Професійне навчання кадрів: на що звернути увагу роботодавцю

Загальні положення

Відповідно до ч. 6 ст. 18 Закону України «Про освіту» від 05.09.2017 р. № 2145-VIII (далі – Закон № 2145) освіта дорослих складається з таких елементів:

• післядипломної освіти;
• професійного навчання працівників;
• курсів перепідготовки та/або підвищення кваліфікації;
• безперервного професійного розвитку;
• будь-які інших складники, що передбачені законодавством, запропонованих суб’єктом освітньої діяльності або самостійно визначених особою.

Так, перепідготовка та підвищення кваліфікації працівників має велике значення для розвитку бізнесу. І ці напрями навчання працівників базуються на післядипломній освіті. Нагадаємо, що види післядипломної освіти зазначені в ч. 6 ст. 18 Закону № 2145. Це, зокрема:

• перепідготовка – освіта, спрямована на професійне навчання з метою оволодіння іншою (іншими) професією (професіями);
• підвищення кваліфікації – набуття особою нових та/або вдосконалення раніше набутих компетентностей у межах професійної діяльності або галузі знань.

А у ч. 5 ст. 3 Закону України  «Про професійно-технічну освіту» від 10.02.1998 р. № 103/98-ВР сказано:

• первинна професійна підготовка – це здобуття професійної (професійно-технічної) освіти особами, які раніше не мали робітничої професії, або спеціальності іншого освітньо-кваліфікаційного рівня, що забезпечує відповідний рівень професійної кваліфікації, необхідний для продуктивної професійної діяльності;
• перепідготовка робітників – це професійне (професійно-технічне) навчання, спрямоване на оволодіння іншою професією робітниками, які здобули первинну професійну підготовку;
• підвищення кваліфікації робітників – це професійне (професійно-технічне) навчання робітників, що дає можливість розширювати і поглиблювати раніше здобуті професійні знання, уміння і навички на рівні вимог виробництва чи сфери послуг.

Навчання працівників: документальне оформлення

Повне та правильне оформлення процесу навчання працівників у зв’язку з підготовкою, перепідготовкою та підвищенням кваліфікації працівників має важливе значення для обліку та оподаткування. Зокрема, для застосування податкових пільг, передбачених пп. 165.1 ПКУ, адже не є об’єктом оподаткування ПДФО й відповідно військовим збором:

• сума, сплачена будь-якою юридичною або фізичною особою на користь вітчизняних вищих та професійно-технічних навчальних закладів за здобуття освіти, за підготовку чи перепідготовку платника податку, але не вище трикратного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня звітного (податкового) року за кожний повний або неповний місяць навчання, підготовки чи перепідготовки такої фізичної особи (пп. 165.1.21) (у 2024 році – 7100 грн × 3 = 21300 грн);
• сума витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) платника податку згідно із законом (пп. 165.1.37).

Основним документом у цій ситуації є договір або контракт на навчання. Умовами щодо неоподаткування ПДФО та військовим збором оплати навчання є те, що:

кошти сплачені безпосередньо на користь вітчизняного вищого або професійно-технічного навчального закладу (а не компенсуються витрати працівнику). Договір про направлення працівника на навчання має бути укладеним з вітчизняним вищим навчальним закладом чи професіональне-технічним навчальним закладом.

Типову форму договору про навчання у закладі вищої освіти затверджено постановою КМУ від 19.08.2020 р. № 735.

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему обліку навчання працівників, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Навчальні відпустки

У зв’язку з навчанням працівникам надають відпустку, яка належить до числа додаткових відпусток. Так, працівники, які навчаються без відриву від виробництва у закладах фахової передвищої, вищої освіти за вечірньою та заочною формами навчання мають право на додаткову оплачувану навчальну відпустку (ст. 216 КЗпП та ст. 15 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504, далі – Закон про відпустки).

Тривалість таких відпусток визначено у Законі про відпустки:

• ст. 14 передбачає, що працівникам, які успішно навчаються на вечірніх відділеннях професійно-технічних навчальних закладів, надається додаткова оплачувана відпустка для підготовки та складання іспитів загальною тривалістю 35 календарних днів протягом навчального року;
• ст. 15 містить інформацію про тривалість відпусток у зв’язку з навчанням у вищих навчальних закладах, навчальних закладах післядипломної освіти та аспірантурі. Зокрема, на період складання державних іспитів у вищих навчальних закладах незалежно від рівня акредитації надається відпустка 30 календарних днів.

Навчальні відпустки під час війни

В умовах воєнного стану роботодавець вправі відмовити працівнику, який залучений до робіт на об’єктах, що належать до критичної інфраструктури, задіяних на виробництві товарів оборонного призначення або ж залучених до виконання мобілізаційного завдання/замовлення у будь-якій відпустці (виняток – відпустка по вагітності й пологам, відпустка по догляду за дитиною до 3-х років) (ч. 2 ст. 12 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136).

У інших випадках відмовляти працівнику у наданні навчальної відпустки немає підстав.

Підставою для надання навчальної відпустки є заява працівника та довідка-викликнавчального закладу, в якій має бути зазначено: форма навчання; рівень акредитації навчального закладу; курс, на якому працівник навчається.

Завважимо, щодовідку-виклик (форма № Н-5.01) затверджено наказом Міносвіти від 21.06.2023 р. № 775.

Бухгалтерський облік витрат на навчання

У бухгалтерському обліку витрати на навчання та підвищення кваліфікації працівників відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені (п. 7 НП(С)БО 16 «Витрати»). 

Зчаста навчання оплачують наперед, тобто за кілька звітних періодів. Тоді такі витрати відображають на рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів», тобто витрати на навчання списують на витрати відповідних звітних періодів рівними частинами.

Залежно від сфери, у якій задіяний на підприємстві працівник, що навчається (працівник виробничого процесу, адмінперсонал, працівник відділу збуту тощо) витрати на навчання та підвищення кваліфікації включаються до складу відповідних витрат: рахунок 91 (загальновиробничі), рахунок 92 (адміністративні), рахунок 93 (витрати на збут), рахунок 94 (інші витрати).