Працівники на дистанційній роботі: оформлення, облік

У Кодексі законів про працю України (далі – КЗпП) дистанційній роботі присвячено ст. 60-2. За визначенням, наведеним в ній, дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій. Завважимо, що поряд з дистанційною роботою підприємства можуть запроваджувати надомну роботу (ст. 60-1 КЗпП). Між такою формою організації праці та дистанційною роботою є суттєві відмінності.

Так, при надомній роботі робоче місце є фіксованим:  надомний працівник працює за місцем проживання або в інших визначених ним місцях поза приміщеннями роботодавця. При надомній роботі закріплюють робочу зону або технічні засоби для виконання роботи (інструменти, приладдя для виробництва продукції, надання послуг тощо). Надомний працівник, зазвичай, має додержуватися загального режиму роботи підприємства. В той час, коли на працівника – дистанційника правила внутрішнього трудового розпорядку не поширюються.

Типову форму трудового договору про дистанційну роботу затверджено наказом Мінекономіки від 05.05.2021 р. № 913-21 (далі –Типова форма). І окремо діє Типова форма трудового договору про надомну роботу також затверджена наказом Мінекономіки від 05.05.2021 р. № 913-21.

Дистанційна робота: загальні положення

Звертаємо вашу увагу на ключові моменти, пов’язані з організацією дистанційної роботи.

• Забороняється укладення трудового договору про дистанційну роботу за наявності небезпечних і шкідливих виробничих (технологічних) факторів.
• Працівник самостійно визначає робоче місце та несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на ньому.
• Працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, на нього не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку, якщо інше не визначено трудовим договором.
• Загальна тривалість робочого часу не може перевищувати норм, передбачених ст.ст. 50 і 51 КЗпП.
• Виконання дистанційної роботи може поєднуватися з виконанням працівником роботи на робочому місці у приміщенні чи на території роботодавця: за погодженням між працівником і роботодавцем. Особливості такого поєднання встановлюються трудовим договором про дистанційну роботу.

Також трудовим договором про дистанційну роботу визначаються:

• порядок і строки забезпечення працівників, які виконують роботу дистанційно, необхідними для виконання ними своїх обов’язків обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами;
• порядок і строки подання такими працівниками звітів про виконану роботу;
• розмір, порядок і строки виплати працівникам компенсації за використання належних їм або орендованих ними обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів;
• порядок відшкодування інших пов’язаних з виконанням дистанційної роботи витрат.

За відсутності у трудовому договорі положення про забезпечення працівників необхідними для виконання ними своїх обов’язків обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами таке забезпечення покладається на роботодавця. Він має організувати  встановлення та технічне обслуговування відповідних засобів, а також оплачує витрати, пов’язані з цим.

Період вільного часу для відпочинку (період відключення) визначається у трудовому договорі про дистанційну роботу. Тобто працівнику гарантується період вільного часу, коли він може переривати будь-який інформаційно-телекомунікаційний зв’язок з роботодавцем.  

Під війни дистанційну роботу можна запроваджувати наказом (розпорядженням) роботодавця без обов’язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі. Працівник з таким наказом (розпорядженням) ознайомлюється протягом двох днів з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи.

Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему обліку дистанційної роботи, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Дистанційна робота: форма договору

Мінекономіки вважає, що сторони трудових відносин при укладенні трудових договорів про дистанційну роботу повинні використовувати саме типові форми трудових договорів про дистанційну роботу і укладати їх в письмовій формі. Також сторони трудових відносин при укладенні трудового договору про дистанційну роботу можуть вносити додаткові зміни та доповнення, які не суперечать законодавству про працю.

Типовою формою трудового договору про дистанційну роботу передбачені випадки, коли такі договори укладаються на момент, коли працівник уже перебуває у трудових відносинах з роботодавцем. Так, у випадку, якщо з працівником уже було укладено трудові договори, зокрема ті, які уже містять положення про дистанційну роботу, з таким працівником доцільно переукласти трудовий договір про дистанційну роботу відповідно до Типової форми.

Якщо при переукладенні трудового договору змінюються істотні умови праці працівника (системи і розміри оплати, пільги, режим роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміна розрядів і найменування посад та інші), роботодавець мають бути дотримуватися вимог ст. 32 КЗпП щодо двомісячного строку повідомлення працівника.

Види дистанційних робіт

На законодавчому рівні не визначено перелік робіт, які можуть виконуватися дистанційно. Тож роботодавець самостійно вирішує, чи може робота виконуватися поза межами підприємства.

За можливості та наявності відповідних ресурсів можна переводити на дистанційну роботу (ст. 60-2КЗпП):

• вагітних жінок;
• працівників, які мають дитину віком до трьох років або доглядають за дитиною до шести років (за медичними показаннями);
• працівників, які мають двох або більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
• батьків або опікунів дитини або особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
• працівників, щодо яких на робочому місці були вчинені дії з ознаками дискримінації — тимчасово на два місяці.

Дистанційна робота: передача техніки працівнику

Нагадаємо, що роботодавець зобов’язаний виплачувати працівникам заробітну плату, а також забезпечувати належні умови праці, необхідні для виконання роботи (ст. 21 КЗпП). Тож підприємство має забезпечити, зокрема, працівників – дистанційників технічними засобами та необхідно для роботи оргтехнікою (ноутбуки, комп’ютери тощо).

Зокрема,  Держпраці наголошує: «Роботодавець має забезпечити дистанційного працівника обладнанням та засобами для виконання професійних обов’язків. Неодмінно безпечними й у належному стані. Також ви організовуєте встановлення й обслуговування засобів та оплачуєте витрати. Працівник матеріально відповідає за їхню нестачу або пошкодження.

Якщо підлеглий використовує власні засоби для потреб підприємства, варто домовитися з ним про розмір і порядок відшкодування їхнього зношування (амортизацію), витрат на використання (електроенергія, інтернет, заміна витратних матеріалів)».

Отже працівники, які прийняли техніку від підприємства є матеріально відповідальними особами.  У цьому випадку слід укласти договір про повну матеріальну відповідальність.

Також можливе використання працівником для виконання трудових обов’язків власної техніки. техніку. У цьому випадку потрібно погодити розмір і порядок відшкодування зносу (амортизації) цієї техніки, витрат, пов’язаних з її експлуатацією (електроенергія, інтернет тощо) (ст. 125 КЗпП). Механізм компенсації необхідно затвердити наказом, з яким  працівників підприємства ознайомлюють під підпис.

Для передачі працівнику на дистанційці техніки чи обладнання керівник підприємства має видати відповідний наказ. Зазвичай, у ньому зазначають:

• підстави для передачі техніки чи обладнання (для дистанційного виконання працівником трудових обов’язків);
• перелік техніки чи обладнання, які передають конкретному працівнику.

Також для підтвердження факту передачі техніки чи обладнання слід оформити відповідний первинний документ. Зазвичай, для забезпечення дистанційної роботи передають  основні засоби та/або малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА).

Для передачі основних засобів (ноутбук, комп’ютер) складають акт приймання-передачі основних засобів:

• за формою ОЗ-1 «Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів». Ця форма була затверджена наказом Мінстату від 29.12.1995 р. № 352, який втратив чинність. Але підприємство цілковито може задіяти цю форму або розробити власну форму акту;
• за формою акту приймання-передачі основних засобів, затвердженої наказом Мінфіну від 13.09.2016 р. № 818.

Для передачі МНМА (гарнітура, клавіатура, мишка тощо) застосовують ті ж самі форми, що і вказані вище. Адже МНМА для цілей бухобліку входять до складу основних засобів. Рівночасно можна скласти окрему форму з належними обов’язковими реквізитами первинних документів.  

Повернення працівниками техніки та обладнання підприємству оформлюють тими ж самими документами, що і при їх видачі.

Бухоблік передачі техніки чи обладнання при дистанційній роботі

У бухобліку передачу техніки чи обладнання працівникам відображають в аналітиці: по субрахункам щодо кожної одиниці основних засобів чи МНМА: наприклад, Дт 104/комп’тери, видані працівникам на дістанційній роботі Кт 104/ком’ютери.

Амортизацію таких виданих комп’ютері нараховують у загальному порядку.  

Повернення, скажімо, комп’ютерів від працівника відображають у зворотньому порядку: Дт 104/ком’ютери Кт 104/комп’тери, видані працівникам на дістанційній роботі.

Податок на прибуток

Передану працівникам на дистанційці техніку чи обладнання для цілей оподаткування відображають за даними бухобліку, у тому числі, амортизацію. Адже ці активи використовують у госпдіяльності підприємства. Але якщо підприємство – платник податку на прибуток застосовує коригувальні різниці, то податкова амортизація розраховується з огляду на ст. 138 ПКУ.

ПДВ

Передача техніки чи обладнання працівнику на дистанційці та їх повернення підприємству не є постачанням. Тому ПДВ не виникає.