Резерв відпусток

Хто обов’язково створює резерв відпусток?

Створення резерву відпусток відповідає вимогам зазначених в пункті 14 П(С)БО 11.

Мінфін неодноразово підкреслював обов’язковість створення резерву відпусток у листах:

• від 24.05.2007 р. № 31-34000-10-10/10654,
• від 23.01.2014 р. № 31-34000-10-10/10654,
• від 29.07.2009 р. № 31-34000-20-9/20640.

Також у листі від 09.06.2006 р. № 31-34000-20-25/12321 Мінфін зазначає що норма, встановлена п. 13 П(С)БО 11 і п. 7 П(С)БО 26, є імперативною для підприємства.

Не створювати резерв відпусток можуть:

• суб’єкти мікропідприємництва незалежно від системи оподаткування;
• платники єдиного податку — юрособи третьої групи (п. 7 розд. I НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність»).

До мікропідприємств належать підприємства, показники діяльності яких на дату складання річної фінансової звітності за рік, що передує звітному, відповідають щонайменше двом із таких критеріїв:

• балансова вартість активів — до 350 тис. євро;
• чистий дохід від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) — до 700 тис. євро;
• середня кількість працівників — до 10 осіб (ч. 2 ст. 2 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV).

Як створюється резерв відпусток

Правила розрахунку резерву відпусток визначено в п. 14 П(С)БО 11 та в Інструкції № 291.

Таким чином немає необхідності зазначати про порядок розрахунку резерву відпусток в положенні про облікову політику, оскільки це імперативні (обов’язкові) норми (лист МФУ від 21.03.2006 р. № 31-34000-20-16/5770).

Резерв відпусток створюють лише для оплати щорічних (основної та додаткових) відпусток, а також додаткових відпусток працівникам, що мають дітей. Оскільки лише для таких відпусток можна визначити суму резерву (п. 14 П(С)БО 11).

Суму забезпечення на виплату відпусток визначають щомісяця як добуток фактично нарахованої зарплати працівникам з урахуванням відповідної суми відрахувань на сплату ЄСВ та відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці.

Приписи щодо створення резерву відпусток

Під відпускні слід створювати забезпечення. Також необхідно знати алгоритм та правила цього розрахунку:

1. сума забезпечення на виплату відпусток визначається щомісяця як добуток фактично нарахованої зарплати працівникам і відсотка (коефіцієнта), обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці з урахуванням відповідної суми ЄСВ (п. 13 П(С)БО 11);
2. залишок забезпечення переглядається на кожну дату балансу та, у разі потреби, коригується (збільшується або зменшується). У разі відсутності ймовірності вибуття активів для погашення майбутніх зобов’язань сума такого забезпечення підлягає сторнуванню (п. 17 П(С)БО 11);
3. забезпечення використовується для відшкодування лише тих витрат, для покриття яких воно було створено.

Відобразимо покроково з формулами

ЕТАП 1

Коефіцієнт резерву = планова річна сума відпусткових (за графіком відпусток на рік) : плановий річний фонд оплати праці (згідно зі штатним розписом).

Провадиться розрахунок коефіцієнту резервування (один раз на рік):

Зверніть увагу! У розрахунку сум річного фонду оплати праці (ФОП) беруть участь усі складові зарплати зі ст. 2 Закону про оплату праці зокрема:

• основна зарплата;
• додаткова зарплата;
• інші заохочувальні та компенсаційні виплати.

ЕТАП 2

Розраховують суму резерву (щомісяця)

Щомісячний резерв = ЗП фактична × Коефіцієнт резерву × 1,22 (ЄСВ)

Зверніть увагу! Суму резерву рекомендуємо розраховувати для працівників із загальною ставкою ЄСВ та працівників осіб з інвалідністю, до зарплати яких застосовують ставку ЄСВ (8,41 %) окремо.

Бухгалтерський облік

На думку Мінфіну, у бухобліку витрати, пов’язані з оплатою відпусток та забезпеченням виплат відпусток, відображають у складі витрат операційної діяльності залежно від того, якій групі працівників їх нараховують (див. лист МФУ від 24.05.2007 р. № 31-34000-10-10/10654).

Зокрема, такі витрати можуть бути включені до:

• витрат за капітальними інвестиціями (рахунок 15 «Капітальні інвестиції»);
• витрат на виробництво (рахунок 23 «Виробництво»);
• загальновиробничих витрат (рахунок 91 «Загальновиробничі витрати»);
• адміністративних витрат (рахунок 92 «Адміністративні витрати»);
• витрат на збут (рахунок 93 «Витрати на збут»);
• інших операційних витрат (рахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності») тощо.

Таким чином, нарахування резерву відпусток показують кореспонденцією за кредитом рахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» з дебетом тих рахунків, на яких відображають зарплату відповідних працівників.

Якщо коштів резерву бракує для здійснення виплат, пропонуємо донараховувати його таким чином: дебет рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів» із кредитом субрахунку 471. Поступово сальдо рахунку 39 буде закриватись через поповнення резерву у наступних місяцях. Проте існує й така точка зору: суму перевищення слід відносити відразу на витрати — Дт 15, 23, 91 – 94 Кт 661, 651.

Що робити, якщо наприкінці року залишився резерв

Залишок забезпечення слід переглядати на кожну дату балансу і, за потреби, провадити коригування (п. 18 П(С)БО 11). Разом з тим суму резерву відпусток коригують тільки один раз на рік. Це слідує з п. 8.2 розд. ІІІ Положення № 879 процедури коригування резерву, яке проводять у процесі інвентаризації наприкінці року.

У процесі річної інвентаризації резерву залишок забезпечення на виплату відпусток станом на кінець звітного року визначають за розрахунком, який ґрунтується на кількості днів невикористаної працівниками щорічної відпустки та середньоденної оплати праці працівників (п. 8.2 розд. III Положення № 879). Середньоденну оплату праці розраховують згідно з Порядком № 100.

Відповідальність за нестворення резерву

Створення резерву відпусток є обов’язком підприємства. Якщо підприємство не створило резерв відпускних, це можуть розцінити як порушення встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку та внесення неправдивих даних до фінансової звітності, що є підставою для накладення адмінштрафу.

За це порушення у ст. 164-2 КпАП передбачено адміністративний штраф у розмірі від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 255 грн). Та, цей штраф можна застосувати тільки до тих організацій, які перевіряє Державна аудиторська служба України. А цей орган контролює використання та збереження державних фінресурсів (ст. 234-1 КпАП).

Перекручення показників фінзвітності за рахунок ненарахування (некоректного нарахування) резерву відпусток можна трактувати і як надання недостовірних статистичних спостережень. За це порушення передбачений штраф за ст. 186-3 КпАП у розмірі від 10 до 15 НМДГ (від 170 до 255 грн).