Должностные инструкции: о главном

Трудовой договор является соглашением между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом или физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную настоящим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а собственник предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган или физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон (ч. 1 ст. 21 Кодекса  о труде Украины, далее – КЗоТ).

Общие положения

Именно с момента заключения с работником трудового договора начинаются трудовые правоотношения. Одним из основных условий трудового договора является трудовая функция работника, которая определяется в соответствии с его конкретной работой, квалификацией, профессией.

Предпосылка принятия на работу работника – наличие вакантной штатной единицы в штатном расписании по соответствующей должности (профессии) с указанием категории (разряда).

Собственник или уполномоченный им орган при принятии на работу работника предлагает ему выполнение работ по должности (профессии) соответствующей категории (разряда), предусмотренной в штатном расписании предприятия.

На основе квалификационных характеристик должностей работников и особенностей штатного расписания для их разграничения через четкое определение конкретных функциональных обязанностей, которые должны выполнять определенные работники, собственник или уполномоченный им орган разрабатывает и утверждает такой локальный правовой документ, который является обязательным элементом на каждом предприятии, в учреждении, организации.

Должностные инструкции регулируют организационно правовой статус работников и определяют их конкретные задачи и обязанности, права, полномочия, ответственность, знания и квалификацию, необходимые для обеспечения эффективной работы работников.

Должностная инструкция – это первичный кадровый документ, имеющий юридическую силу и способствующий правовой защите на предприятии, в учреждении, в организации.

При введении в штатное расписание новых должностей нужно дополнительно разработать также соответствующие должностные (служебные) инструкции. Должностная инструкция позволяет предупредить произвольную трактовку работниками их функций и полномочий, помогает руководителям избежать необходимости постоянно разъяснять работникам их обязанности, а также сэкономить время каждого нового работника при ознакомлении его с должностными. Собственник или уполномоченный им орган обязан иметь в соответствии с нормами законодательства разработанные должностные инструкции работников. Должностные инструкции составляются для всех должностей (профессий), указанных в штатном расписании.

Требования должностных инструкций учитываются при отборе кандидатов на свободные должности, переводе на другую работу, аттестации работников и привлечении их к дисциплинарной ответственности в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей, нарушения правил внутри.

Разрабатывать должностные инструкции может руководитель структурного подразделения, где работает лицо, непосредственный руководитель или представитель кадровой службы.

Порядок разработки должностных инструкций обычно определяют в специальном локальном нормативном акте.

Должностные инструкции должны отражать полный перечень задач и обязанностей работника, его полномочий, ответственности. Кроме того, следует отметить, что наименование работы (профессии или должности), указанное в должностной инструкции работника, должно соответствовать штатному расписанию, приказу (распоряжению) о принятии на работу и разрабатываться на основе Национального классификатора профессий, утвержденного приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327 (далее – Классификатор), с учетом Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Минтруда от 29.12.2004 г. № 336 (далее – Справочник).

Должностные инструкции утверждаются приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченного им органа. После того, как должностная инструкция будет утверждена руководителем или уполномоченным им органом, она обязательно должна быть доведена до сведения работника под подпись.

Должностные инструкции составляют в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, а второй – у руководителей соответствующих структурных подразделений. Работнику выдается под подпись копия должностной инструкции.

Если вам важны нюансы не только по теме должностных инструкций, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Должностная инструкция – кадровый документ, в котором определены конкретные задачи и обязанности работника, его права и ответственность. Ознакомление работника с должностной инструкцией под подпись дает возможность избежать спора о содержании трудовых функций работника, а также в связи с нарушением работником трудовых обязанностей.

При наличии должностной (рабочей) инструкции работник будет четко знать права и обязанности, возложенные на него при выполнении им работы, что исключит возможность конфликта между ним и собственником или уполномоченным им органом по поводу их выполнения.

При принятии на работу собственник или уполномоченный им орган разъясняет работнику его права и обязанности, отображенные в должностной инструкции. Кроме того, согласно ст. 29 КЗоТ до начала работы по заключенному трудовому договору собственник или уполномоченный им орган обязан:

• разъяснить работнику его права и обязанности и проинформировать под подпись об условиях труда, наличие на рабочем месте, где он будет работать, опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможные последствия их влияния на здоровье на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с действующим законодательством и коллективным договором;
• ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором;
• определить работнику рабочее место, обеспечить его необходимыми для работы средствами;
• проинструктировать работника по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охраны.

Основные требования к составлению должностной инструкции

Утверждать должностные инструкции должен руководитель предприятия, учреждения, организации, собственник или уполномоченный им орган. Однако обычно обязанности по составлению должностных инструкций возлагаются руководителем предприятия, учреждения, организации на работников отдела кадров, которые не могут знать всех нюансов работы на каждой должности (профессии), указанной в штатном расписании. Целесообразнее будет, если должностные инструкции будут составлять руководители структурных подразделений предприятия, учреждения, организации для должностей (профессий) работников в соответствии с штатным расписанием.

Должностная (рабочая) инструкция составляется на должность (профессию), предусмотренную в штатном расписании, а не на конкретное лицо, которое будет занимать эту должность. Поэтому достаточно будет одной должностной инструкции конкретной профессии для двух и больше работников.

Должностные (рабочие) инструкции составляются на основе квалификационных характеристик должностей работников, приведенных в Справочнике. Квалификационные характеристики определяют перечень основных работ, свойственных той или иной должности (профессии), и обеспечивают единство в определении квалификационных требований по определенным должностям (профессиям). Следует отметить, что в случае возникновения спора между наемным работником и собственником или уполномоченным им органом относительно, например, несоответствия положений должностной инструкции работника действующей квалификационной характеристике, или указанный факт будет учитываться не на учитываемом факте.

Должностная инструкция дает возможность четко определить функциональные обязанности работника, занимающего конкретную должность. При подготовке должностных инструкций обеспечивается единый подход к построению, структуре и содержанию их разделов. Инструкции должны отражать полный перечень задач и обязанностей, полномочий и ответственности. Составляя должностные (рабочие) инструкции, собственник или уполномоченный им орган не может изменять квалификационные требования к должности (профессии) относительно образования (соответствующего направления подготовки), предусмотренные квалификационной характеристикой этой должности.

К составлению каждой конкретной должностной инструкции следует подходить индивидуально, но есть общие правила их составления. При необходимости задачи и обязанности, включенные в типичную квалификационную характеристику той или иной должности (профессии), могут быть распределены между отдельными исполнителями или круг заданий и обязанностей отдельных работников может быть расширен с поручением им работ, предусмотренных для разных равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации.

При составлении должностных инструкций следует использовать:

• классификатор профессий, который является основным документом для определения профессиональных названий должностей, профессий при составлении штатных расписаний;
• соответствующие квалификационные характеристики профессий работников согласно Справочнику, который является основным и обязательным нормативным документом для определения содержания профессии и основанием для разработки должностных инструкций работников. Должностные (рабочие) инструкции работников предприятий, учреждений, организаций вводятся с целью четкого определения требований, предъявляемых к определенной категории работников, рационального распределения обязанностей между работниками, наделения работ и работников за порученный участок работы;
• локальные нормативные документы предприятия, учреждения, организации (устав; коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка).

Подробнее о требованиях к составлению должностных нструкций, в частности к их структуре см. в разъяснении Гоструда в Ивано-Франковской области.