Деньги на командировку и под отчет: выдача аванса, возмещение расходов, отчетность

С 01.04.2023 г. в новой редакции в соответствии с Законом Украины от 12.01.2023 г. № 2888-ІХ начал действовать п. 170.9 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ). Напомним, что этот пункт устанавливает особенности налогообложения суммы излишне израсходованных средств, полученных на командировку или под отчет и не возвращенных в установленный срок.

Командировочные расходы

Не включают в налогооблагаемый доход работника или члена руководящего органа предприятия суточные в размере:

• при командировке по Украине не более 0,1 минимальной зарплаты (МЗП), установленной на 1 января отчетного года на каждый командировочный день (в 2023 году МЗП составляет 6700 грн, поэтому дневной размер суточных равен 670 грн);
• при командировке за границу не выше 80 евро за каждый календарный день загранкомандировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, за каждый такой день.

Количество дней командировки для расчета суточных определяют в соответствии с обновленным пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ: оно устанавливается в соответствии с приказом о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

Подтверждающие документы

К таким документам относятся:

• транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в т. ч. электронные билеты);
• документы, полученные от лиц, оказывающих услуги по размещению и проживанию;
• страховые полисы;
• документы (выписки и/или ведомости со счета), содержащие информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;
• документы, подтверждающие выполнение операции с использованием платежных инструментов;
• другие документы, удостоверяющие стоимость расходов.

Обратите внимание, что обновленный пп. 170.9.1 НКУ уже не упоминает, как обязательные документы посадочный талон и расчетные документы на приобретение транспортных билетов.

Расчеты платежными карточками. В обновленном пп. 170.9.2 НКУ установлен порядок документального подтверждения командировочных расходов, которые понесены в командировках или при выполнении отдельных гражданско-правовых действий с применением платежных инструментов.

Например, если подотчетное лицо использовало платежную карточку (корпоративную или личную) или ее реквизиты (скажем, для осуществления платежных операций в интернете), стоимость расходов следует подтверждать выпиской и/или ведомостями со счета. В этих документах должна быть информация о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирован тот или иной платежный инструмент.

Такой документ может быть представлен в электронной или бумажной форме (пп. 170.9.2 НКУ).

Напомним, что согласно п. 63 ч. 1 ст. 1 Закона Украины «О платежных услугах» от 30.06.2021 г. № 1591-IX (далее – Закон № 1591) платежный инструмент – персонализированное средство, устройство и/или набор процедур, отвечающих требованиям законодательства и согласованные пользователем и предоставителем платежных услуг для предоставления платежной инструкции. Держателем платежного инструмента является физическое лицо, которое на законных основаниях использует его для инициирования платежной операции, то есть для внесения, перевода или снятия денежных средств (пп. 7 п. 3 р.  І Положения о порядке эмиссии и эквайринга платежных инструментов, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.07.2022 г. № 164).

Одной из разновидностей платежного инструмента является электронное платежное средство – платежный инструмент, реализуемый на любом носителе, содержащем в электронной форме данные, необходимые для инициирования платежной операции (п. 13 ч. 1 ст. 1 Закона № 1591). И платежные карточки (корпоративные или личные) являются электронными платежными средствами.

Если вам важны нюансы бухучета не только по теме учета командировок, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Любые командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход налогоплательщика при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны, в частности (но не исключительно) таких:

• приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя/отправляющей стороны;
• заключенного договора или контракта;
• других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения;
• документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны.

Может быть, что у командированного отсутствуют счета из гостиницы или транспортные билеты либо другие необходимые документы.

На практике в этом случае могут помочь так называемые командировочные удостоверения, которые могут подтвердить факт нахождения командированного работника в месте назначения.

Следовательно, не является доходом физлица, которое находится в трудовых отношениях со своим работодателем или является членом руководящих органов юридического лица сумма возмещенных ему командировочных расходов в пределах фактических расходов на проезд, оплату стоимости проживания в гостиницах (отелях), оплату телефонных разговоров, оформление зарубежных паспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование и т. п.: при наличии соответствующих подтверждающих документов.

Представление подтверждающих документов

Подпунктом 170.9.3 НКУ  установлен период представления документов, подтверждающих суммы фактических командировочных расходов или выполнения отдельных гражданско-правовых договоров в случае осуществления безналичных расчетов с использованием платежных инструментов, включая корпоративные или личные платежные инструменты, или их реквизиты, и возврат работодателю, выдавшему денежные средства/электронные деньги под отчет, суммы излишне израсходованных денежных средств/электронных денег.

Подтверждающие документы налогоплательщик – подотчетное лицо представляет до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором он:

• завершает командировку;
• завершает выполнение отдельного гражданско-правового договора по доверенности и за счет лица, выдавшего денежные средства/электронные деньги под отчет.

Также пп. 170.9.3 НКУ предусмотрено: если при командировке или выполнении отдельного гражданско-правового договора для проведения расчетов налогоплательщик – подотчетное лицо применило платежный инструмент (в т. ч. личный или корпоративный), или его реквизиты, а списание денежных средств/электронных денег по понесенным расходам предоставитель платежных услуг осуществил позже даты, когда подотчетное лицо завершило командировку или исполнение отдельного гражданско-правового договора, срок предоставления подтверждающих документов продлевается на один календарный месяц.

Статьей 121 Кодекса законов о труде Украины (далее – КЗоТ) предусмотрено, что работодатель обязан выдать работнику командировочный аванс, в том числе суточные за время пребывания работника в командировке, оплата проезда и т. п. Поэтому согласно ст. 121 КЗоТ работодатель должен до начала командировки оплатить работнику, в частности проезд, проживание, выплатить суточные. При этом аванс выдается до начала командировки, но не ранее даты приказа о направлении в командировку (см. письмо Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13).

Несвоевременная выплата командировочного аванса, в частности, суточных является нарушением норм трудового законодательства.

Минсоцполитики еще в письме от 21.12.2016 г. № 1732/0/101-16/28 подчеркнуло: согласно ст. 12 Закона Украины от 24.03.95 г. № 108/95-ВР гарантии и компенсации работникам в случае служебных командировок являются минимальными государственными гарантиями в оплате труда. И судебные органы считают, что невыплата суточных квалифицируется как несоблюдение минимальных госгарантий в оплате труда.

Смета. Это документ, который еще называют справкой-расчетом командировочных расходов содержит расчет составных частей командировочных расходов. Утверждает смету руководитель предприятия. Смета обязательна для госпредприятий и бюджетников (см. Инструкцию о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденную приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 г. № 59). Обычные предприятия могут составлять смету по собственному желанию. На практике со сметой предварительно знакомят под подпись работника, которого направляют в командировку, под которую собственно и составляют смету расходов.

Составляют смету перед выдачей аванса на командировку на основании приказа о командировке. В таком документе, кроме суточных, следует предусматривать и другие командировочные расходы: проезд, проживание и т. д.

Авансовый отчет

В соответствии с пп. 170.9.4 НКУ этот отчет составляется в этом случае, в частности:

• наличия налогооблагаемого дохода, определенного в соответствии с пп. 170.9.1 НКУ с целью расчета суммы налога на доходы физлица;
• использование налогоплательщиком наличных сверх суммы суточных расходов (включая полученную с применением платежных инструментов).

Авансовый отчет можно представлятьь в бумажной или электронной форме с соблюдением требований Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV и Закона Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155- VIII.

Авансовый отчет не составляется и не представляется, если при командировке или выполнении отдельных гражданско-правовых договоров налогоплательщик – подотчетное лицо применило платежные инструменты (в т. ч. личные или корпоративные) или их реквизиты для проведения расчетов в безналичной форме и/ или для получения наличных денег в пределах суммы суточных расходов и отсутствует налогооблагаемый доход.