Рахунок-фактура (інвойс): статус, порядок оформлення

У національному законодавчому полі суб’єкти господарювання стикаються з такими поняттями, як рахунок-фактура та інвойс. Розглянемо докладніше зміст цих понять та їх вплив на облік суб’єктів господарювання.   

Рахунок-фактура

Відповідно до ч. 6 ст. 344 Господарського кодексу України рахунок-фактура належить до комерційних документів і використовується при міжнародних розрахунках. Митний кодекс України згадує (наприклад, у статтях 53 і 55) рахунок-фактуру (інвойс), як документ, що підтверджує митну вартість товарів.

Рахунок-фактура (англ. invoice account, франц. facture, нім. Rechnung, Faktura, Handels faktura) – вид комерційного рахунка, в якому зазначено суму, що повинна бути сплачена за товар. Окрім свого основного призначення як документа, в якому зазначено суму належного за товар платежу, рахунок-фактура може бути використаний як супровідний документ.

Рахунок-фактура має містити дату складання, найменування та реквізити продавця і покупця, найменування товарів, їх ціну, загальну вартість рахунку, валюту, ставки та розмір податку. Також в рахунку-фактурі можуть зазначатись реквізити зовнішньоекономічної угоди, відповідно до якого здійснюється поставка, реквізити відвантажувального документа, платіжні реквізити та інші відомості, у разі якщо їх наявність в рахунку-фактурі передбачена умовами договору, такі як умови поставки, умови оплати, місце завантаження, розмір та підстави надання знижок.

Оформлений належним чином та оплачений рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухобліку господарських операцій з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акту приймання-передачі. Про це мовить Мінфін, наприклад, у листі від 16.02.2017 р. № 31-11410-06-5/4339. Підтвердженням того, що  рахунок-фактуру вже оплатили можуть бути: платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.

Отже, рахунок-фактура (інвойс), як первинний документ у сфері послуг може замінити звичний акт про надання послуг. Рахунок-фактура (інвойс) вважатиметься первинним документом, що підтверджує отримання послуг при належному його оформленні як первинного документа — у паперовій або електронній формі (п. 2.1, п. 2.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88, далі – Положення № 88).

Згідно з п. 2.5 Положення № 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Також зверніть увагу на лист Мінфіну України від 22.08.2017 р. № 35210-07/23-3364/2658, у якому пояснюється документальне  оформлення орендних операцій. Так, на думку Мінфіну одного лише договору для підтвердження орендної госпоперації не достатньо. Сторони договору,  зазвичай, складають акт наданих послуг, який є підставою для розрахунків за орендним договором. При цьому, якщо умовами договору про оренду встановлено окремий первинний документ, який слугує підтвердженням для розрахунків із надання послуг (оренди майна), то сторони вправі ним послуговуватися. Мінфін наголошує, зокрема, оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути достатньою підставою для відображення в бухобліку госпоперації з надання послуг (оренди майна) без складання акту наданих послуг. 

Отже, відповідно позиції Мінфіну оплачений інвойс може замінити акт отриманих послуг, якщо його складено за вимогами законодавства (зокрема, з підписами сторін госпоперації), але він не може бути самостійною підставою для оплати отриманих послуг. Адже лише підтверджує отримання вже оплачених послуг.

Чи можна використовувати сканкопії інвойсу? Про копії первинних документів у Положенні № 88 згадується в його п. 2.6, за яким фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов’язаних із прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію. Про саму ж процедуру такого забезпечення та види копій, зокрема сканкопій, Положення № 88 не говорить.

Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему інвойсів, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар

Інвойс

У міжнародній торгівлі аналогом рахунку-фактури вважають інвойс. Це – комерційний рахунок (товаросупровідний документ), який продавець виписує (оформляє) покупцю за певну партію товару. В інвойсі зазначають, зокрема найменування та адреси продавця і покупця; дату й номер замовлення покупця; опис проданого товару; інформацію про пакування; ціну товару; умови постачання та платежу. Вартість товару в інвойсі зазначають за умовами ЗЕД-контракту. Оформлений інвойс підтверджує обов’язок покупця оплатити товар, відвантажений на його адресу. Якщо постачання товару здійснюється на умовах передоплати, інвойс, зазвичай, не виписують. 

Також інвойс при експорті послуг може замінити ЗЕД-контракт.  Так, у ст. 6  Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.1991 р. № 959-XII сказано, що український суб’єкт ЗЕД та його іноземний контрагент можуть укладати ЗЕД-контракти в простій письмовій або електронній формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи законом. А в разі експорту послуг (крім транспортних) ЗЕД-контракт можна укласти прийняттям публічної пропозиції про угоду (оферти) або обмінявшись електронними повідомленнями, або в інший спосіб. Зокрема, за надані послуги можна виставити рахунок (інвойс), у тому числі в електронному вигляді.

В українському законодавстві немає типової форми рахунку-фактури (інвойсу). Стандартна ж форма комерційного рахунка (рахунка-фактури (інвойсу)) (формуляр-зразок) міститься  в Рекомендаціях № 6 Європейської економічної комісії ООН «Формуляр-зразок уніфікованого рахунка –  для міжнародної торгівлі» (ECE/TRADE/148) (далі –  Рекомендації № 6).

У Рекомендаціях № 6 зазначено, що комерційний рахунок – це основний документ у міжнародній торгівлі. Нюанси заповнення комерційного рахунка (рахунка-фактури (інвойсу)) також містять Рекомендації № 6.

Зокрема,  у полі «Умови постачання та платежу» фіксують відповідну інформацію зазначають або через конкретне посилання на стандартні умови, такі як Інкотермс, або точне описання застосованих умов. Також можуть використовуватися й загальноприйняті кодові позначення. Крім того, тут фіксують конкретний строк постачання товару (окремих партій товару). Це також може містити відомості про час доставки, валюту тощо.

Чи потрібен в інвойсі підпис? Ще в листі ДМСУ від 01.03.201 р. № 11/3-10.10/3339 було підкреслено, що не проставлення підпису на рахунку (invoice) не є підставою для відмови в митному оформленні товарів.

Для здійснення валютного нагляду над дотриманням граничних строків розрахунків банк може затребувати від резидента рахунки (інвойси): у випадку, коли резидент зазначений у реєстрі вивізних митних декларацій, переказав гроші на користь нерезидента або отримав їх  від нього (п. 14 розд. IV Інструкції про порядок валютного нагляду банків за дотриманням резидентами граничних строків розрахунків за операціями з експорту та імпорту товарів, затвердженої постановою Правління НБУ від 02.01.19 р. № 7).

Отже, рахунок (інвойс) є документом, що підтверджує експорт робіт, послуг.