Розрахунки з дебіторами та кредиторами: як звіритися та підтвердити заборгованість

За загальними правилами інвентаризація проводиться у визначених законодавством випадках. Основним нормативним актом, який регулює організаційні інвентарпроцедури і, власне, порядок проведення інвентаризації є Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну України від 02.09.2014 р. № 879 (далі — Положення № 879). Положенням № 879 передбачено декілька ситуацій, коли необхідна інвентаризація: перед складанням річної фін звітності; у разі передачі майна державного підприємства або бюджетної установи в оренду, зміни матеріально відповідальних осіб, встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей на підприємстві, припинення підприємства; за ініціативи податкової служби під час перевірки тощо (п. 7 р. І Положення № 879). Серед них увага бухгалтерів здебільшого прикута до щорічної інвентаризації, яку здійснюють для підтвердження річної звітності (ст. 10 Закону України «Про бухгалтерський  облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996), п. 5 розд. I Положення № 879). Завважте, для кожного інвентаризаційного випадку встановлено свої строки проведення й обсяги. Зокрема, згідно п. 10 р. І Положення № 88 обов’язкову щорічну інвентаризацію перед складанням річної звітності підприємства проводять до дати балансу, у тому числі, інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованостей – протягом 3 місяців до дати балансу. Далі – про важливість інвентаризації розрахунків дебіторки та кредиторки для суб’єктів господарювання і основні моменти порядку її проведення, обліку та документального оформлення.

Мета, перші кроки інвентаризації розрахунків з дебіторами/кредиторами

Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей базується на документальній перевірці стану розрахунків зі всіма контрагентами, у тому числі з  бюджетом, позаяк до таких заборгованостей також відносять заборгованість за податками, зборами та іншими платежами. Нагадаємо, що першочерговим завданням цієї перевірки є встановлення, зокрема (пп. 7.4 п. 7 р. ІІІ Положення № 879):

• правильності розрахунків із банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також зі структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;
• заборгованості підзвітних осіб;
• правильності і обґрунтованості сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, у тому числі суми кредиторської і депонентської заборгованостей, щодо яких минув строк позовної давності;
• реальності заборгованості працівникам з оплати праці та громадянам (безпосередньо або через роботодавців) за соціальними виплатами, визначеними законодавством, а також із безготівкових розрахунків за цими виплатами.

Зрозуміло, що спочатку потрібно відібрати об’єкти для інвентаризації розрахунків.  Інформацію про вид та розмір дебіторки/кредиторки містить, зокрема, Баланс (Звіт про фінансовий стан) (ф. № 1 із додатка 1 до НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»). Майте на увазі, що у Баланс підприємства можуть додавати статті щодо дебіторської та кредиторської заборгованостей:  із збереженням їх назви і коду рядка з переліку додаткових статей фінансової звітності, наведених у додатку 3 до НП(С)БО 1. Нижче в таблиці наведемо окремі види дебіторської та кредиторської заборгованості у взаємозв’язку з бухгалтерськими рахунками їх обліку. В ній додаткові рядки ми позначили «*».

При інвентаризації розрахунків потрібно повторно перевірити наявні дебіторську й кредиторську заборгованості на предмет відповідності кожної з них ознакам відповідної групи або зобов’язань. Якщо за результатами інвентаризації розрахунків буде виявлено невідповідність, слід рекласифікувати заборгованості з огляду на вимоги НП(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість» та НП(С)БО 11 «Зобов’язання»,  які встановлюють критерії визнання поточних та довгострокових заборгованостей.

Особливості звіряння розрахунків за госпопераціями

Підприємство – кредитор для підтвердження реальності наявних на аналітичних рахунках заборгованостей має надати всім дебіторам виписки з даними про їх борги. Підприємства – дебітори, які отримали виписки мають підтвердити наявність заборгованостей або заперечити їх. Акт звірки розрахунків складає кредитор – за даними свого бухобліку, а дебітор у отриманому від кредитора акті звірки відображає дані свого бухобліку за госпоперацією, в рамках якої перевіряють стан розрахунків. В акті звірки кредитор та дебітор фіксують сальдо за розрахунками на певну дату – за дебетом та кредитом відповідного рахунку бухобліку. Зчаста при звірянні розрахунків виникають розбіжності між даними контрагентів, зокрема, через т. зв. невідфактуровані постачання (постачання, за якими відсутні первинні документи від постачальника). Якщо сталася така ситуація, то постачальник або надає покупцю ці документи, або пояснює причини їх неподання. В ідеалі до кінця звітного періоду розбіжності мають бути усунені чи з’ясовані.  Інакше кожна сторона звіряння розрахунків з дебіторами і кредиторами відображає заборгованості в сумах, які відповідні записам у її бухобліку і визнаються нею правильними (пп. 7.2 п.7 р. ІІІ Положення № 879).

Зауважимо, що при проведенні інвентаризації заборгованості підзвітних матеріально відповідальних осіб слід проаналізувати правильність та обґрунтованість сум заборгованостей за нестачами, крадіжками і втратами від псування цінностей. Інвентаризація заборгованостей за нестачами й втратами від псування цінностей «полягає у перевірці причин, через які затримується розгляд матеріалів щодо виявленої нестачі та віднесення її на винних осіб або списання у установленому порядку» (п. 7.4 п. 7 р. III Положення № 879).

Пройдіть тест на 10 запитань

За якою формою складати акт звірки розрахунків з дебіторами

Типової форми акту звірки розрахунків між контрагентами не затверджено, тож на практиці кожне підприємство складає його у довільній формі. Вважаємо, що для повноти інформації акт звірки розрахунків із дебіторами та кредиторами має містити: назву документа; дату й номер; місце складання; підставу для складання; назву підприємства – кредитора, яке складає акт; назву підприємства – дебітора, за яким обліковується заборгованість; суму заборгованості (сальдо) на певну дату за відповідним рахунком бухобліку; підписи уповноважених осіб контрагентів. Зверніть увагу, у п. 7 р. ІІІ Положення № 879 не встановлено строк, у який дебітор має узгодити з кредитором наявну заборгованість. Вважаємо, це варто зробити до кінця проведення інвентаризації. Нижче наведено приклад акта звірки.

Акт звірки розрахунків з дебіторами та кредиторами

Одеса                                       «09» листопада 2021 року                                            № АЗ/12

Для підтвердження суми дебіторської заборгованості, що рахується станом на 01.10.2021 р. у бухгалтерському обліку ТОВ «Смарагд» (далі – Постачальник) з одного боку, та ТОВ «Бурштин» (далі – Покупець) з іншого боку, за договором постачання товарів від 12.05.2021 р. № ПТ/34 складено акт звірки взаємних розрахунків. Акт складено на підставі первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, за якими відображено нижченаведені дані щодо розрахунків. Під час звірки розбіжностей не виявлено.

Акт звірки розрахунків із дебіторами та кредиторами складено у двох примірниках.

Директор ТОВ «Смарагд»                                     Директор ТОВ «Бурштин»

Бурбок             Бурбок П. Г.                                  Гарній      Гарній К. С.        

(підпис)                                                                 (підпис)

Головний бухгалтер ТОВ «Смарагд»                    Головний бухгалтер ТОВ «Бурштин»                                                    

Попович                       Попович Г. И.                   Опанасова     Опанасова О.Р.

(підпис)                                                                  (підпис)

Розбіжності в сумах звіряння розрахунків

Ми вже зазначали, що згідно з п. 7.2 р. ІІІ Положення № 879 підприємства – дебітори мають підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення. А якщо підприємство – дебітор ігнорує надісланий кредитором акт звірки або дебітора вже ліквідовано? У цьому випадку підприємство – кредитор суми дебіторської заборгованості відображає за даними свого бухобліку й відображає їх у довідці, теж складеної у довільній формі), складеною до акту інвентаризації розрахунків. Адже в акті інвентаризації можуть фігурувати як підтверджені, так і не підтверджені згідно з актом звірки дебітором суми заборгованості (див. лист Мінфіну України від 18.09.2007 р. № 31-34000-10-10/18896). Якщо виходити з вищезазначеного листа акт звірки розрахунків разом з актом інвентаризації розрахунків після рішення власника (керівника) підприємства є підставою для відображення суми заборгованості в бухгалтерському обліку згідно з НП(С)БО 10 та НП(С)БО 11: відповідно, в складі поточної, сумнівної, безнадійної заборгованостей та інших операційних доходів.