Бухгалтерская справка: памятка

Составление бухсправки: кто, когда, как

О бухгалтерской справке прямо упоминают отдельные нормативно-правовые акты. К примеру, на основании бухгалтерской справки отражают налоговый кредит, определенный согласно п. 36 подраздел. 2 разд. ХХ Налогового кодекса Украины (далее – НКУ). А согласно п. 4.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее – Положение № 88) с помощью бухгалтерской справки исправляют ошибки в бухгалтерском учете за прошлые периоды.

Другие случаи использования бухгалтерской справки напрямую не связаны с требованиями законодательства, но в определенных ситуациях бухгалтеры используют также этот документ.

В частности, для:

• расчета сумм амортизации внеоборотных активов;
• распределения сумм транспортно-заготовительных расходов, если их учитывают на отдельном субсчете счета 28;
• расчета средневзвешенной стоимости запасов, если предприятие применяет этот способ при выбытии запасов;
• расчета торговой наценки и продажи, если учет выбытия запасов ведут по цене продажи;
• расчета резерва сомнительных долгов;
• признания дебиторской или кредиторской задолженности безнадежной;
• распределения общепроизводственных расходов;
• расчета дивидендов, подлежащих выплате учредителям (участникам);
• расчета роялти и т. д.

На практике еще бухгалтерскую справку составляют при расчете курсовых разниц, хотя это не обязательно (см. определение ВАСУ от 10.02.2016 г. К/9991/85369/11).

Итак, как правило, бухгалтерскую справку составляют для оформления хозяйственной операции (исправление ошибок, осуществление расчетов). Поэтому в этих случаях бухгалтерскую справку следует считать первичным документом – при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее – Закон о бухучете). Подтверждает это и Минфин Украины в письме от 13.12.2004 г. № 31-04200-30-10/22823, который отмечает, что при обнаружении ошибки в учетных регистрах предусмотрено составление бухгалтерской справки, которая будет основанием (первичным документом) для исправительной записи к исправительной записи к исправительной записи.

А вот бухгалтерские справки, которые, скажем, составляют для закрытия счетов учета доходов и расходов периода для определения операционного финансового результата, не будут первичными документами. Так как в этом случае речь идет не о хозяйственной операции, а просто такой справкой отражают информацию о закрытии счетов.

Также независимо от того, что поставщик (продавец) на дату возврата ним аванса/ему неоплаченных товаров аннулирован как плательщик НДС, покупатель уменьшает налоговый кредит по результатам налогового периода, в течение которого был произведен такой перерасчет и отразить сумму уменьшения в налоговой декларации по НДС. Такая корректировка отражается в строке 14 разд. ІІ налоговой декларации по НДС с обязательным представлением приложения 1 к декларации на основании бухгалтерской справки.

Еще один случай применения бухсправки при корректировке налогового кредита, если налоговая накладная по факту предоплаты была составлена ​​до 01.07.2015 г. Напомним, что в случае возврата суммы предоплаты покупателю поставщик должен составить и зарегистрировать в ЕРНН расчет корректировки в соответствующую налоговую накладную. Расчет корректировки не может быть зарегистрирован в ЕРНН после истечения 1095 календарных дней с даты составления такой налоговой накладной. При этом отсутствие зарегистрированного в ЕРНН расчета корректировки на возвращаемую покупателю сумму предоплаты не отменяет обязанность покупателя по корректировке налогового кредита, который был сформирован на основании налоговой накладной, составленной на сумму такой предоплаты. Поэтому, если налоговая накладная по факту предоплаты была составлена ​​до 01.07.2015 г., то уменьшение налогового кредита осуществляется на основании бухгалтерской справки.

По какой форме составлять бухсправку

В Методических рекомендациях по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина от 29.12.2000г. № 356, приведена типовая форма бухгалтерской справки. В то же время законодательство не запрещает предприятиям разработать собственную форму бухгалтерской справки, ведь вышеупомянутый норматив Минфина носит не обязательный, а рекомендательный характер. Поэтому если предприятие будет считать бухгалтерскую справку первичным документом, то соответственно она должна иметь все реквизиты, соответствующие первичке (см. ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.4 Положения № 88). Такой же позиции придерживается Минфин Украины в письме от 05.08.2014 г. № 31-11410-08/23-2303/2333.

Отметим, что типовая форма справки для субъектов государственного сектора утверждена приказом Минфина Украины «Об утверждении типовых форм мемориальных ордеров, других учетных регистров субъектов государственного сектора и порядка их составления» от 08.09.2017 г. № 755.

Напомним, что согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88 первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• название документа (формы);
• дату составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции; единицу измерения хозяйственной операции;
• должности и фамилии лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

При исправлении ошибок текущего и прошлых отчетных периодов методом «красного сторно» через дополнительные проводки в бухгалтерской справке указывают следующие сведения:

• учетные регистры и документы, ошибка в которых подлежит исправлению;
• причину ошибки;
• ошибку (корреспонденцию счетов и сумму);
• способ исправления ошибки (метод «красного стороны», дополнительные проводки);
• корреспонденцию счетов, исправляющих ошибки;
• подпись работника, составившего бухгалтерскую справку;
• подпись главного бухгалтера, проверившего бухгалтерскую справку.

Следовательно, бухгалтерская справка, в частности, применяется для исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета за прошлый отчетный период способом «красного сторно». Этот способ предполагает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (сумма, корреспонденция счетов) заносится красными чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. или со знаком «минус», а исправление (сумма, корреспонденция счетов) заносится чернилами, пастой шариковых ручек и т. д. темного цвета. Внесением этих данных в регистр бухгалтерского учета в месяце, в котором обнаружена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отображается правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета.

Если вам важны нюансы учета не только по теме учета бухгалтерской справки, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри бухгалтерського обліку, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки – головним бухгалтером.

Якщо бухгалтерську довідку складають для розрахунків, тоді в ній зазначають, зокрема:

• характеристики об’єкта (обсяг, вартість, строки користування / розрахунки тощо); 
• спосіб та алгоритм розрахунків; 
• кореспонденцію рахунків, якою відображають у бухгалтерському обліку відповідну операцію; 
• підпис працівника, який склав бухгалтерську довідку; 
• підпис головного бухгалтера, який перевірив бухгалтерську довідку.

Ще один із випадків застосування бухгалтерської довідки пов’язаний з відображенням господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа. Так, Мінфін України в листі від 21.03.2023 р. № 41010-07-5/7607 (далі – лист № 7607) зазначив, що підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

І обсяг такої операції зазначається шляхом коригування на суму різниці між її оцінкою за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.

Мінфін у листі № 7607 не заперечує, що правилами документообороту на підприємстві може бути визначено, що внутрішнім первинним документом для відображення господарської операції стосовно якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, може бути бухгалтерська довідка без складання іншого внутрішнього первинного документа (акта).  Тоді саме така довідка для цілей бухгалтерського обліку стане підставою для відображення відповідної господарської операції у бухгалтерському обліку. Звісно, за умови, що  вона містить усі обов’язкові реквізити, наведені у ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.3 Положення № 88.