Для чего нужно штатное расписание

Дата публикации
20 Июл 2021

Свою организационную структуру, численность работников и штатное расписание каждое предприятие определяет самостоятельно (ч. 3 ст. 64 ХКУ). Рассмотрим основные моменты, связанные со штатным расписанием как одним из элементов функционирования любого предприятия.

Форма и содержание штатного расписания

Несмотря на упоминание о штате работников КЗоТ не определяет тип и форму документа, по которому этот штат формируется. Вместе с тем в п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ прописано, чтo трудовой договор по инициативе собственника или уполномоченного им органа мoжет быть расторгнут в случае сокращения численности или штата работников. А сократить штат работников без штатного расписания невозможно. Стало быть, штатное расписание необходимо для сокращения (увольнения) работников документом.

Обратите внимание, что отсутствие штатного расписания будет считаться нарушением других требований трудового законодательства. А за это работодателя могут оштрафовать в размере минимальной зарплаты (ч. 2 cт. 265 К3оТ). Также в соответствии с ч. 1 cт. 41 КоАП предусмотрена административная ответственность зa другие нарушения требований зaконодательства — штраф от 30 до 100 необлагаемых минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 гpн).

Согласно определению, приведенному в письме Минтруда Украины от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07 (далее — письмо Минтруда), штатное расписание — это документ, устанавливающий для предприятия (учреждения, организации) структуру, штаты и должностные оклады работников. Штатное расписание обязательно содержит наименования должностей, численность персонала и оклады по каждой должности.

Данный документ относится к разряду организационно-распорядительных документов какого-либо предприятия (см. Государственный классификатор управленческой документации ДК 010-98, утвержденный приказом Госстандарта Украины от 31.12.1998 г. № 1024). И, соответственно, имеет свои сроки хранения, в частности по месту составления и утверждения — 75 лет. Этот срок установлен Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5.

На законодательном уровне установлена форма типового штатного расписания только для бюджетных учреждений. Она утверждена приказом Минфина Украины от 28.01.2002 г. № 57.

При этом типовой формы штатного расписания для коммерческих предприятий, равно как и официальных правил его оформления не существует, но имеют место многочисленные рекомендации о форме и порядке составления данного документа.

Например, в вышеупомянутом письме Минтруда говорится, что организационно-распорядительные документы, в т.ч. и штатное расписание, должны иметь все необходимые реквизиты, присущие этой категории документов, в частности: наименование организации, название вида документа, дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа, текст документа, подпись и т.д.

Стоит добавить, что такие требования к оформлению организационно-распорядительной документации утверждены Нацстандартом «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003», утвержденным приказом Госкомстандарта Украины от 07.04.2003 г. № 55 (далее — ДСТУ 4163-2003).

Еще может помочь в составлении штатного расписания Сборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренный протоколом Методической комиссии Госкомархивов Украины от 20.06.2006 г. № 3. Здесь приведена унифицированная форма штатного расписания и предоставлены разъяснения о его оформлении.

Основой для разработки штатного расписания являются внутренние организационно-нормативные документы предприятия, в которых указываются действующая структура предприятия и численность его работников, порядок оплаты труда и пр.

Минтруда в письме от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08 отметил, что работодатели обязаны при разработке и утверждении штатного расписания штатным единицам предоставлять только такие названия, которые соответствуют Классификатору профессий и квалификационным справочникам. Напомним: сейчас действует Классификатор профессий ДК 003:2010, утвержденный приказом Госпотребстандарта Украины от 28.07.2010 г. № 327.

Утверждение и изменение штатного расписания

Принимает и утверждает штатное расписание руководитель предприятия локальным нормативным актом (приказом), оформляемым в соответствии с требованиями ДСТУ 4163-2003. Как правило, период действия штатного расписания не указывают, т.е. при таких условиях данный документ будет действовать в течение существования предприятия.

Отметим, что ограничение срока утверждения штатного расписания установлено для бюджетных учреждений: согласно абз. 1 п. 45 постановления КМУ «Об утверждении Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений» от 28.02.2002 г. № 228 они утверждают свои штатные расписания в месячный срок с начала года. Все остальные предприятия могут утверждать и пересматривать штатные расписания при необходимости без ограничения сроков.

В течение года в штатное расписание предприятия могут вноситься изменения, например: в связи с изменением штатных единиц, по размеру должностных окладов, наименований должностей, разрядов, категорий и т.д. При этом количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года законодательно не ограничено.

Штатное расписание претерпевает изменений по решению руководителя предприятия путем составления приказа о внесении изменений в существующее штатное расписание или утверждения приказом нового штатного расписания.

Причиной изменений в штатное расписание могут быть среди прочего реорганизация предприятия, оптимизация его организационной структуры и пр. Также изменения в штатном расписании могут быть связаны с изменением существенных условий труда, в результате которых уменьшаются должностные оклады. В таком случае работодателю необходимо заранее предупредить работников — за два месяца до введения изменений (ст.ст. 32, 103 КЗоТ). Если изменения инициированы сокращением штата или численности работников, работодатель также должен предупредить работников (ст. 492 КЗоТ).

Часто задаваемые вопросы
Включаются ли в штатное расписание совместители?
Совместители работают на условиях трудового договора, поэтому занимаемые ими должности следует включать в штатное расписание
Обязательно ли количество штатных единиц должно соответствовать количеству занимаемых их работников?
Нет, поскольку отдельные должности могут по штатному расписанию быть вакантными. Кроме того, на одной должности на условиях неполного рабочего времени может работать несколько человек
Должен ли ФЛП иметь штатное расписание?
В ст. 64 ХКУ предусмотрено наличие штатного расписания только для юрлиц. То есть ФЛП не обязательно составлять штатное расписаниеПодтверждает это и письмо Минсоцполитики Украины от 21.05.2019 г. № 34/0/23-19/133
Проходит набор
Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

    Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

    Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
    20 Июл 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

      Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

      Светлана Шанайда
      Спикер Светлана Шанайда
      Комментарии 0

        Получите PDF Чек-лист

        Экспресс-аудит Вашей бухгалтерии

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Ближайшие курсы
        Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

          Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

          Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
          20 Июл 2021
          Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

            Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

            Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
            25 Июн 2021
            Онлайн-курс по Проверкам

              Научитесь проходить проверки Налоговой уверенно и без штрафов всего за 5 недель

              Игорь Сичеславский
              Спикер Игорь Сичеславский
              16 Авг 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

                Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

                Светлана Шанайда
                Спикер Светлана Шанайда
                Онлайн-курс по Налогу на Прибыль

                  Научитесь вести учет налога на прибыль без ошибок, благодаря комплексному ...

                  Галина Морозовская
                  Спикер Галина Морозовская
                  05 Апр 2021