Автомобиль стал незаменимым атрибутом любого бизнеса. Поговорим о том, как взять в аренду автомобиль и рассмотрим ключевые нюансы учета затрат на его эксплуатацию.
Сторонами договора оперативной аренды транспортного средства могут быть как юридические, так и физические лица, в т. ч. ФЛП. Независимо от того, кем являются стороны договора аренды транспортного средства, он всегда заключается в письменной форме (ч. 1 ст. 799 Гражданского кодекса Украины, далее – ГКУ). В случае если одной из сторон договора аренды транспортного средства является физическое лицо, то такой договор подлежит нотариальному удостоверению (ч. 2 ст. 799 ГКУ). В случае невыполнения этого требования такой договор ничтожен и не создает юридических последствий (ч. 1 ст. 220 ГКУ).
Далее арендатор самостоятельно использует транспортное средство в своей деятельности и имеет право без согласия арендодателя заключать от своего имени договоры перевозки, а также другие договоры в соответствии с назначением транспортного средства (ст. 800 ГКУ). В рамках ст. 762 ГКУ арендная плата начинает уплачиваться с момента фактического получения транспортного средства в пользование и она не уплачивается за период, в котором арендатор не мог использовать арендованное им транспортное средство из-за обстоятельств, за которые он не отвечает.
Чтобы зафиксировать период фактического пребывания арендованного транспортного средства в пользовании у арендатора, а также состояние, в котором оно было получено и возвращено, стороны договора, как правило, составляют акт приемки-передачи автомобиля.
Учет арендованного имущества
В рамках п. 8 НП(С)БУ 14 «Аренда», арендованный автомобиль арендатор учитывает на забалансовом счете 01 «Арендованные внеоборотные активы» – по стоимости (балансовой (остаточной) или первоначальной стоимости арендодателя), что указывается в договоре аренды и акте на передачу арендованного автомобиля.
Увеличение остатка счета 01 происходит при принятии на учет арендованных внеоборотных активов, уменьшение – при их возврате арендодателю и в случае переноса задолженности перед арендодателем за арендованные внеоборотные активы (например, в ситуации, когда арендованное имущество сильно повреждено или исчезло, поэтому вернуть его арендодателю невозможно).
Выплата арендной платы
Выплату компенсации за использование автомобиля, принадлежащего работнику, оформляют по-разному: приказом руководителя предусматривают в трудовом договоре (контракте) с работником или заключают отдельный договор.
В этих документах следует указать, в частности, и данные автомобиля (марка, государственный номер, год выпуска); вопросы технического обслуживания и ремонта (кто и за чей счет должен их осуществлять); размер и порядок выплаты компенсации.
Что касается размера компенсации, то она определяется по договоренности сторон и ее размер зависит от стоимости автомобиля, нормативного срока его службы, срока и интенсивности использования. Налоговики советуют ориентироваться на нормы амортизации автомобиля, потому что, по сути, компенсация выплачивается за износ автомобиля. Для этого нужно определиться со стоимостью автомобиля на момент передачи работодателю в использование и с порядком расчета износа (амортизации). Подтверждением стоимости автомобиля являются документы на его приобретение, если автомобиль новый, или если автомобиль был в эксплуатации, то пригодится экспертное заключение. Амортизация начисляется одним из методов, определенных п. 26 НП(С)БУ 7 «Основные средства».
Кроме того, следует оформить приказ руководителя предприятия о порядке использования автомобиля работника в хозяйственной деятельности с выплатой компенсации. Этим приказом устанавливается направление использования автомобиля на предприятии (с какой целью он будет использоваться), порядок использования (кто именно им будет пользоваться); порядок оформления документов о таком использовании (например, на основании путевых листов) и т. п.
Начисленная арендная плата попадает в расходы предприятия на прямолинейной основе (п. 9 НП(С)БУ 14). Поэтому уплаченную арендную плату за следующие отчетные периоды отражают на счете 39 «Расходы будущих периодов»: Дт 39 Кт 685, а затем ежемесячно (или ежеквартально) списываются на расходы периода.
Куда попадет арендная плата, зависит от целевого использования арендованного автомобиля (23, 91, 92, 93, 94). Если арендодателем является физлицо, удержанные НДФЛ и военный сбор отражают проводкой Дт 685 Кт 641.
Доход в виде арендной платы от сдачи в аренду автомобиля является налогооблагаемым доходом физлица (пп. 164.2.5 Налогового кодекса Украины, далее – НКУ).
Обратите внимание, что если арендодателем является обычное, а не самозанятое лицо (ФЛП), то начислить и уплатить сумму налога в бюджет должен налоговый агент такого физлица (арендатор). Ставка налога составляет 18% суммы дохода, полученного в виде арендной платы. Объект налогообложения определяется исходя из размера арендной платы, указанного в договоре. В приложении № 4ДФ к Налоговому расчету доход в виде арендной платы автомобиля отражают с признаком дохода «127».
Предприятие – арендатор перечисляет НДФЛ в бюджет по своему местонахождению (пп. 168.4.1 НКУ, ч. 2 ст. 64 Бюджетного кодекса Украины).
А ведь арендную плату еще и нужно обложить военным сбором (1,5%). Что касается ЕСВ, то начислять ЕСВ не нужно: арендная плата не попадает в базу начисления ЕСВ, потому что не заработная плата.
Если арендодателем является ФЛП и этот факт доказан (выписка из ЕГР), налоговый агент НДФЛ и военный сбор не удерживает и не уплачивает, поскольку в соответствии с нормами НКУ физическое лицо – предприниматель осуществляет налогообложение такого дохода самостоятельно.
Если же предприниматель не предоставит документы, подтверждающие его статус предпринимателя (выписка из ЕГР), то юрлицо – налоговый агент должен удержать с такого «непредпринимательского» дохода НДФЛ в размере 18% и военный сбор в размере 1,5%.
Что касается отражения уплаченных доходов предпринимателю в 4ДФ, то такие выплаты отражаются с признаком дохода «157».
Если вам важны нюансы бухучета не только по теме аренды, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.
Техническое обслуживание и ремонт автомобиля
Бухгалтерский учет. Любые расходы, которые предприятие осуществляет для поддержания автомобиля в рабочем состоянии (на техническое освидетельствование, надзор, обслуживание, ремонт и т. п.), с целью получения первоначально определенной суммы будущих экономических выгод от его использования, следует включать в расходы (п. 15 НП(С)БУ 7 и п. 32 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина Украины от 30.09.2003 г. № 561). Следовательно, затраты на техническое обслуживание (ТО), как расходы на поддержание объекта основных средств (ОС) в рабочем состоянии списываются на расходы в отчетном периоде понесения (капитализацию расходов не осуществляют). В зависимости от того, с какой целью используют автомобиль, определяется статья расходов в бухгалтерском учете.
Если ТО выполняется предприятием самостоятельно, то расходы отражаются следующими проводками:
- Дт 23 (91, 92, 93, 949) Кт 661 – оплата труда работников, осуществляющих ТО;
- Дт 23 (91, 92, 93, 949) Кт 651 – начисление на оплату труда работников, осуществляющих ТО;
- Дт 23 (91, 92, 93, 949) Кт 207 – расходные материалы.
Если ТО проводится на станции технического обслуживания, то расходы отражаются проводками Дт 23, 91, 92, 93, 949 Кт 685.
Относительно затрат на капитальный ремонт автомобиля, то они признаются расходами отчетного периода. Капитальный ремонт авто также проводится для восстановления его исправности, то есть с целью получения первоначально определенной суммы будущих экономических выгод.
Расходы на поддержание авто в рабочем состоянии (текущий ремонт и капремонт как восстановление исправности) в зависимости от того, с какой целью используют автомобиль, отражаются проводками:
- Дт 23, 91, 92, 93, 94, 97 Кт 631, 685 – если ремонтные работы производились подрядным способом;
- Дт 23, 91, 92, 93, 94, 97 Кт 13, 20, 22, 65, 66 и т. д. – если ремонт делали самостоятельно (хозяйственным способом).
По сути, проведение капремонта может проводиться и с целью увеличения будущих экономических выгод, первоначально ожидаемых от использования авто. В таком случае следует говорить о капремонте как улучшении. Так, примерами такого улучшения на автомобиле является модификация, модернизация объекта ОС с целью продления срока его полезной эксплуатации.
В разрезе налога на прибыль следует помнить следующее. В рамках пп. 138.3.2 НКУ не подлежат амортизации и проводятся за счет соответствующих источников финансирования расходы на приобретение/самостоятельное изготовление и ремонт, а также на реконструкцию, модернизацию или другие улучшения непроизводственных ОС, то есть ОС, которые не используются в хозяйственной деятельности налогоплательщика.
А это значит, что в ситуации, когда имеет место текущий или капитальный ремонт, реконструкция, модернизация или другое улучшение непроизводственных основных средств, расходы не увеличивают амортизационную стоимость для начисления амортизации в налоговом учете.
Что касается производственных ОС, то согласно пп. 138.3.1 НКУ расчет налоговой амортизации таких ОС проводят по правилам бухгалтерского учета. Поэтому стоимость объектов для амортизации в налоговом учете формируется по правилам бухучета.
Плательщик НДС вправе включить «входной» НДС в стоимости произведенных ремонтов и улучшений авто в НК согласно рамках действия п. 198.3 НКУ по факту зарегистрированных в ЕРНН налоговых накладных.
При этом если отремонтированные или улучшенные авто используются в операциях, не являющихся объектом налогообложения НДС, в операциях, освобожденных от налогообложения, или же в операциях, не являющихся хозяйственной деятельностью налогоплательщика, тогда нужно будет начислить условные налоговые обязательства по НДС на основании пп. 198.5 НКУ.
Учет горюче-смазочных материалов
Правилами бухгалтерского учета нормирование расходов горюче-смазочных материалов (ГСМ) не регламентировано. То есть нет нормативного документа, который четко регламентировал бы объем потребленного горючего в той или иной ситуации конкретной маркой автомобиля. Нормы расхода горючего и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса Украины от 10.02.1998 г. № 43 (далее – Нормы № 43), к которым мы часто обращались носят рекомендательный характер. То есть, используются только для планирования потребности предприятий в ГСМ и контроля за их расходами, ведения отчетности, введения режима экономии и рационального использования горючего, а также могут применяться для разработки удельных норм расхода горючего. То есть пользуемся ими исключительно для ориентира.
По сути, расходы на горючее в полном размере могут быть включены в расходы плательщика налога на прибыль, использующего легковые автомобили, в случае использования автомобилей в его деятельности и только в установленных пределах расхода горючего с учетом условий эксплуатации автотранспорта. Для регламентирования таких норм нужно их закрепить приказом руководителя.
В этом вопросе нелишним будет обратиться к судебной практике. Харьковский окружной административный суд в решении от 29.01.2019 г. по делу № 520/10111/18 пришел к выводу: Нормы № 43 не являются нормативно-правовым актом и не подлежат обязательному применению. Изложенный вывод дополнительно корреспондируется с правовой позицией, изложенной в постановлении Верховного Суда в составе Кассационного административного суда от 03.04.2018 г. по делу № 817/1429/16.
Следовательно, получается, что отталкиваться от Норм № 43 при списании ГСМ на данный момент предприятия не обязаны, а потому вправе включать в свои расходы всю сумму списанных ГСМ на основании любого первичного документа, разработанного ими самостоятельно с учетом обязательных реквизитов. Здесь каждый должен учесть риски и принять самостоятельное решение: руководствоваться ему этим документом или нет.
Что будет основанием для списания ГСМ в учете предприятия? По сути, списание должно быть на основании первичных документов, фиксирующих соответствующие факты таких расходов. Эти документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно, то после ее окончания.
В настоящее время предприятия могут использовать произвольные формы первичных документов для списания ГСМ, основываясь на нормах п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины (далее – Положения № 88) и письме Мининфраструктуры от 23.04.2013 г. № 4492/25/10-13. Но внимание: не забывайте, что самостоятельно разработанные предприятием документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV и п. 2.4 Положения № 88, чтобы затем при налоговых проверках у налоговиков не возникало сомнений или оговорок относительно документального оформления списания ГСМ предприятием.
Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...
Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель
