За визначенням, наведеним у ст. 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік), первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію. А п. 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88), уточнює, що первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Про значення первинних документів для цілей обліку, нюанси їх оформлення та зберігання ми розповідали в статті «Первинні документи: значення та порядок оформлення». Також у цій статті ми нагадали обов’язкові реквізити первинних документів, про вимоги щодо оформлення первинних документів й відповіли на актуальні запитання стосовно використання первинки.
У статті «Втрата, знищення, пошкодження первинних документів» ми розглянули питання поводження з первинними документами у період дії воєнного стану. Додамо, що платників податків/податкових агентів, які провадили діяльність на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями Російської Федерації, і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень ст. 44 Податкового кодексу України застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності (див. категорію 129.07 ЗІР).
Сьогодні ми поговоримо про інші важливі питання, пов’язані з обігом первинних документів, а також розглянемо питання оформлення організаційно-розпорядчих документів підприємства.
Первинні документи в електронній формі
Статус та юридичну силу первинного документа в електронній формі визначає ст. 8 Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі – Закону № 851):
- юридична сила первинного е-документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму;
- допустимість е-документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.
Підприємство самостійно, зокрема, обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених Законом про бухоблік, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних. Стосовно електронні документів підприємство теж затверджує правила документообігу.
Первинні документи, складені в електронній формі, відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік нарівні з паперовими є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій: за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Первинні документи в електронній формі, як і паперові, також повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Докладніше про правовий статус, порядок складання первинних е-документів, основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів на підприємстві можна прочитати в статті «Організація електронного документообігу на підприємстві».
Організаційно-розпорядчі документи: поняття, організація документообігу
Поряд з первинними документами підприємство створює й використовує т. зв. управлінську (службову) документацію.
Відповідно до ДСТУ 2732:2004 (Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять) управлінська документація – система документації, яка забезпечує виконання управлінських функцій. Організаційно-розпорядча документація – підсистема управлінської документації, яка забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління.
Зауважимо, що детальну класифікацію управлінської документації наведено в Класифікаторі управлінської документації НК 010:2021, затвердженому наказом Мінекономіки України від 12.03.2021 р. № 526 (далі – КУД НК 010:2021). КУД НК 010:2021 установлює класифікаційну схему управлінської документації, містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час створення управлінських документів: а саме, під час зафіксування інформації в їхніх уніфікованих формах (бланках).
КУД НК 010:2021 застосовують юридичні особи незалежно від організаційно-правової форми та форми власності.
Зверніть увагу, що організаційно-розпорядчі документи є одним з кодів УСД:
1) організаційно-розпорядча документація (код 01);
2) первинно-облікова документація (код 02);
3) банківська документація (код 03);
4) фінансова документація (код 04);
5) документація із праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 05);
6) бухгалтерсько-облікова документація (код 06);
7) документація з Пенсійного фонду (код 07).
На більшості підприємств діловодством (діяльністю з документування управлінської інформації, спрямованої на створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація) займаються окремі, спеціально підібрані працівники. Рівночасно з окремими видами організаційно-розпорядчих документів стикаються й бухгалтери підприємств. Тож їм також варто ознайомитися з головними вимогами щодо таких документів.
Згідно з ДСТУ 2732:2004 до організування роботи зі службовими документами належать: приймання, реєстрування, огляд документів, опрацьовування та надсилання вихідних документів, контроль виконання документів, складання номенклатур. Крім того, у ДСТУ 2732:2004 зазначено, що документообіг службових документів – це рух цих документів в установі (на підприємстві) від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання (пп. 4.2.2). А юридична сила службового документа – це властивість службового документа (надана йому чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань) здійснювати правове регулювання і (або) управлінські функції (п. 3.12).
Також звертаємо увагу на Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 р. № 7 (далі – Збірник № 7). Він містить уніфіковані форми найпоширеніших видів організаційно-розпорядчих документів, що створюються, зокрема, на підприємствах, в установах, організаціях, будь-яких інших юридичних особах незалежно від форм власності. Також у Збірнику № 7 наведено пояснення щодо заповнення таких уніфікованих форм.
Окремі види організаційно-розпорядчих документів, які важливі для бухгалтерського обліку (див. табл.).
| Вид організаційно-розпорядчого документу | Зміст та мета організаційно-розпорядчого документу | Примітки |
| Положення про юридичну особу | У ньому визначається правовий статус, завдання, функції, права, обов’язки і порядок діяльності відповідної юридичної особи | Положення містить, зокрема, такі розділи: Керівництво; Колегіальний та дорадчі органи; Майно та засоби (кошти); Контроль та перевірка діяльності; Взаємовідносини (зв’язки) з іншими юридичними особами; Реорганізація та ліквідація |
| Наказ (розпорядження) з основної діяльності | Наказ видає керівник юридичної особи на правах єдиноначальності з метою вирішення усіх основних питань діяльності юридичної особи. Право на видання певного виду розпорядчого документа (наказу або розпорядження) закріплюється у положенні (статуті) юридичної особи і зумовлюється її правовим статусом. Зміст таких наказів (розпоряджень), стосується, зокрема, планування, звітності, фінансування, організації роботи, удосконалення структури, розподілу функцій та повноважень між посадовими особами, уведення в дію локальних нормативних документів – положень, правил, інструкцій, регламентів тощо | Проєкти наказів (розпоряджень), що зачіпають інтереси інших юридичних осіб, мають попередньо погоджуватися з ними. За наявності розбіжностей до проєкту додаються зауваження або суть розбіжностей зазначається у супровідному листі. Наказ (розпорядження) набирає чинності з моменту його підписання керівником юридичної особи і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки. Наказ (розпорядження) може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новим розпорядчим документом |
| Наказ (розпорядження) з адміністративно-господарських питань | Зміст таких наказів (розпоряджень) стосується, зокрема: − організації і проведення інвентаризації; − забезпечення працівників офісними меблями та технікою, інформаційно-комунікаційними ресурсами, інвентарем, канцелярськими товарами тощо; − встановлення певних обмежень (наприклад, обмеження у користуванні мобільним зв’язком, заборони тютюнопаління у приміщеннях юридичної особи) тощо. Видає ці накази (розпорядження) керівник юридичної особи у разі, коли питання оперативного, організаційного, адміністративного та господарського характеру потребують правового регулювання | -//- |
| Акт | Його складає група осіб (переважно комісія) чи спеціально уповноважена особа для засвідчення встановлених нею фактів, пов’язаних з діяльністю юридичної особи, її окремих структурних підрозділів або окремих працівників | Дата і місце складення, які мають бути проставлені в акті, повинні відповідати даті та місцю події, яку заактовано. Якщо комісія працювала кілька днів, то в акті вказують останній день роботи |
| Структура і штатна чисельність | В ньому визначається перелік структурних підрозділів юридичної особи, посад та відомості про кількість штатних одиниць | Відповідно до ч. 3 ст. 64 ГКУ юридичні особи мають право самостійно визначати свою організаційну структуру і встановлювати чисельність працівників |
| Штатний розпис | В ньому визначається перелік посад (професій), кількість штатних одиниць, розмір посадових окладів, надбавок і доплат за умови, що останні передбачені системою оплати праці й мають постійний характер | Юридичні особи мають право самостійно визначати свій штатний розпис (ч. 3 ст. 64 ГКУ). Зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу (розпорядження) з основної діяльності юридичної особи. Кількість і періодичність таких змін протягом року не обмежуються |
| Правила внутрішнього трудового розпорядку | Цей документ регламентує організацію праці, зокрема визначає порядок прийняття на роботу та звільнення з роботи працівників, взаємні зобов’язання керівництва та працівників, режим робочого дня, види заохочень за успіхи у роботі, а також відповідальність за порушення трудової дисципліни | Щодо обов’язковості цього документу для будь-якої юридичної особи сказано, зокрема, в листах Мінсоцполітики від 28.12.2017 р. № 568/0/22-17/134, від 21.06.2017 р. № 312/0/22-17/13 |
| Номенклатура справ | Обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ | Уніфіковану форму номенклатури справ встановлено Порядком № 1000/5 (див. додатки 10 та 11). А правила складання номенклатури справ регулює глава 1 р. IV Порядку № 1000/5 |
| Посадові і робочі інструкції | В них визначено завдання, обов’язки, права і відповідальність працівників (робітників) при виконанні ними роботи на певній посаді (за професією) | Після затвердження посадової (робочої) інструкції керівником юридичної особи її доводять до відома працівника (робітника), про що на останньому аркуші першого примірника інструкції роблять відповідний запис: «З посадовою (робочою) інструкцією ознайомлений(-а)». |
| Довідка | Містить опис і підтвердження певних фактів чи подій. Розрізняють довідки службового (внутрішні і зовнішні) та біографічного (зовнішні) характеру. Довідки біографічного характеру бувають виключно зовнішніми | Зовнішні довідки, які відображають основну (виробничу) діяльність юридичної особи складають для подання в іншу (переважним чином вищу за рівнем підпорядкування) юридичну особу, а також на запит контролюючих, судових і правоохоронних органів. Внутрішні довідки призначені, зокрема, для подання керівництву юридичної особи або на розгляд колегіального органу, для цілей бухгалтерського обліку. Довідки біографічного характеру видають працівникам (робітникам) юридичної особи з метою підтвердження факту роботи, трудового стажу, розміру заробітної плати тощо для подання до відповідних юридичних осіб |
| Графік відпусток | Цей документ визначає черговість надання працівникам оплачуваних відпусток упродовж календарного року. При складанні графіків ураховують інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Також слід враховувати, що окремі категорії громадян, зазначені у ч. 13 ст. 10 Закону № 504 можуть використовувати відпустки у зручний для них час | Згідно зі ст. 10 Закону № 504 черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. У графіку потрібно запланувати використання усіх видів відпусток, на які мають право працівники, за винятком навчальної відпустки |
Оформлення організаційно-розпорядчих документів
Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів містить ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Цей стандарт визначає склад і зміст постійної інформації реквізитів для організаційно-розпорядчих документів незалежно від носія інформації (паперовий, електронний). Зокрема, ДСТУ 4163:2020 встановлює, що документи складають державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи, адресовані державним органам, складають лише українською мовою.
Про 10 новел вимог до оформлення документів розповідав Мінюст. А ще дізнатися як оформляти реквізити документів за ДСТУ 4163:2020 можна за посиланням.
Додамо, що Мінфін у листі від 22.09.2021 р. № 41020-07/К-64/1/2109 звернув увагу, що для цілей бухгалтерського обліку господарських операцій необхідно виконувати вимоги до оформлення первинних документів, визначені Законом про бухоблік та Положення № 88. Тим самим фактично підкреслив, що прямого обов’язку застосування ДСТУ 4163:2020 при складанні первинних документів для цілей бухгалтерського обліку законодавчо не встановлено.
Тим паче, що з назви ДСТУ 4163:2020 прямо вимальовується сфера його застосування: організаційно-розпорядча документація (код 01 за КУД НК 010:2021).
Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...
Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...
