Дистанционные работники: ответы на актуальные вопросы

В статье «Работники на дистанционной работе: оформление, учет» мы рассмотрели ключевые моменты, связанные с организацией дистанционной работы, заключением трудовых договоров о дистанционной работе, обеспечением надлежащих условий дистанционного труда, бухучетом передачи техники или оборудования при дистанционной работе.

В этой консультации мы ответим на отдельные актуальные вопросы дистанционной работы.

Может ли директор украинского ООО работать дистанционно, в том числе за границей?

Напомним, что согласно ст. 60-2 КЗоТ дистанционная работа – это форма организации труда, при которой работа выполняется работником вне рабочих помещений или территории собственника или уполномоченного им органа, в любом месте по выбору работника и с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Понятие дистанционной работы не ущемляет право ее применения для директоров предприятий. Поэтому дистанционная работа применима ко всем без исключения наемным работникам, которым является и директор.

Работодателем для директора является собственник или общее собрание участников (учредитель – если он единственный собственник). Поэтому все решения по условиям труда директора принимают общим собранием участников и оформляют протоколом (решением учредителя), если иное не предусмотрено уставом ООО.

Обратите внимание: ст. 60-2 КЗоТ не содержит четкого перечня должностей и работ, которые можно выполнять с использованием информационно-коммуникационных технологий. Также законодательство не содержит запрета выполнять дистанционную работу за границей. Директор также является наемным работником предприятия, на которого распространяются все нормы законодательства.

Директор, который живет за границей и работает дистанционно на украинском предприятии, должен находиться в стране на законных основаниях, и соблюдать, в частности, налоговое законодательство страны пребывания. При дистанционной работе с территории другой страны может возникнуть ситуация, когда согласно внутреннему законодательству этой страны физическое лицо будет считаться и его резидентом также.

Директор может делегировать другому лицу право подписи документов, связанных с хозяйственной деятельностью, если это не противоречит уставным документам ООО и/или дополнительно наладить электронный документооборот с бизнес-партнерами.

Местонахождение рабочего места директор на дистанционной работе выбирает самостоятельно. Как и другой наемный дистанционный работник, директор распределяет рабочее время по своему усмотрению, на него не распространяются правила внутреннего трудового распорядка.

Заметим, что:

• общая продолжительность рабочего времени дистанционника не может превышать 40 часов в неделю;
• можно совмещать дистанционную работу с работой в офисе. При этом особенности совмещения дистанционной работы с работой в офисе могут устанавливаться трудовым договором.

Директору на дистанционной работе гарантируется период свободного времени для отдыха и питания. Период свободного времени на отдых (период отключения) определяется в трудовом договоре о дистанционной работе. То есть директор, как и другой дистанционный работник, может прерывать любую информационно-телекоммуникационную связь с собственником или уполномоченным им органом. И это не сочтется нарушением условий трудового договора или трудовой дисциплины.

Важно! Для введения дистанционной работы директору требуется согласование собственника (собственников) ООО, если другие условия не прописаны в уставе ООО. Так что директор подает соответствующее заявление на введение ему дистанционной работы. Собственники рассматривают заявление на общем собрании, а соответствующее решение о введении дистанционки для директора оформляют протоколом общего собрания. Далее на основании этого протокола издается приказ (распоряжение) о введении дистанционной работы директору.

Если вам важны нюансы учета не только по теме дистанционной работы, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Часть работников предприятия по причине военного положения уехала за границу и работает удаленно. У предприятия возникает потребность направлять таких работников в командировки (зарубежные) в другие страны на конференции, встречи и другие мероприятия. Как правильно сформировать пакет документов для таких зарубежных командировок? Следует ли указывать, что работник едет в командировку с места своего временного пребывания?

Работник может работать дистанционно за границей и продолжать выполнять удаленно свои трудовые функции. При этом местонахождение работника не должно совпадать с местонахождением предприятия – работодателя.

В то же время командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия) (п. 1 разд. І Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59, далее – Инструкции № 59).

По логике местом постоянной работы является место, определенное для дистанционной работы работника, в том числе за рубежом. Обратите внимание, что законодательство не запрещает направлять в загранкомандировку работника, который работает дистанционно за границей и не требует возврата к месту нахождения предприятия в Украине, чтобы отправиться в загранкомандировку.

Поэтому можно направить в заграничную командировку работника, работающего за границей. Для этого в общем порядке составляют приказ, в котором указывают пункт из которого выбывает командированный и пункт (пункты), в который он откомандирован. Аванс рассчитывается и выдается на общих основаниях (правда, без возможности выдачи наличных) (пп. 170.9.1 НКУ). Подтверждением расходов будут документы, перечисленные в пп.пп. 170.9.1, 170.9.2 НКУ.

Обратите внимание на возможные особенности расчета суточных с учетом того, что командированный отправляется не с территории Украины, а с постоянного места работы за границей. В этом случае целесообразно рассчитывать сумму суточных за каждый день пребывания в командировке, включая день выбытия и прибытия, по нормам, установленным для государства, в которое командирован работник (см. пп. «а» п. 16.2 разд. III Инструкции № 59). А учитывая абз. 3 п. 16 разд. ІІІ Инструкции № 59 фактическое количество командировочных дней для выплаты суточных следует определять с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня.

Обратите внимание, авансовый отчет обязательно представляется в случаях, предусмотренных пп. 170.9.1 НКУ. В частности, при командировке, если сумма фактических расходов превышает сумму расходов плательщика на такую ​​командировку, рассчитанную в соответствии с пп. 170.9.1 НКУ.

Но работник даже без наличия переплат может представить и авансовый отчет, в том числе в электронной форме (пп. 170.9.4 НКУ) или передать бумажный отчет через курьерскую доставку (перевозчика). См. например, Правила обработки и отправки международной почты в местах международного почтового обмена Украины, утвержденные приказом Госкомсвязи от 07.11.2000 г. № 112/5303, п. 37 Правил предоставления услуг почтовой связи, утвержденных постановлением КМУ от 05.03.2009 г. № 270. Подтверждающие документы должны быть в оригинале, они должны свидетельствовать о стоимости понесенных в связи с командировкой расходов, с указанием формы их оплаты (например, чеком, платежной карточкой, безналичным перечислением). Передать такие документы (чеки, квитанции и т. п.) можно в вышеупомянутом порядке. Сроки предоставления подтверждающих документов определены пп. 170.9.3 НКУ.

Относительно отметок в загранпаспортах. В пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ указано, что фактическое количество дней пребывания в командировке определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое нахождение лица в командировке). То есть отметки пограничных служб о пересечении границы в загранпаспорте командированного не обязательны, даже если речь идет о странах с визовым режимом. Но при отсутствии других документов, подтверждающих факт нахождения работника за границей (проездных документов, счетов на проживание и т. п.), такие отметки становятся единственным подтверждением. А при отсутствии какого-либо вышеупомянутого подтверждения суточные автоматически становятся объектом налогообложения НДФЛ и военным сбором.