обов’язки, вiдображенi в посадовiй iнструкцiї. Крiм того, вiдповiдно до ст. 29 КЗпП до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний:

• роз’яснити працiвниковi його права й обов’язки та поiнформувати пiд пiдпис про умови працi, наявнiсть на робочому мiсцi, де вiн працюватиме, небезпечних i шкiдливих виробничих факторiв, якi ще не усунуто, та можливi наслiдки їхнього впливу на здоров’я, його права на пiльги й компенсацiї за роботу в таких умовах вiдповiдно до чинного законодавства i колективного договору;
• ознайомити працiвника з правилами внутрiшнього трудового розпорядку та колективним договором;
• визначити працiвниковi робоче мiсце, забезпечити його потрiбними для роботи засобами;
• проiнструктувати працiвника з технiки безпеки, виробничої санiтарiї, гiгiєни працi i протипожежної охорони.

Основнi вимоги до складання посадової iнструкцiї

Затверджувати посадовi iнструкцiї повинен керiвник пiдприємства, установи, органiзацiї, власник або уповноважений ним орган. Проте зазвичай обов’язки щодо складання посадових iнструкцiй покладаються керiвником пiдприємства, установи, органiзацiї на працiвникiв вiддiлу кадрiв, якi не можуть знати всiх нюансiв роботи на кожнiй посадi (професiї), зазначенiй у штатному розписi. Доцiльнiше буде, якщо посадовi iнструкцiї складатимуть керiвники структурних пiдроздiлiв пiдприємства, установи, органiзацiї для посад (професiй) працiвникiв вiдповiдно до штатного розпису.

Слiд зазначити, що посадова (робоча) iнструкцiя складається на посаду (професiю), передбачену в штатному розписi, а не на конкретну особу, яка буде обiймати цю посаду. Тому достатньо буде однiєї посадової iнструкцiї конкретної професiї для двох i бiльше працiвникiв.

Посадовi (робочi) iнструкцiї складаються на основi квалiфiкацiйних характеристик посад працiвникiв, наведених у Довiднику. Квалiфiкацiйнi характеристики визначають перелiк основних робiт, якi властивi тiй або iншiй посадi (професiї), та забезпечують єднiсть у визначеннi квалiфiкацiйних вимог щодо певних посад (професiй). Слiд зазначити, що в разi виникнення спору мiж найманим працiвником i власником або уповноваженим ним органом щодо, наприклад, невiдповiдностi положень посадової iнструкцiї працiвника чиннiй квалiфiкацiйнiй характеристицi, зазначений факт буде враховуватися не на користь власника або уповноваженого ним органу.

Посадова iнструкцiя дає можливiсть чiтко визначити функцiональнi обов’язки працiвника, який обiймає конкретну посаду. Пiд час пiдготовки посадових iнструкцiй забезпечується єдиний пiдхiд щодо побудови, структури i змiсту їхнiх роздiлiв. Iнструкцiї мають вiдображати повний перелiк завдань та обов’язкiв, повноважень i вiдповiдальностi. Складаючи посадовi (робочi) iнструкцiї, власник або уповноважений ним орган не може змiнювати квалiфiкацiйнi вимоги до посади (професiї) щодо освiти (вiдповiдного напряму пiдготовки), передбаченi квалiфiкацiйною характеристикою цiєї посади (професiї).

До складання кожної конкретної посадової iнструкцiї слiд пiдходити iндивiдуально, але є загальнi правила їхнього складання. За потреби завдання та обов’язки, включенi до типової квалiфiкацiйної характеристики тiєї або iншої посади (професiї), можуть бути розподiленi мiж окремими виконавцями або коло завдань та обов’язкiв окремих працiвникiв може бути розширене з дорученням їм робiт, передбачених для рiзних груп посад, рiвних за складнiстю, виконання яких не потребує iншої спецiальностi, квалiфiкацiї.

Пiд час складання посадових iнструкцiй слiд використовувати:

• класифiкатор професiй, який є основним документом для визначення професiйних назв посад, професiй пiд час складання штатних розписiв;
• вiдповiднi квалiфiкацiйнi характеристики професiй працiвникiв згiдно з Довiдником, котрий є основним та обов’язковим нормативним документом для визначення змiсту професiї i пiдставою для розроблення посадових iнструкцiй працiвникiв. Посадовi (робочi) iнструкцiї працiвникiв пiдприємств, установ, органiзацiй вводяться з метою чiткого визначення вимог, що ставляться до певної категорiї працiвникiв, рацiонального розподiлу обов’язкiв мiж працiвниками, надiлення працiвникiв потрiбними правами, пiдвищення вiдповiдальностi працiвникiв за доручену дiлянку роботи;
• локальнi нормативнi документи пiдприємства, установи, органiзацiї (статут; колективний договiр; правила внутрiшнього трудового розпорядку).

Докладніше про вимоги до складання посадивих інструкцій, зокрема, до їх структури див. у роз’ясненні Держпраці в Івано-Франківській області.