Повідомлення про прийняття на роботу: правила заповнення та подання

Дата публікації
02 Лис 2021

Про те, що органи податкової служби очікують на отримання обов’язкової інформації про прийняття працівника на роботу ми згадували у статті «Документальне оформлення прийняття працівника на роботу». Також ми з’ясували, що повідомляти про таке мають не лише юридичні особи – роботодавці, а й фізичні особи, які використовують найману працю. У пропонованій статті ми докладніше розглянемо порядок складання повідомлення та інші важливі нюанси, пов’язані з цим документом.

Загальні положення

Ще раз наголосимо, що обов’язковість подання повідомлення про прийняття на роботу встановлена ч. 3 ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Рівночасно для того, щоб оформити таке повідомлення попередньо потрібно укласти трудовий договір із найманою особою й оформити відповідний наказ (розпорядження) про прийняття її на роботу.  Зокрема, щодо фізичних осіб – підприємців (далі – ФОП) органи Держпраці демонструють наступну позицію. ФОП відповідно до п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП має укладати трудовий договір із фізичною особою в письмовій формі. І як роботодавець, ФОП обов’язково  видає наказ (розпорядження) про прийняття працівника. У такому наказі всім роботодавцям потрібно зазначити дату початку роботи. І повідомлення про прийняття на роботу на думку фахівців Держпраці є частиною укладання трудового договору.

Зокрема, відповідні дані з трудового договору та наказу (розпорядження) про прийняття на роботу заносять до графи 7 «Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу», графи 8 «Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу» та графи 9 «Дата початку роботи» повідомлення, форму якого затверджено постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413 (далі – Повідомлення).

Зверніть увагу, що формою Повідомлення також передбачено:

  • тип повідомлення (початкове, скасовуюче);
  • прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи;
  • реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган, і мають відмітку у паспорті).

Податківці в свою чергу роз’яснили (див. категорію 201.06.01 Загальнодоступного інформаційно-довідкового ресурсу (далі – ЗІР)), що графи 8 та 9 на паперових носіях та в електронній формі заповнюють у форматі «ддммрррр», де:

  • «дд» –  двозначне число, що означає календарний день у місяці;
  • «мм» – двозначне число, що означає місяць року;
  • «рррр» – чотири цифри числа року.

Себто, наприклад, дату «1 листопада 2021 року» в графах 8  та 9 Повідомлення потрібно заповнити, як «01112021».

Повідомлення подають до територіальних органів Державної податкової служби за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ. Далі інформацію щодо прийнятих на роботу особах вносять до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.

Повідомлення можна подати:

  • засобами електронного зв’язку з використанням кваліфікованого електронного підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронних довірчих послуг. Для цього розроблено спеціалізоване клієнтське програмне забезпечення для формування та подання звітності до «Єдиного вікна подання електронної звітності» (за версією чинною на дату подання повідомлення), яке розповсюджується на безоплатній основі (http://tax.gov.ua/elektronna-zvitnist/spetsializovane-klientske-program/);
  • на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
  • на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.

До речі, податківці в категорії 201.6 ЗІР звертають увагу, що постанова  КМУ від 17.06.2015 р. № 413 (далі – Постанова № 413) не містить посилання на норми подання страхувальником (роботодавцем) повідомлення про прийняття працівника на роботу поштою.

Щодо яких осіб надсилають Повідомлення

При прийнятті на роботу за трудовим договором Повідомлення подають незалежно від того основне це місце роботи чи за сумісництвом (зовнішнє або внутрішнє), виду трудового договору (безстроковий, строковий, для виконання тимчасових чи сезонних робіт).

Також не має значення кого роботодавець приймає на роботу: громадянина України чи іноземного громадянина. Також подають Повідомлення, якщо працівника приймають на роботу за переведенням з іншого підприємства, за направленням з Центру зайнятості тощо.

Далі – про окремі випадки, коли Повідомлення не потрібно подавати. Мовиться про прийняття на роботу:

  • керівника підприємства.
  • членів виконавчого органу господарського товариства.

Позаяк у Постанові № 413 прямо сказано: Повідомленням про прийняття на роботу вищезазначених осіб є відомості, отримані органами ДПС з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.

Щодо осіб, з якими трудові відносини не оформлюють, себто з тими, хто виконує роботи (надає послуги) на підставі цивільно-правових договорів також Повідомлення не подають. Позаяк трудовим договором оформлюють угоду між працівником та роботодавцем. Відповідно до такої угоди працівник зобов’язується виконувати певну роботу, дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку тощо, а роботодавець виплачувати заробітну плату працівнику і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін (ч. 1 ст. 21 КЗпП). Цивільно-правові договори укладають згідно з Цивільним кодексом України, зокрема,  згідно зі ст. 837 якого за договором підряду одна сторона (підрядник) зобов’язується на свій ризик виконати певну роботу за завданням другої сторони (замовника), а замовник зобов’язується прийняти та оплатити виконану роботу.

Пройдіть тест на 10 запитань

Як заповнити Повідомлення

Мабуть із усіх реквізитів Повідомлення складнощі можуть виникнути щодо  реквізитів графи 4 «Категорія особи». Але тут допоможуть примітки до цієї графи, згідно з якими при її заповненні зазначають:

  • 1 щодо найманих працівників з трудовою книжкою;
  • 2 щодо найманих працівників без трудової книжки.

Вище ми вже говорили про те, що роботодавець має зазначати у графах 8 та 9 Повідомлення.  Мінсоцполітики також висловило позицію щодо реквізитів з цих граф. Зокрема, в листі  від 04.08.2015 р.  № 432/13/155-15 цього відомства прозвучало, що дата наказу про прийняття працівника на роботу та дата початку роботи працівника не співпадають. Себто дата наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу та дата початку роботи працівника відрізняються (графи 8 і 9 Повідомлення).

До речі, тернопільські представники Держпраці зауважили, що чинне законодавство не передбачає необхідності подання Повідомлення напередодні або за кілька днів до дня початку роботи.

Себто подання Повідомлення і допуск працівника до роботи можуть відбутися в один день. Головне, щоб спочатку було Повідомлення, а потім – допуск.

Як виправити помилки в Повідомленні

Для виправлення помилок потрібно скласти два Повідомлення, які подають до органів ДПС. Одне з Повідомлень матиме тип документа «скасовуюче» з помилковими даними друге – тип документа «початкове» з правильними відомостями. Зверніть увагу на Мінсоцполітики України від 22.06.2016 р. № 746/13/84-16: якщо Повідомлення подається з позначкою «скасовуюче», то за це роботодавця не штрафують. До того ж, у ситуації, коли помилку потрібно виправити щодо одного працівника, а в Повідомленні було зазначено відомості про декількох працівників, наприклад 4, то у скасовуючому (початковому) Повідомленні потрібно зазначити лише працівника, дані якого виправляє роботодавець.

Часті запитання
Який орган вправі надавати роз’яснення щодо застосування Повідомлення?
Ми вже говорили вище про те, що податкові органи лише уповноважені на отримання Повідомлення, позаяк не можуть регулювати трудові відносини, у тому числі встановлені ст. 24 КЗпП. Тож будемо виходити з п. 1 Положення про Міністерство економіки України, затвердженого постановою КМУ від 20.08.2014 р. № 459, з яким Мінекономіки є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику, зокрема, у сфері праці, трудових відносин. Отже надання роз’яснень стосовно законодавства про працю в частині Повідомлення юрисдикції саме Мінекономіки. Підтверджує цю тезу й роз’яснення з категорії 201.10 ЗІР.
Як створити та подати Повідомлення в електронному вигляді?
Це можливо зробити через відкриту частину Електронного кабінету платника податків. За словами податківців у його розділі «Допомога» розміщено покрокову інструкцію щодо створення електронних документів за допомогою режиму «Введення звітності».
Зокрема, в режимі «Введення звітності» приватної частини (особистого кабінету) Електронного кабінету користувач може створити, заповнити, відредагувати, підписати та надіслати повідомлення про прийняття працівника на роботу в електронній формі за ідентифікатором форми J/F3001001. Докладніше про вимоги до процесу створення е-документів, у тому числі й Повідомлення, про те, як працювати з Електронним кабінетом можна прочитати в категорії 201.10 ЗІР.
Яка відповідальність передбачена за неподання Повідомлення?
Трудовим законодавством встановлено, що подання повідомлення до органів ДПС про прийняття працівника на роботу – одна з умов оформлення його на роботу. Тож і відповідальність за неподання чи несвоєчасне подання Повідомлення прирівнюється до порушення законодавства про працю. Зокрема, роботодавця можуть оштрафувати у розмірі однієї мінзарплати (з 01.01.2021 р. – 6000 грн, а з 01.12.2021 р. — 6500 грн). За подібне порушення вчинене повторно протягом року оштрафують у розмірі двох мінзарплат. Ці штрафи передбачені відповідно абз. 9 та абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП.

Проходить набір
Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

    Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

    Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
    20 Лип 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

      Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

      Світлана Шанайда
      Спікер Світлана Шанайда
      Статті по темі
      24 Листопада 2021

      Припинення трудових відносин: окремі питання звільнення працівника

      11 Листопада 2021

      Оформлення та оплата електронних лікарняних

      Автор статьи Любомир Антонюк
      21 Жовтня 2021

      Довідка про доходи: коли потрібна та як отримати

      Автор статьи Любомир Антонюк
      31 Серпня 2021

      Яка пенсія та коли передбачена за відсутності страхового стажу

      Автор статьи Наталія Киріченко
      19 Серпня 2021

      Виплати для безробітних 2021: максимальні нарахування допомоги

      Автор статьи Зоряна Куриляк
      18 Серпня 2021

      Просто про страхові внески для ФОП та юросіб

      Автор статьи Галина Казначей
      13 Вересня 2021

      Календар ФОП: коли сплачувати єдиний податок та ЄСВ у 2021 році

      Автор статьи Олена Зиновій
      19 Квітня 2021

      ФОП-єдинники подаватимуть нову звітність з єдиного податку та ЄСВ

      Автор статьи Олена Зиновій
      Коментарі 0

        Отримайте PDF Чек-лист

        Експрес-аудит правильності Вашої бухгалтерії

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Найближчі курси
        Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

          Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

          Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
          20 Лип 2021
          Онлайн-курс “Бухгалтер-Експерт”

            Отримайте навички, якими повинен володіти єдиний / головний бухгалтер для ...

            Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
            25 Чер 2021
            Онлайн-курс з Перевірок

              Навчіться проходити перевірки Податкової впевнено і без штрафів усього за 5 ...

              Ігор Січеславський
              Спікер Ігор Січеславський
              16 Сер 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

                Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

                Світлана Шанайда
                Спікер Світлана Шанайда
                Онлайн-курс з Податку на Прибуток

                  Навчіться вести облік податку на прибуток без помилок, завдяки комплексному ...

                  Галина Морозовська
                  Спікер Галина Морозовська