Документальное оформление приема работника на работу

Дата публикации
10 Авг 2021

На практике недостаточно одного лишь взаимного желания физлица трудоустроиться по вакансии, а работодателю, имеющему свободное рабочее место, согласиться на это. Трудовые отношения должны быть оформлены надлежащим образом. Далее — об обязательных этапах трудоустройства и их документальном оформлении.

Порядок оформления наемных работников

Существует несколько вариантов оформления приема физлиц на работу, в частности:

  • просто издать приказ о приеме на работу на основании заявления соискателя о приеме его на работу — на определенную должность и с конкретной даты. Данный вариант наиболее популярен;
  • оформить отдельный трудовой договор, и к нему издать приказ о приеме на работу;
  • подписать контракт и приложить к нему приказ о приеме на работу.

Обратите внимание, что в ч. 1 ст. 24 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) четко указано, что соблюдение письменной формы трудового договора является обязательным в случае:

  • организованного набора работников;
  • заключения трудового договора о работе в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями, а также условиями повышенного риска для здоровья;
  • заключения контракта. Отметим: контракт — это особая форма трудового договора;
  • когда работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме;
  • заключения трудового договора с несовершеннолетним;
  • когда работодателем является физлицо;
  • в других случаях, определенных законодательством.

Иными словами, трудовой договор — это документ, в котором указываются права и обязанности сторон, заключивших его в рамках трудовых отношений. Например, фиксируются: режим работы, условия труда, порядок определения размера оплаты труда, возможные поощрения, премии, социальные льготы и пр.

Для оформления трудового договора между работником и работодателем-физлицом применяется типовая форма, утвержденная приказом Минсоцполитики Украины от 08.06. 2001 г. № 260.

Также стоит принять к сведению: даже при наличии подписанного трудового договора следует издать приказ о приеме на работу. Это прямое предписание ч. 3 ст. 24 КЗоТ: работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа. Информация с приказа крайне необходима для составления уведомления в органы ГНС, при этом в данном приказе в качестве основания для его составления указывается подписанный трудовой договор.

По поводу контракта отметим следующее. Это особая форма трудового договора, применение которой когда угодно невозможно. Ведь согласно ч. 3 ст. 21 КЗоТ сфера применения контракта определяется законами Украины. Контракт можно использовать, когда такой вид оформления трудовых отношений разрешен или обязателен.

Например, контракт обязательно заключается с исполнительным директором кооператива (ч. 8 ст. 16 Закона Украины «О кооперации» от 10.07.2003 г. № 1087-IV), руководителями учебных заведений, находящихся в общегосударственной собственности (чч. 2, 3 ст. 20 Закона Украины «Об образовании» от 05.09.2017 г. № 2145-VIII). Например, с руководителями предприятий разрешается заключать контракт или трудовой договор (ч. 4 ст. 65 Хозяйственного кодекса Украины). В таком договоре (контракте) определяются: срок найма, права, обязанности и ответственность руководителя, условия его материального обеспечения, условия увольнения его с должности, другие условия найма по согласованию сторон.

Требования к содержанию контракта установлены Положением о порядке заключения контрактов при приеме (найме) на работу работников, утвержденным постановлением КМУ от 19.03.1994 г. № 170. Что касается текста — можно воспользоваться типовой формой, утвержденной приказом Минтруда Украины от 15.04.1994 г. № 23. В некоторых сферах используются специально разработанные типовые формы (например, для оформления руководителя госпредприятия применяется типовая форма, утвержденная постановлением № 597).

Другие особенности оформления трудовых отношений

Физлицо может выбрать индивидуальный режим работ — с неполным рабочим днем или неполной рабочей неделей. Об этом соискатель должен указать в заявлении о приеме на работу.

Работодатель на основании заявления о приеме на работу издает приказ, с которым обязательно под подпись ознакомляют работника.

Оформлять приказ можно по типовой форме № П-1, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489.

Приказ о приеме на работу можно составить в произвольной форме. При этом необходимо соблюдать правила оформления организационно-распорядительных документов. Требования к их оформлению утверждены Нацстандартом «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003 », утвержденным приказом Госкомстандарта Украины от 07.04.2003 г. № 55.

При трудоустройстве можно требовать отдельные документы, например, справку о прохождении предварительного наркологического осмотра, справку ГНС об идентификационном номере. Если лицо отказалось от такого номера, что подтверждается соответствующей отметкой в паспорте, или лицо имеет ID-паспорт (в виде карты), который содержит номер налогоплательщика, тогда дополнительно требовать документ об идентификационном номере не нужно. Кроме вышеупомянутых документов, работодатель вправе требовать: военный билет (для военнообязанных), документ для подтверждения права работника на пользование трудовыми, социальными или налоговыми льготами (скажем, свидетельства о рождении детей, удостоверение об инвалидности, удостоверение чернобыльца).

Безусловно, представление документов, удостоверяющих личность (в частности, паспорт) является обязательным. Если речь идет о трудоустройстве по основному месту работы, физлицо обязательно должно представить трудовую книжку. Если физлицо приступает к работе впервые, то трудовая книжка оформляется не позднее 5 дней после приема на работу (ч. 3 ст. 48 КЗоТ). Как правило, при трудоустройстве представляются также документы об образовании, чтобы подтвердить полученную специальность либо имеющийся уровень квалификации или профессиональной подготовки.

Уведомление о приеме на работу

Необходимость уведомления органа налоговой службы о приеме работника на работу установлена ч. 3 ст. 24 КЗоТ. Согласно ей работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом (распоряжением) и без уведомления налогового органа о приеме работника на работу.

Форма Уведомления утверждена постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413.

Несколько нюансов касаемо представления данного документа:

  • уведомлять о приеме работников на работу обязаны все работодатели (юридические и физические лица, использующие наемный труд);
  • представляют Уведомление в территориальные органы Государственной налоговой службы по месту учета работодателя как плательщика ЕСВ;
  • Уведомление представляется одним из следующих способов:

— средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи ответственных лиц согласно требованиям законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи;

— на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;

— на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами.

Часто задаваемые вопросы
Каковы особенности оформления трудового договора с работником-совместителем
С работником-совместителем обязательно заключается трудовой договор (даже если он уже работает у работодателя по основному месту работы). Этот договор, в котором указываются должность и условия оплаты труда работника, оформляется приказом о приеме на работу по совместительству. Но сначала работнику следует написать заявление с просьбой принять его на работу по совместительству.
Трудовой договор о совместительства может быть заключен (ст. 23 КЗоТ):
• на неопределенный срок (бессрочный);
• на определенный срок, установленный по соглашению сторон;
• на время выполнения определенной работы.
Что касается совместителя — также в обязательном порядке необходимо представлять уведомление о приеме его на работу
Как исправить ошибку в уведомлении о приеме на работу
Для исправления ошибок оформляются два уведомления: один экземпляр документа имеет тип документа «скасовуюче» с ошибочными данными, второй — тип документа «початкове» с правильными сведениями. Эти уведомления представляют в органы ГНС.
В письме Минсоцполитики Украины от 22.06.2016 г. № 746/13/84-16 указано: если уведомление подается с отметкой «скасовуюче», то штраф за это не применяется. В случае, когда ошибку необходимо отменить касаемо одного работника, а в уведомлении их было больше (к примеру, 6), то в отменяющем уведомлении достаточно указать этого одного работника. Нумерация во всех уведомлениях самостоятельная, поэтому он обозначается номером «1»
Отменять ли уведомление о приеме на работу, если новый работник не приступил к работе
В первую очередь следует выяснить причину невыхода работника на работу. Если это важные обстоятельства, которые впоследствии будут документально подтверждены (например, работник заболел и предоставил больничный лист, выписанный из его первого рабочего дня), отменять уведомление оснований нет.
А вот если лицо высказало нежелание работать у работодателя, последнему необходимо получить от такого лица заявление на отзыв предыдущего заявления — о приеме на работу. На основании данного заявления:
• издается приказ об отмене приказа о приеме на работу;
• составляется и представляется в орган ГНС уведомление о приеме работника на работу с типом «скасовуюче».
Может произойти так, что работник не вышел на работу, но и не сообщил работодателю о желании отказаться от работы у него. Такого работника на практике увольняют из-за прогула. Тогда трудовые отношения не прекращаются и уведомление с типом «скасовуюче» не подается!
Проходит набор
Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

    Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

    Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
    20 Июл 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

      Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

      Светлана Шанайда
      Спикер Светлана Шанайда
      Комментарии 0

        Получите PDF Чек-лист

        Экспресс-аудит Вашей бухгалтерии

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Ближайшие курсы
        Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

          Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

          Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
          20 Июл 2021
          Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

            Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

            Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
            25 Июн 2021
            Онлайн-курс по Проверкам

              Научитесь проходить проверки Налоговой уверенно и без штрафов всего за 5 недель

              Игорь Сичеславский
              Спикер Игорь Сичеславский
              16 Авг 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

                Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

                Светлана Шанайда
                Спикер Светлана Шанайда
                Онлайн-курс по Налогу на Прибыль

                  Научитесь вести учет налога на прибыль без ошибок, благодаря комплексному ...

                  Галина Морозовская
                  Спикер Галина Морозовская
                  05 Апр 2021