Документальное оформление приема работника на работу

На практике недостаточно одного лишь взаимного желания физлица трудоустроиться по вакансии, а работодателю, имеющему свободное рабочее место, согласиться на это. Трудовые отношения должны быть оформлены надлежащим образом. Далее — об обязательных этапах трудоустройства и их документальном оформлении.

Порядок оформления наемных работников

Существует несколько вариантов оформления приема физлиц на работу, в частности:

• просто издать приказ о приеме на работу на основании заявления соискателя о приеме его на работу — на определенную должность и с конкретной даты. Данный вариант наиболее популярен;
• оформить отдельный трудовой договор, и к нему издать приказ о приеме на работу;
• подписать контракт и приложить к нему приказ о приеме на работу.

Обратите внимание, что в ч. 1 ст. 24 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) четко указано, что соблюдение письменной формы трудового договора является обязательным в случае:

• организованного набора работников;
• заключения трудового договора о работе в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями, а также условиями повышенного риска для здоровья;
• заключения контракта. Отметим: контракт — это особая форма трудового договора;
• когда работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме;
• заключения трудового договора с несовершеннолетним;
• когда работодателем является физлицо;
• в других случаях, определенных законодательством.

Иными словами, трудовой договор — это документ, в котором указываются права и обязанности сторон, заключивших его в рамках трудовых отношений. Например, фиксируются: режим работы, условия труда, порядок определения размера оплаты труда, возможные поощрения, премии, социальные льготы и пр.

Для оформления трудового договора между работником и работодателем-физлицом применяется типовая форма, утвержденная приказом Минсоцполитики Украины от 08.06. 2001 г. № 260.

Также стоит принять к сведению: даже при наличии подписанного трудового договора следует издать приказ о приеме на работу. Это прямое предписание ч. 3 ст. 24 КЗоТ: работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа. Информация с приказа крайне необходима для составления уведомления в органы ГНС, при этом в данном приказе в качестве основания для его составления указывается подписанный трудовой договор.

По поводу контракта отметим следующее. Это особая форма трудового договора, применение которой когда угодно невозможно. Ведь согласно ч. 3 ст. 21 КЗоТ сфера применения контракта определяется законами Украины. Контракт можно использовать, когда такой вид оформления трудовых отношений разрешен или обязателен.

Например, контракт обязательно заключается с исполнительным директором кооператива (ч. 8 ст. 16 Закона Украины «О кооперации» от 10.07.2003 г. № 1087-IV), руководителями учебных заведений, находящихся в общегосударственной собственности (чч. 2, 3 ст. 20 Закона Украины «Об образовании» от 05.09.2017 г. № 2145-VIII). Например, с руководителями предприятий разрешается заключать контракт или трудовой договор (ч. 4 ст. 65 Хозяйственного кодекса Украины). В таком договоре (контракте) определяются: срок найма, права, обязанности и ответственность руководителя, условия его материального обеспечения, условия увольнения его с должности, другие условия найма по согласованию сторон.

Требования к содержанию контракта установлены Положением о порядке заключения контрактов при приеме (найме) на работу работников, утвержденным постановлением КМУ от 19.03.1994 г. № 170. Что касается текста — можно воспользоваться типовой формой, утвержденной приказом Минтруда Украины от 15.04.1994 г. № 23. В некоторых сферах используются специально разработанные типовые формы (например, для оформления руководителя госпредприятия применяется типовая форма, утвержденная постановлением № 597).

Другие особенности оформления трудовых отношений

Физлицо может выбрать индивидуальный режим работ — с неполным рабочим днем или неполной рабочей неделей. Об этом соискатель должен указать в заявлении о приеме на работу.

Работодатель на основании заявления о приеме на работу издает приказ, с которым обязательно под подпись ознакомляют работника.

Оформлять приказ можно по типовой форме № П-1, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489.

Приказ о приеме на работу можно составить в произвольной форме. При этом необходимо соблюдать правила оформления организационно-распорядительных документов. Требования к их оформлению утверждены Нацстандартом «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003 », утвержденным приказом Госкомстандарта Украины от 07.04.2003 г. № 55.

При трудоустройстве можно требовать отдельные документы, например, справку о прохождении предварительного наркологического осмотра, справку ГНС об идентификационном номере. Если лицо отказалось от такого номера, что подтверждается соответствующей отметкой в паспорте, или лицо имеет ID-паспорт (в виде карты), который содержит номер налогоплательщика, тогда дополнительно требовать документ об идентификационном номере не нужно. Кроме вышеупомянутых документов, работодатель вправе требовать: военный билет (для военнообязанных), документ для подтверждения права работника на пользование трудовыми, социальными или налоговыми льготами (скажем, свидетельства о рождении детей, удостоверение об инвалидности, удостоверение чернобыльца).

Безусловно, представление документов, удостоверяющих личность (в частности, паспорт) является обязательным. Если речь идет о трудоустройстве по основному месту работы, физлицо обязательно должно представить трудовую книжку. Если физлицо приступает к работе впервые, то трудовая книжка оформляется не позднее 5 дней после приема на работу (ч. 3 ст. 48 КЗоТ). Как правило, при трудоустройстве представляются также документы об образовании, чтобы подтвердить полученную специальность либо имеющийся уровень квалификации или профессиональной подготовки.

Уведомление о приеме на работу

Необходимость уведомления органа налоговой службы о приеме работника на работу установлена ч. 3 ст. 24 КЗоТ. Согласно ей работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом (распоряжением) и без уведомления налогового органа о приеме работника на работу.

Форма Уведомления утверждена постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413.

Несколько нюансов касаемо представления данного документа:

• уведомлять о приеме работников на работу обязаны все работодатели (юридические и физические лица, использующие наемный труд);
• представляют Уведомление в территориальные органы Государственной налоговой службы по месту учета работодателя как плательщика ЕСВ;
• Уведомление представляется одним из следующих способов:

— средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи ответственных лиц согласно требованиям законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи;

— на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;

— на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами.