Бухгалтерская справка: нюансы применения

Дата публикации

02 Май 2023

Бухгалтерская справка приходит на помощь бухгалтеру во многих случаях. Но чаще всего ее используют при исправлении ошибок. Рассмотрим далее важные нюансы оформления бухгалтерской справки.

Когда и как составлять бухгалтерскую справку

Отдельные нормативно-правовые документы прямо упоминают о бухгалтерской справке. Например, на основании бухгалтерской справки отражают налоговый кредит, определенный согласно п. 36 подразд. 2 разд. ХХ Налогового кодекса Украины (далее – НКУ). Согласно п. 4.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее – Положение № 88), при помощи бухгалтерской справки исправляют ошибки в бухгалтерском учете за прошлые периоды.

Другие случаи использования бухгалтерской справки напрямую не связаны с требованиями законодательства, но в определенных ситуациях бухгалтеры используют и этот документ. В частности, для:

расчета сумм амортизации необоротных активов;

распределения сумм транспортно-заготовительных расходов, если они учитываются на отдельном субсчете счета 28;

расчет средневзвешенной стоимости запасов, если предприятие использует этот метод при выбытии запасов;

расчета торговой наценки и цены продаж, если учет выбытия запасов ведут по цене продаж;

расчет резерва сомнительных долгов;

признание дебиторской или кредиторской задолженности безнадежной;

распределения общепроизводственных расходов;

расчета дивидендов, подлежащих выплате учредителям (участникам);

расчета роялти и т. п.

На практике еще бухгалтерскую справку составляют при расчете курсовых разниц, хотя это необязательно (см. определение ВАСУ от 10.02.2016 г. К/9991/85369/11).

Итак, обычно бухгалтерскую справку составляют для оформления хозяйственной операции (исправление ошибок, осуществление расчетов). Поэтому в этих случаях бухгалтерскую справку можно считать первичным документом – при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовую отчетность в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее – Закон о бухучете). Подтверждает это и Минфин Украины в письме от 13.12.2004 г. № 31-04200-30-10/22823, который указывает, что при обнаружении ошибки в учетных регистрах предусмотрено составление бухгалтерской справки, которая будет основанием (первичным документом) для исправительной записи соответствующего регистра бухгалтерского учета и Главной книги.

А вот бухгалтерские справки, которые, скажем, составляют для закрытия счетов учета доходов и расходов периода для определения операционного финансового результата, не будут первичными документами. Так как в этом случае речь идет не о хозяйственной операции, а просто такой справкой отражают информацию о закрытии счетов.

Форма бухгалтерской справки

В Методических рекомендациях по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина от 29.12.2000 г. № 356, приведена типовая форма бухгалтерской справки. В то же время законодательство не запрещает предприятиям разработать собственную форму бухгалтерской справки, ведь вышеупомянутый норматив Минфина носит не обязательный, а рекомендательный характер. Поэтому если предприятие будет считать бухгалтерскую справку, как первичный документ, то соответственно она должна иметь все реквизиты, принадлежащие первичке (см. ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.4 Положения № 88). Такой же позиции придерживается Минфин Украины в письме от 05.08.2014 г. № 31-11410-08/23-2303/2333.

Также типовая форма справки для субъектов государственного сектора утверждена приказом Минфина Украины «Об утверждении типовых форм мемориальных ордеров, других учетных регистров субъектов государственного сектора и порядка их составления» от 08.09.2017 г. № 755.

Напомним, что согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88 первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

название документа (формы);

дату составления;

название предприятия, от имени которого составлен документ;

содержание и объем хозяйственной операции; единицу измерения хозяйственной операции;

должности и фамилии лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Если вам важны нюансы бухучета не только по теме бухгалтерской справки, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

При исправлении ошибок текущего и прошлых отчетных периодов методом «красного сторно», через дополнительные проводки в бухгалтерской справке указывают следующие сведения:

учетные регистры и документы, ошибка в которых подлежит исправлению;

причину ошибки;

ошибку (корреспонденцию счетов и сумму);

способ исправления ошибки (метод «красного сторно», дополнительные проводки);

корреспонденцию счетов, исправляющую ошибки;

подпись работника, составившего бухгалтерскую справку;

подпись главного бухгалтера, проверившего бухгалтерскую справку.

Итак, бухгалтерская справка, в частности, применяется для исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета за прошлый отчетный период способом «красного сторно». Этот способ предполагает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (сумма, корреспонденция счетов) заносится красными чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. или со знаком «минус», а исправление (сумма, корреспонденция счетов) заносится чернилами, пастой шариковых ручек и т. д. темного цвета. Внесением этих данных в регистр бухгалтерского учета в месяце, в котором обнаружена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отражается правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета.

Если бухгалтерскую справку составляют для расчетов, то в ней указывают, в частности:

характеристики объекта (объем, стоимость, сроки пользования/расчеты и т. п.);

способ и алгоритм расчетов;

корреспонденцию счетов, отражающих в бухгалтерском учете соответствующую операцию;

подпись работника, составившего бухгалтерскую справку;

подпись главного бухгалтера, проверившего бухгалтерскую справку.

Еще один из случаев применения бухгалтерской справки связан с отражением хозяйственной операции, в отношении которой на момент окончания составления регистров бухгалтерского учета за отчетный период от контрагента в сроки, установленные законодательством, не получен первичный документ. Так, Минфин Украины в письме от 21.03.2023 г. № 41010-07-5/7607 (далее – письмо № 7607) указал, что основанием для переноса информации о такой хозяйственной операции в регистры бухгалтерского учета является должным образом оформленный внутренний первичный документ (акт), составленный должностным лицом, ответственным за прием-отпуск товарно-материальных ценностей, работ и услуг. И объем такой операции указывается путем корректировки на сумму разницы между ее оценкой по внутреннему первичному документу (акту) и первичному документу, полученному от контрагента.

Проходит набор