Для чего нужно штатное расписание

Свою организационную структуру, численность работников и штатное расписание каждое предприятие определяет самостоятельно (ч. 3 ст. 64 ХКУ). Рассмотрим основные моменты, связанные со штатным расписанием как одним из элементов функционирования любого предприятия.

Форма и содержание штатного расписания

Несмотря на упоминание о штате работников КЗоТ не определяет тип и форму документа, по которому этот штат формируется. Вместе с тем в п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ прописано, чтo трудовой договор по инициативе собственника или уполномоченного им органа мoжет быть расторгнут в случае сокращения численности или штата работников. А сократить штат работников без штатного расписания невозможно. Стало быть, штатное расписание необходимо для сокращения (увольнения) работников документом.

Обратите внимание, что отсутствие штатного расписания будет считаться нарушением других требований трудового законодательства. А за это работодателя могут оштрафовать в размере минимальной зарплаты (ч. 2 cт. 265 К3оТ). Также в соответствии с ч. 1 cт. 41 КоАП предусмотрена административная ответственность зa другие нарушения требований зaконодательства — штраф от 30 до 100 необлагаемых минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 гpн).

Согласно определению, приведенному в письме Минтруда Украины от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07 (далее — письмо Минтруда), штатное расписание — это документ, устанавливающий для предприятия (учреждения, организации) структуру, штаты и должностные оклады работников. Штатное расписание обязательно содержит наименования должностей, численность персонала и оклады по каждой должности.

Данный документ относится к разряду организационно-распорядительных документов какого-либо предприятия (см. Государственный классификатор управленческой документации ДК 010-98, утвержденный приказом Госстандарта Украины от 31.12.1998 г. № 1024). И, соответственно, имеет свои сроки хранения, в частности по месту составления и утверждения — 75 лет. Этот срок установлен Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5.

На законодательном уровне установлена форма типового штатного расписания только для бюджетных учреждений. Она утверждена приказом Минфина Украины от 28.01.2002 г. № 57.

При этом типовой формы штатного расписания для коммерческих предприятий, равно как и официальных правил его оформления не существует, но имеют место многочисленные рекомендации о форме и порядке составления данного документа.

Например, в вышеупомянутом письме Минтруда говорится, что организационно-распорядительные документы, в т.ч. и штатное расписание, должны иметь все необходимые реквизиты, присущие этой категории документов, в частности: наименование организации, название вида документа, дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа, текст документа, подпись и т.д.

Стоит добавить, что такие требования к оформлению организационно-распорядительной документации утверждены Нацстандартом «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003», утвержденным приказом Госкомстандарта Украины от 07.04.2003 г. № 55 (далее — ДСТУ 4163-2003).

Еще может помочь в составлении штатного расписания Сборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренный протоколом Методической комиссии Госкомархивов Украины от 20.06.2006 г. № 3. Здесь приведена унифицированная форма штатного расписания и предоставлены разъяснения о его оформлении.

Основой для разработки штатного расписания являются внутренние организационно-нормативные документы предприятия, в которых указываются действующая структура предприятия и численность его работников, порядок оплаты труда и пр.

Минтруда в письме от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08 отметил, что работодатели обязаны при разработке и утверждении штатного расписания штатным единицам предоставлять только такие названия, которые соответствуют Классификатору профессий и квалификационным справочникам. Напомним: сейчас действует Классификатор профессий ДК 003:2010, утвержденный приказом Госпотребстандарта Украины от 28.07.2010 г. № 327.

Утверждение и изменение штатного расписания

Принимает и утверждает штатное расписание руководитель предприятия локальным нормативным актом (приказом), оформляемым в соответствии с требованиями ДСТУ 4163-2003. Как правило, период действия штатного расписания не указывают, т.е. при таких условиях данный документ будет действовать в течение существования предприятия.

Отметим, что ограничение срока утверждения штатного расписания установлено для бюджетных учреждений: согласно абз. 1 п. 45 постановления КМУ «Об утверждении Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений» от 28.02.2002 г. № 228 они утверждают свои штатные расписания в месячный срок с начала года. Все остальные предприятия могут утверждать и пересматривать штатные расписания при необходимости без ограничения сроков.

В течение года в штатное расписание предприятия могут вноситься изменения, например: в связи с изменением штатных единиц, по размеру должностных окладов, наименований должностей, разрядов, категорий и т.д. При этом количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года законодательно не ограничено.

Штатное расписание претерпевает изменений по решению руководителя предприятия путем составления приказа о внесении изменений в существующее штатное расписание или утверждения приказом нового штатного расписания.

Причиной изменений в штатное расписание могут быть среди прочего реорганизация предприятия, оптимизация его организационной структуры и пр. Также изменения в штатном расписании могут быть связаны с изменением существенных условий труда, в результате которых уменьшаются должностные оклады. В таком случае работодателю необходимо заранее предупредить работников — за два месяца до введения изменений (ст.ст. 32, 103 КЗоТ). Если изменения инициированы сокращением штата или численности работников, работодатель также должен предупредить работников (ст. 492 КЗоТ).