РРО/ПРРО для ФОП у 2026 році 

Що таке РРО і ПРРО простими словами

Кому з ФОП обов’язково застосовувати РРО/ПРРО

Коли можна працювати без РРО/ПРРО: найпоширеніші винятки

Інтернет-магазин і післяплата: чи потрібен РРО/ПРРО

Штрафи за роботу без РРО/ПРРО

Висновки

На практиці підприємці застосовують різні моделі продажу товарів і надання послуг: не лише у звичайних офлайн-магазинах, а й через інтернет-магазини, маркетплейси, із доставкою товару поштовими операторами та з використанням різних способів оплати. Саме тому в цій статті розглянемо основні випадки, коли РРО/ПРРО потрібно застосовувати обов’язково, а також окремі особливості залежно від способу оплати та доставки товару і практичні нюанси формування фіскальних чеків.

Що таке РРО і ПРРО простими словами

Якщо пояснювати простими словами, то РРО – це класичний касовий апарат, який є окремим пристроєм, через який продавець проводить оплату і друкує чек для покупця. А ПРРО – це програма, яка встановлюється на компʼютер, смартфон або  ноутбук і через яку проводиться фіскалізація. Тобто ФОП може застосовувати як РРО, так і ПРРО, щоб проводити розрахунки з покупцями та формувати фіскальні чеки.

Якщо ж говорити офіційною мовою законодавства, то обидва терміни визначені у ст. 2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР (далі – Закон про РРО).

Так, реєстратор розрахункових операцій – це пристрій або програмно-технічний комплекс, у якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів чи наданні послуг. А програмний реєстратор розрахункових операцій – це програмний, програмно-апаратний або програмно-технічний комплекс у вигляді технологічного та/або програмного рішення, що використовується на будь-якому пристрої, в якому фіскальні функції реалізовані через фіскальний сервер контролюючого органу.

Отже, практична різниця між ними полягає насамперед у формі: РРО – це окремий касовий пристрій, а ПРРО – програма, яку можна використовувати на комп’ютері, планшеті чи смартфоні. 

Якщо вибирати ПРРО, то ФОП  має право самостійно обрати, який саме ПРРО використовувати. Це може бути як безкоштовне програмне рішення, розроблене ДПС, так і ПРРО від приватного розробника. Податкова у своїх роз’ясненнях прямо вказує, що для роботи можна встановити або комерційне рішення, або безкоштовне, запропоноване ДПС. 

Кому з ФОП обов’язково застосовувати РРО/ПРРО

Насамперед зауважимо, що відповідно до  п. 296.10 ПКУ та п. 6 ст. 9 Закону про РРО, ФОП 1 групи єдиного податку РРО/ПРРО не застосовують. Отже, ФОП 1 групи може прийати оплати готівкою, через термінал чи на свій рахунок, і при цьому не застосовувати РРО/ПРРО. Отже, далі мова йтиме лише про ФОП 2 і 3 груп єдиного податку, а також ФОП на загальній системі оподаткування.

Для ФОП  ключове правило таке: РРО/ПРРО застосовують тоді, коли здійснюється розрахункова операція. Визначення цього терміна наведено у ст. 2 Закону про РРО :

розрахункова операція – це, зокрема, приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів чи послуг, а також оформлення розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару чи послуги банком покупця.

Але на практиці цього визначення вже недостатньо, щоб у кожній ситуації однозначно зрозуміти, чи потрібно застосовувати РРО/ПРРО. Останні роки показали, що через різні моделі продажу товарів, надання послуг, інтернет-торгівлю, маркетплейси, доставку та нові способи розрахунків питання фіскалізації часто доводиться оцінювати з урахуванням не лише норм Закону про РРО, а й актуальних підходів податківців. Саме про такі найпоширеніші практичні ситуації йтиметься далі.

І  головне правило, яке слід запам’ятати: РРО/ПРРО обов’язково застосовують у разі продажу товарів або надання послуг, якщо оплата здійснюється готівкою, через POS-термінал або через інтернет-еквайринг.

Коли можна працювати без РРО: найпоширеніші винятки для ФОП

Основні винятки, коли можна не застосовувати РРО/ПРРО, передбачені ст. 9 Закону про РРО. Далі наведемо ті з них, які може застосовувати саме ФОП.

Оплата за реквізитами поточного рахунку у форматі IBAN.  Відповідно до  п. 2 ст. 9 Закону про РРО, РРО/ПРРО та розрахункові книжки не застосовують при виконанні банківських операцій.

Цю норму закону податківці більш детально розʼяснюють в  ЗІР категорія 109.02. 

Відповідно до підстав, визначених п. 2 ст. 9 Закону № 265, застосування РРО/ПРРО не є обов’язковим, зокрема, у випадку надання покупцеві (споживачу) для оплати за товар (послуги) реквізитів поточного рахунку суб’єкта господарювання у форматі IBAN Registry:2009, NEQ, ДСТУ-Н 7167:2010 (далі – поточний рахунок у форматі IBAN), де покупець (споживач) самостійно здійснює оплату з їх використанням (шляхом переказу коштів замовниками із поточного рахунку на поточний рахунок через установу банку або шляхом внесення коштів через касу банку, а також у разі проведення розрахунків у касі банку через платіжний термінал та/або ПТКС, який належить банку).

Слід зазначити, що банківські операції здійснюються виключно банками.

Враховуючи викладене вище, суб’єкти господарювання, у тому числі фізичні особи-підприємці – платники єдиного податку другої – четвертої груп, які при продажі товарів (послуг) одночасно проводять розрахунки в готівковій формі, безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів), та із використанням реквізитів поточного рахунку у форматі IBAN, то застосування РРО/ПРРО є обов’язковим для всіх операцій, окрім оплат отриманих із використанням банківських операцій за реквізитами поточного рахунку у форматі IBAN суб’єкта господарювання.

Отже, для незастосування РРО/ПРРО важливо, щоб розрахунок відбувався саме через установу банку або через онлайн-банкінг.

Це означає, що на практиці недостатньо просто надати покупцю реквізити рахунку у форматі IBAN – вирішальне значення має те, яким саме способом покупець фактично здійснив оплату. Якщо кошти надійшли не через банк, а через небанківський ПТКС, податківці можуть визнати таку оплату розрахунковою операцією, що потребує фіскалізації. Саме тому  потрібно  аналізувати банківську виписку та номер  рахунку, з якого надійшли кошти, з урахуванням Плану рахунків бухгалтерського обліку банків України, затвердженого постановою НБУ від 11.09.2017 № 89. 

Група 265 – це кошти небанківських фінансових установ, а саме: 

• 2650 – Кошти на вимогу небанківських фінансових установ;
• 2654 – Розрахункові рахунки небанківських надавачів фінансових платіжних послуг.

Отже, якщо оплата надійшла з таких рахунків, її треба фіскалізувати.

Також Закон про РРО передбачає окрему пільгу при наданні послуг. Відповідно до п. 14 ст. 9 Закону про РРО РРО/ПРРО  не застосовуються при здійсненні розрахунків за послуги, якщо такі розрахунки проводяться виключно за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування та/або сервісів переказу коштів. Тобто ця пільга поширюється саме на послуги і не стосується продажу товарів. 

Тут слід звернути увагу на важливу деталь. Відповідно до п. 14 ст. 9 Закону про РРО для незастосування РРО/ПРРО значення має не те, яка саме послуга надається, а спосіб проведення розрахунків за неї. Норма не містить застереження, що йдеться лише про онлайн-послуги чи лише про офлайн-послуги. Отже, вирішальним є те, щоб ФОП надавав саме послуги, не роботи і не продаж товарів.  І розрахунки за послугу  проводилися виключно за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування та/або сервісів переказу коштів.

Тому, якщо ФОП  поряд із такими способами оплати приймає за послуги також готівку, оплату через POS-термінал у місці надання послуги або інші форми розрахунків, які не відповідають вимозі про виключно дистанційне банківське обслуговування чи сервіс переказу коштів, підстава для незастосування РРО/ПРРО за п. 14 ст. 9 Закону про РРО не діє.

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему РРО/ПРРО для ФОП, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Інтернет-магазин  і післяплата: чи потрібен РРО/ПРРО

При продажу товарів через інтернет-магазини та маркетплейси з оплатою через інтернет-еквайринг, LiqPay, WayForPay та інші аналогічні платіжні сервіси РРО/ПРРО застосовується обов’язково. Податківці у  ЗІР категорія 109.19 розʼяснюють, що дія Закону про РРО поширюється і на безготівкові розрахунки, здійснені за допомогою платіжних сервісів та реквізитів платіжних карток у мережі Інтернет, а обов’язок застосування РРО/ПРРО залежить не від форми оплати, а від способу її здійснення. При цьому за умови проведення розрахунків дистанційно фіскальний касовий чек має бути виданий покупцеві або безпосередньо під час розрахунку, або не пізніше моменту отримання ним товару. 

Щодо продажу товарів з доставкою Новою поштою та оплатою через NovaPay слід враховувати, що позиція податкових органів останні роки є незмінною. Податківці розʼяснюють в  ЗІР категорія 109.02, що в такій ситуації продавець зобов’язаний застосувати РРО/ПРРО. Алгоритм, який фактично пропонує ДПС, такий: продавець формує фіскальний чек до відправки товару – вкладає цей чек у посилку або надсилає його покупцеві при або до передачі товару експедитору. 

Отже, щодо доставки товарів Новою поштою з оплатою через NovaPay позиція податківців залишається сталою: вони наполягають, що продавець повинен сформувати фіскальний чек до відправлення товару і передати його покупцеві разом із посилкою або до моменту вручення.

Тому  ФОП, який не хоче сперечатися з податковою і доводити свою правоту в суді, з практичної точки зору безпечніше дотримуватися саме цієї позиції ДПС і фіскалізувати такі оплати. Тим більше, що штрафи за порушення досить значні.

Штрафи за роботу без РРО/ПРРО

Штрафні санкції, встановлені ст. 17 Закону про РРО, зокрема становлять:

• 100% за першу операцію, проведену без застосування РРО;
• 150% за кожну наступну операцію без застосування РРО.

Але є і винятки. Відповідно до п. 14 розд. ІІ Закону про РРО починаючи з 1 жовтня 2023 року суб’єкти господарювання звільняються від відповідальності за вчинені ними порушення вимог цього Закону (крім порушень порядку здійснення розрахункових операцій при продажу підакцизних товарів), вчинені ними при продажу товарів, наданні послуг на:

• тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України, – по дату завершення тимчасової окупації відповідних територій;
• територіях активних бойових дій, – по дату завершення бойових дій на відповідних територіях;
• територіях можливих бойових дій, – по дату припинення можливості бойових дій на відповідних територіях.

Дати завершення бойових дій, дати завершення тимчасової окупації, дати припинення можливості бойових дій визначаються відповідно до даних  Переліку територій № 376. 

Висновки

ФОП повинні застосовувати РРО/ПРРО, якщо здійснюють розрахункові операції. Виняток становлять, зокрема, ФОП – платники єдиного податку 1 групи.

Підприємець може самостійно обрати, що використовувати: класичний РРО або програмний РРО. Якщо обирають ПРРО, можна працювати як із безкоштовним рішенням від ДПС, так і з комерційним ПРРО від комерційного  розробника. 

Закон містить і певні пільги щодо незастосування РРО/ПРРО. Одна з найпоширеніших для продажу товарів або послуг – це оплата за реквізитами поточного рахунку у форматі IBAN через банк. Окремо для послуг діє п. 14 ст. 9 Закону про РРО: РРО/ПРРО можна не застосовувати, якщо йдеться саме про послуги і розрахунки за них проводяться виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та/або сервіси переказу коштів.

Штрафи за порушення правил роботи з РРО/ПРРО є істотними: 100% вартості проданого з порушенням товару чи послуги – за перше порушення і 150% – за кожне наступне. Тому до застосування РРО/ПРРО у 2026 році ФОП варто ставитися максимально уважно.